Правила учета обращений физических и юридических лиц
Приложение 1 к приказу Генерального Прокурора Республики Казахстан от 30 мая 2007 года N 20

Приложение 1
к приказу Генерального Прокурора
Республики Казахстан
от 30 мая 2007 года N 20

Правила учета обращений физических и юридических лиц

1. Общие положения

1. Настоящие Правила разработаны в соответствии со статьей 5 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 2003 года "О государственной правовой статистике и специальных учетах" в целях реализации пункта 2 статьи 7 Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц" (далее - Закон) и регламентируют порядок:
учета обращений физических и юридических лиц государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими лицами со стопроцентным участием государства (далее - субъекты), должностными лицами (далее - должностное лицо), которые вправе рассматривать и принимать решения по обращениям физических и юридических лиц в соответствии с их компетенцией;
предоставления субъектами, должностными лицами в Комитет по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан (далее - Комитет) и его территориальные органы учетных сведений об обращениях физических и юридических лицах.

2. Учет обращений

2. Обращение физического и юридического лица (письменное, устное, с личного приема, в электронном виде), регистрируется в ведомственной автоматизированной информационной системе (далее - АИС) субъекта, должностного лица.
Регистрация осуществляется путем заполнения соответствующих полей в электронной информационной учетной форме - карточке учета обращения физического (юридического) лица (далее - карточка учета обращения) (приложение 1) либо ведомственной информационной учетной форме, включающей в себя перечень учетных сведений карточки учета обращений, в день его поступления субъекту, должностному лицу.
При регистрации первичного обращения ему присваевается регистрационный номер являющимся очередным порядковым номером.
Порядковая нумерация ведется единая (сквозная) для обращений физических лиц и также отдельно для обращений юридических лиц. Порядковая нумерация коллективных обращений физических лиц ведется совместно с обращениями физических лиц, также ведется порядковая нумерация коллективных обращений юридических лиц.
В случае отсутствия АИС обращение регистрируется в Журнале учета обращений физических (юридических) лиц (приложение 2 к настоящим Правилам) и заполняется бумажный вариант карточки учета обращения, который направляется в вышестоящий орган субъекта для ввода учетных сведений обращения в АИС.
Учет обращения осуществляется путем заполнения соответствующих полей карточки учета обращений и отражения их сведений в государственной правовой статистической отчетности.
Перед регистрацией обращения осуществляется проверка по АИС и устанавливается: не является ли обращение повторным либо дубликатом предыдущего обращения, затем производится регистрация в порядке, изложенном в настоящем пункте.
Субъект, должностное лицо обеспечивает сохранность учетных сведений об обращениях физических и юридических лиц (письменное, устное, с личного приема, в электронном виде) в АИС в течение срока, установленного законодательством Республики Казахстан для письменных обращений.
3. Организация приема физических лиц и представителей юридических лиц, ведения документов, в которых фиксируются сведения устного обращения, устанавливается субъектом, должностным лицом. Регистрация и учет обращения осуществляется в день приема в соответствии с п. 2 настоящих Правил.
4. Физическому лицу или представителю юридического лица, непосредственно обратившемуся письменно к субъекту, выдается талон установленной формы (приложение 3) с указанием даты и времени регистрации, фамилией и инициалами лица, принявшего обращение.
5. При регистрации письменного обращения на первом листе обращения ставится штамп, где указывается регистрационный номер и дата регистрации.
6. Обращение физического и юридического лица, поступившее на рассмотрение в субъект, должностному лицу от депутата Парламента Республики Казахстан, областного, городского и районного маслихата (далее - депутат), других государственных органов, запросы с предоставлением информации по обращению, обращения депутатов, не оформленные в виде депутатского запроса, регистрируются в соответствии с настоящими Правилами.
7. В случае постановки в обращении нескольких вопросов, среди которых имеются вопросы не входящие в компетенцию рассмотрения субъекта, должностного лица, то ими данное обращение регистрируется и разрешается, в соответствии со своими полномочиями. Для рассмотрения других вопросов, разрешение которых не входит в его компетенцию обращение направляет субъекту, должностному лицу в соответствии с их компетенцией. К материалам разрешенных вопросов приобщается копия обращения.
При поступлении обращения, рассмотрение которого не входит в компетенцию субъекта, должностного лица оно также после регистрации направляется субъекту, должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
В таких случаях в сопроводительном письме субъекту, должностному лицу обязательно указывается регистрационный номер и дата регистрации обращения.
О направлении обращения субъекту, должностному лицу в соответствии с их компетенцией сообщается обратившемуся лицу в течение 3-х рабочих дней.
8. Срок рассмотрения обращения исчисляется с момента регистрации обращения.
9. Субъект, должностное лицо обеспечивает своевременность, полноту, достоверность регистрации обращения, достоверность, полноту и своевременность предоставления учетных сведений об обращении физического (юридического) лица в Комитет.

3. Учет дубликатов и повторных обращений

10. При поступлении повторного обращения ему присваивается регистрационный номер, являющимся регистрационным номером первичного обращения.
11. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения одному субъекту (должностному лицу) в течение установленного срока рассмотрения обращения, учитываются как дубликаты. Регистрационным номером дубликата обращения является регистрационный номер основного обращения.

4. Предоставление субъектами учетных сведений об обращениях
физических и юридических лицах в электронном формате

12. Субъект, должностное лицо предоставляет в Комитет и его территориальные органы учетные сведения об обращении физического (юридического) лица, зарегистрированного в текущем месяце, а также по зарегистрированным ранее обращениям, по которым принимались решения в текущем месяце, ежемесячно до 24 часов последнего дня месяца в электронном формате, определяемом Комитетом.
Центральные органы субъекта, должностные лица (республиканского уровня) предоставляют их в Комитет, а органы субъекта, должностные лица г.г. Астана, Алматы, областного уровня, и приравненные к ним в территориальные органы Комитета.
Субъекты, должностные лица областного уровня и приравненные к ним предоставляют в территориальные органы Комитета учетные сведения об обращениях физических и юридических лиц, зарегистрированных во всех подчиненных ему органах.
Субъект, не имеющий вышестоящего органа областного уровня, является приравненным к нему.
13. На основе сведений, поступивших от субъектов, должностных лиц, Комитетом ведется централизованный банк данных об обращениях физических и юридических лиц.

5. Заполнение карточки учета обращения

14. В карточке учета обращения подлежат отражению следующие учетные сведения (сведения пунктов 1 - 17 заполняются при регистрации и направляются в Комитет (его территориальные органы) до 24 часов последнего рабочего дня месяца регистрации, а сведения пунктов 18 - 25 заполняются после исполнения обращения и направляются в Комитет (его территориальные органы) до 24 часов последнего рабочего дня месяца исполнения обращения):
в реквизите 1: наименование субъекта, должностного лица, зарегистрировавшего обращение;
в реквизите 1.1.: код категории субъекта: (1) - государственный орган, (2) - органы местного самоуправления, (3) - юридические лица со стопроцентным участием государства;
в реквизите 2: код уровня регистрации: (1)-республиканский, (2)-областной, (3)-районный/городской, (4)-сельский округ;
в реквизите 3: регистрационный номер обращения;
в реквизите 3.1.: признак повторности обращения, проставляется число, обозначающее количество повторных обращений. Например, "3" означает, что по первичному обращению поступило третье повторное обращение;
в реквизите 3.2.: признак дубликата обращения, проставляется число, означающее количество дубликатов. Например, "4" означает, что по основному обращению поступил четвертый дубликат;
в реквизите 4: дата регистрации обращения;
в реквизите 5: код формы обращения: (1) - бумажная, (2) - электронная, (3) - устная, (4) - с личного приема руководства субъекта, должностным лицом, (5) - с личного приема сотрудником субъекта;
в реквизите 6: категория обратившегося лица в субъект: (1)-физическое лицо, (2)-юридическое лицо;
в реквизите 6.1.: статус обратившегося лица, если об этом в обращении имеются сведения (по справочнику, приложение 4). В случае, когда лицо имеет несколько статусов - отражаются все значения справочника через запятую;
в реквизите 6.2.: ИИН физического лица либо БИН юридического лица;
в реквизите 7: код вида обращения: (1) - предложение, (2) - заявление, (3) - жалоба, (4) - отклик, (5) - запрос, (6) - запрос на получение справок. Для обеспечения точного отражения вида обращения необходимо ориентироваться на содержание обращения;
в реквизите 8: код языка обращения: (1) - казахский, (2) - русский, (3) - иной;
в реквизите 9: код причины обращения по справочнику (приложение 5 Правил). В случае необходимости указания нескольких кодов, они проставляются через запятую;
в реквизите 10: код характера обращения: (1)-коллективное, (2)-индивидуальное;
в реквизите 11: код вопроса обращения по классификатору рода вопросов обращений (приложение 6). По обращениям, в которых затрагиваются несколько вопросов разного характера, соответствующие им коды указываются через запятую;
в реквизите 12: наименование субъекта, должностного лица, от которого поступило обращение;
в реквизите 12.1: номер регистрации обращения в субъекте, должностным лицом, от которого оно поступило;
в реквизите 12.2: дата регистрации обращения в субъекте, должностным лицом, от которого оно поступило;
в реквизите 12.3.: исходящий номер сопроводительного письма о направлении обращения в другой субъект;
в реквизите 13: фамилия обратившегося физического лица. При подаче коллективного обращения, в данном реквизите указывается фамилия первого подписавшегося;
в реквизите 13.1.: имя обратившегося физического лица;
в реквизите 13.2.: отчество обратившегося физического лица;
в реквизите 14: наименование юридического лица;
в реквизите 15: место проживания физического лица либо почтовый адрес юридического лица, при подаче коллективного обращения указывается адрес первого подписавшегося лица в случаях, если не указан адрес, на который необходимо отправить ответ;
в реквизите 16: краткое содержание обращения;
в реквизите 17: код назначения контроля за исполнением обращения: (0) - контроль назначен, (1) - контроль не назначен;
в реквизите 18: код направления обращения на исполнение в другой субъект: (1) - в нижестоящий орган, (2) - по территориальности, (3)- по подведомственности, (4) - в государственные органы других стран;
в реквизите 18.1.: исходящий номер сопроводительного письма о направлении обращения в другой субъект;
в реквизите 18.2.: дата направления обращения для исполнения в другой орган;
в реквизите 19: код решения по обращению: (10) - удовлетворено; (11) - удовлетворено вышестоящим органом после обращения в нижестоящий орган, в компетенцию которого входило разрешение вопросов обращения; отказано: (20) - в порядке ст.12 (отказ по причине истечения 3-х месячного срока обжалования), (21) - иным основаниям; (30) - разъяснено; прекращено: (40) - в порядке п.7 ст.14 (поступление ходатайства о прекращении рассмотрения обращения), (41) - в порядке п.1 ст.11 (отсутствие новых доводов или вновь открывшихся обстоятельств), (42) - по иным основаниям; списано без рассмотрения: (50) - по пп.1 п.1 ст.5 (анонимность обращения), (51) - по пп.2 п.1 ст.5 (не изложена суть вопроса), (52) - в соответствии с п.2 ст.10 (отсутствие каких-либо рекомендаций, требований, ходатайств, просьб обращения); (60) - приобщено к ранее поданному обращению;
в реквизите 20: код (коды) принятых мер по удовлетворенному обращению (приложение 7 Правил):
01 - нарушение законодательства Республики Казахстан устранено 02 - по факту нарушения законодательства Республики Казахстан материалы направлены компетентному органу для принятия мер
03 - внесено предписание, которое удовлетворено
04 - внесен протест, который удовлетворен
05 - предъявлен иск, который удовлетворен
10 - на исполнителя обращения, по которому поступило повторное обращение (жалоба), наложено дисциплинарное взыскание
11 - на исполнителя обращения, по которому поступило повторное обращение (жалоба), наложено дисциплинарное взыскание за коррупционное правонарушение
12 - субъектом приняты организационные меры по улучшению своей деятельности
13 - приняты меры по внесению изменений в нормативные правовые акты
20 - проведена проверка в отношении физического лица
21 - проведена проверка в хозяйствующем субъекте
22 - проведена проверка в государственном органе
30 - по результатам проверки виновные привлечены к материальной ответственности
31 - по результатам проверки виновные привлечены к дисциплинарной ответственности
32 - по результатам проверки виновные привлечены к административной ответственности
33 - по результатам проверки виновные привлечены к уголовной ответственности
40 - отклик изучен, материалы направлены в аналитический орган
Примеры заполнения данного реквизита:
1) по обращению о нарушениях законов и иных нормативных правовых актов хозяйствующим субъектом, которые устранены после проверки с наложением административного штрафа - "01, 21, 32";
2) по обращению на неправильные действия сотрудника субъекта, которые подтвердились и на него наложено дисциплинарное взыскание - "10";
3) по обращению, в котором сообщается о несоответствии нормативного акта государственного органа законодательству Республики Казахстан, прокуратурой внесен протест - "01, 04";
в реквизите 21: количество дней насколько продлевался срок исполнения;
в реквизите 22: должность, фамилия, инициалы исполнителя обращения;
в реквизите 23: дата направления ответа обратившемуся лицу;
в реквизите 23.1.: исходящий номер сопроводительного письма о направлении ответа обратившемуся лицу;
в реквизите 24: должность, фамилия, инициалы сотрудника внесшего учетные сведения об обращении в АИС субъекта. В бумажном варианте карточки учета обращений физических и юридических лиц указывается фамилия сотрудника заполнившего карточку;
в реквизите 25: дата и время внесения учетных сведений в АИС, которые проставляются в автоматическом режиме с компьютера, при этом дата и время на компьютере должно соответствовать реальной текущей дате и времени.

6. Корректировка учетных сведений об обращениях

15. В случае выявления ошибки в учетных сведениях об обращении после их направления в Комитет, субъект, должностное лицо корректирует указанные сведения в АИС и направляет откорректированные учетные сведения в Комитет в том месяце, в котором была выявлена ошибка.
Направление откорректированных сведений сопровождается письмом субъекта, должностного лица с пояснением причин внесения корректировки.

7. Заключительные положения

16. За нарушение порядка регистрации и учета обращений физических и юридических лиц установленных настоящими Правилами несут ответственность руководители и работники субъектов, должностные лица в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Приложение 1
к Правилам учета обращений
физических и юридических лиц

Карточка
учета обращения физического (юридического) лица

1. Наименование субъекта (должностного лица), зарегистрировавшего
обращение __________________________________________________________
1.1. Категория субъекта ______ (1) - государственный орган,
(2) - органы местного самоуправления, (3) - юридические лица со сто-
процентным участием государства
2. Уровень регистрации ____ (1) - республиканский, (2) - областной,
(3) - районный/городской, (4) - сельский округ
3. Регистрационный номер ______________
3.1. Признак повторного обращения ____
3.2. Признак дубликата обращения ____
4. Дата регистрации "___"_________200__г.
5. Форма обращения: (1) - бумажный, (2) - электронный, (3) - устный,
(4) - на личном приеме
6. Категория лица ____ (1) - физическое лицо, (2) - юридическое лицо
6.1. Статус обратившегося лица _____ (код по справочнику,
приложение 4)
6.2. ИИН (БИН) обратившегося лица _______________
7. Вид обращения: ___ (1) - предложение, (2) - заявление,
(3) - жалоба, (4) - отклик, (5) - запрос, (6) - запрос на получение
справок;
8. Язык обращения _____ (1) - казахский, (2) - русский, (3) - иной
9. Причина обращения ___ (код по справочнику - приложение 5 Правил)
10. Характер обращения: __ (1) - коллективное, (2) - индивидуальное
11. Вопрос обращения ______________(код по классификатору вопросов
- приложение 6 Правил)
12. Обращение поступило из: _______ (наименование субъекта)
12.1.Регистрационный номер (регистрационный номер в субъекте, откуда
поступило обращение) №_________
12.2. Дата регистрации "___" __________200__г. (дата регистрации в
субъекте, откуда поступило обращение)
12.3. Исходящий номер сопроводительного письма _______________
13. Фамилия лица __________________________________
13.1. Имя _________________
13.2. Отчество __________________
14. Наименование юридического лица _________________________________
15. Почтовый адрес область ___________________ город/район _________
ул. ____ дом ___
16. Краткое содержание (аннотация) обращения _______________________
____________________________________________________________________
17. Назначен контроль за исполнением обращения __ (1) - да, (2) - нет
18. Обращение направлено: (1) - в нижестоящий орган, (2) - по терри-
ториальности, (3) - по подведомственности, (4) - в государственные
органы других стран
18.1. Исходящий номер сопроводительного письма _____________________
18.2. Дата направления обращения для исполнения в другой орган
"__" ______200__г.
19. Решение по обращению: (10) - удовлетворено; (11) - удовлетворено
вышестоящим органом; отказано: (20) - в порядке ст.12, (21) - по иным
основаниям; (30) - разъяснено; прекращено: (40) - в порядке п.7 ст.14,
(41) - в порядке п.1 ст.11, (42) - по иным основаниям; списано без
рассмотрения: (50) - по пп.1 п.1 ст.5, (51) - по пп.2 п.1 ст.5, (52)
- в соответствии с п.2 ст.10; (60) - приобщено к ранее поданному
обращению
20. Принятые меры по удовлетворенным обращениям: ____ (код по спра-
вочнику, приложение 7)
21. Срок исполнения обращения продлевался на ____ дней
22. Исполнитель обращения __________________________________________
(должность, Ф.И.О. сотрудника субъекта)
23. Дата направления ответа обратившемуся лицу "__"_________200__ г.
23.1. Исходящий номер ответа _______________________________________
24. Сведения внес в АИС субъекта ___________________________________
(должность, Ф.И.О. сотрудника субъекта)
25. Дата и время внесения учетных сведений в АИС "__" _______200__г.
"___" час. "___" мин.

Приложение 2
к Правилам учета обращений
физических и юридических лиц

Ж У Р Н А Л
учета обращений физических (юридических) лиц
________________________________________
(наименование субъекта, должностного лица)

Начато: Окончено:

Количество листов:
Специалист:

Примечание: графа 2 подлежит заполнению в случае поступления
обращения из вышестоящего или другого государственного органа,
а также от депутатов Парламента или маслихатов всех уровней

Приложение 3
к Правилам учета обращений
физических и юридических лиц

(размер 75 мм х 55 мм)

Приложение 4
к Правилам учета обращений
физических и юридических лиц

СПРАВОЧНИК
кодов статуса обратившегося лица

01 - гражданин РК
02 - коллектив
03 - должностное лицо, государственный служащий
04 - пенсионер
05 - аноним
06 - депутат
07 - инвалид
08 - участник ВОВ, приравненный к нему
09 - многодетный
10 - предприниматель
11 - инвалид ВОВ, приравненный к нему
12 - ветеран труда
13 - не резидент
14 - лицо без гражданства
15 - пострадавший от политических репрессий
16 - представитель жертвы политических репрессий
17 - оралман
18 - получивший политическое убежище
19 - Герой Советского Союза, Халық Қахарманы
20 - опекун (попечитель) несовершеннолетнего,
недееспособного или ограниченно дееспособного
совершеннолетнего лица
21 - безработный
22 - участник ликвидации последствий катастрофы
на Чернобыльской АЭС
23 - общественная организация
24 - осужденный
25 - военнослужащий
26 - ветеран организации
27 - журналист
28 - государственный орган
29 - орган местного самоуправления
30 - юридическое лицо со стопроцентным участием государства

Приложение 5
к Правилам учета обращений
физических и юридических лиц

СПРАВОЧНИК
кодов причин обращения

01 - необходимость в получении справки (информации)
02 - необходимость содействия в реализации прав и свобод
03 - сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе субъектов, рассматривающих обращения, должностных лиц, либо критика их деятельности
04 - предложение по улучшению деятельности государственного органа
05 - предложение по совершенствованию законодательства
06 - выражение отношения к проводимой государством внутренней и внешней политике, а также к событиям и явлениям общественного характера
07 - длительное разрешение ранее поданного обращения
08 - обжалование решения субъекта, должностного лица
10 - обжалование решения субъекта, должностного лица в суде (часть 2 ст. 12)
11 - направление жалобы на рассмотрение лицу, действия которого обжалуются (подпункт 6 пункта 2 статьи 15);
12 - возложение проверки на лицо, не заинтересованное в объективном решении обращения (подпункт 7 пункта 2 статьи 15)
13 - нанесение вреда лицу, подавшему обращение, или в интересах которого оно было подано (подпункт 8 пункта 2 ст. 15)
14 - разглашение сведений о личной жизни физического лица, в том числе выступающего в интересах юридического лица, без их согласия (подпункт 9 пункта 2 ст. 15)
15 - иное требование о восстановлении или защите нарушенных прав, свобод или законных интересов, об устранении неправомерных действий или бездействия должностных лиц, а также отмене незаконных решений субъектов
16 - иные причины

Приложение 6
к Правилам учета обращений
физических и юридических лиц

Классификатор
вопросов обращений физических и юридических лиц