Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары

Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 қаулысымен бекiтiлген

Қазақстан Республикасы
Үкiметiнiң
2011 жылғы 22 желтоқсандағы
№ 1583 қаулысымен
бекiтiлген
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары
1. Жалпы ережелер
1. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидалары (бұдан әрi – Қағидалар) «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес әзiрленген.
2. Ұйымның ведомстволық немесе жеке мұрағаты (бұдан әрi – ұйым мұрағаты) ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнен дәстүрлi және электрондық ақпарат тасығыштардағы құжаттарды қабылдау, сақтау, сақтауды қамтамасыз ету, есепке алу, пайдалану және белгiленген тәртiппен Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау үшiн құрылады.
3. Ұйымға жүктелген мiндеттерi мен функцияларына, сондай-ақ оның қызметi барысында пайда болатын құжаттардың құрамына сәйкес, мұрағаттардың мынадай: басқарушылық құжаттама; дыбыс-бейне жазу құжаттамасы; ғылыми-техникалық құжаттама түрлерi құрылады.
Электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжаттардың (бұдан әрi – электрондық құжаттар) мұрағаты ұйым мұрағатының құрамдас бөлiгi болып табылады.
4. Ұйым мұрағаты өз қызметiндегi мiндеттердi, функцияларды және қабылданатын құжаттардың құрамын анықтайтын Ережеге сәйкес жүзеге асырады. Аталмыш Үлгi ереже осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес әзiрленедi.
5. Мұрағат iсi және құжаттама саласындағы уәкiлеттi орган және облыстардың (республикалық маңызы бар қала, астананың) жергiлiктi атқарушы органдары, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттiк мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентiнiң мұрағаты, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттiк мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрi – мемлекеттiк мұрағат мекемелерi) ұйымдарға Қағидаларды енгiзу бойынша әдiстемелiк көмек көрсетедi және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген жағдайда олардың талаптарының орындалуын бақылауды жүзеге асырады.
6. Қағидада Қазақстан Республикасы мемлекеттiк ҚР СТ 1037-2001 «Iс жүргiзу және мұрағат iсi. Терминдер мен анықтамалар» стандарттарында белгiленген терминдер пайдаланылады.
2. Құжаттарды қабылдау
Құжаттарды сақтауға қабылдау тәртiбi
7. Ұйым мұрағаты ұйымның қызметi процесiнде пайда болған тұрақты, уақытша сақталатын, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттарды сақтауға алады. Ұйым мұрағатына алдыңғы ұйымның, сондай-ақ, таратылған ведомстволық бағынысты ұйымдардың да құжаттары тапсырылады.
8. Басқарушылық құжаттамасы бар iстердi мұрағатқа ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнен қабылдау құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың қағидаларында бекiтiлген тәртiппен жүзеге асырылады.
Басқарушылық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезiнде ұйым мұрағатының қызметкерi құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:
1) осы тiзiмдеме бойынша тапсырылатын iстердiң тiзiмдемедегi нақты қорытынды жазбасының сәйкестiгiн;
2) iстер номенклатурасы бойынша уақытша сақталатын (10 жылды қоса алғанға дейiнгi) iстердiң бар болуын;
3) iстер тiзiмдемесiнiң деректерi бар iстер парақтарының нөмiрленуiн;
4) iс құжаттарының iшкi тiзiмдемесiнiң бар болуын және дұрыс толтырылуын;
5) iстiң куәландырма парағының бар болуын;
6) мұқаба деректемелерiнiң iстер тiзiмдемесiндегi тиiстi жазбалармен сәйкестiгiн;
7) тапсырылатын iстердiң физикалық жай-күйiн тексередi.
9. Дыбыс-бейне жазу құжаттамасы ұйым мұрағатына мынадай:
1) осы ұйымның немесе оның құқық мирасқорларының қызметiнде пайда болған дыбыс-бейне жазу құжаттарының iс жүргiзуi өндiрiсi аяқталған;
2) осы ұйымда әзiрленген немесе басқа ұйымнан келiп түскен әртүрлi ақпарат тасығыштағы дыбыс-бейне жазу құжаттарының түпнұсқалары және көшiрмелерi түрiнде келiп түседi.
Дыбыс-бейне жазу құжаттамасын сақтауға қабылдау кезiнде ұйым мұрағатының қызметкерi құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:
1) құжаттардың жинақтылығын;
2) құжаттардың физикалық сақталуын;
3) қоса берiлетiн мәтiндiк iлеспелi құжаттаманың жинақтылығын тексередi.
Мәтiндiк iлеспе құжаттаманың құрамына:
1) киноқұжаттар үшiн – аннотациялар, монтаждық парақтар, аяқталған туындыға рұқсат беретiн куәлiктер, техникалық күйiнiң актiлерi, жарық және түрлi-түстi паспорттардың жазбалары;
2) фотоқұжаттар үшiн – аннотациялар;
3) фоноқұжаттар және бейнеқұжаттар үшiн – техникалық күйiнiң актiлерi, сөйлеген сөздердiң мәтiндерi, грампластинка каталогтары, сөз сөйлейтiндердiң тiзiмi, кештердiң, концерттердiң, рецензиялардың, мақалалардың бағдарламалары, қолданылатын фотоқұжаттарға және бейнеқұжаттарға тiкелей қатысты басқа да құжаттар кiредi.
10. Ұйымның тиiстi құрылымдық бөлiмшелерi проблемаларға, бұйымдарға, техникалық процестерге, күрделi құрылыс объектiлерiне, жобалауға, қайта жаңартуға, консервациялауға, қалпына келтiруге қатысты әзiрленген не олардың өзiндiк сатыларының немесе бөлiмдерiнiң аяқталуына қарай ғылыми-техникалық құжаттамаларды сақтауға бередi.
Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезiнде ұйым мұрағатының қызметкерi құжаттарды өткiзуге берудi жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:
1) құжаттардың жинақтылығын (барлық тапсырылатын құжаттама тiзбеленген ерекшелiктер ведомосiне, ерекшелiктерге, томдардың, альбомдардың, кiтаптардың мазмұнына және басқа да құжаттарға сәйкес);
2) белгiленген қолдар мен күндерiнiң болуы;
3) титулдық парақтардың және негiзгi жазбалардың орындалу дұрыстығын;
4) құжаттардың сақтауға жарамдылығын, олардан бiрнеше рет көшiрмелер түсiру мен шағынфильмдер жасалуын (жыртылудың, желiмдеудiң, өшiрiлген, майысқан жерлердiң жоқ болуын) тексередi.
Ұйым мұрағатына ғылыми-техникалық құжаттама ол әзiрленген тасығыштарда (әр түрлi парақтарда, оның iшiнде фотопарақтар, калька) берiледi.
11. Электрондық құжаттарды қабылдау процесiнде:
1) ұйым мұрағатына беруге әзiрленген тасығыштардың физикалық жағдайы;
2) тасығышқа электрондық құжаттар ақпаратының жазылуы;
3) жазбаның сапасын тексеру;
4) электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның сипаттамасы;
5) сақтау бiрлiктерiне/есепке алу бiрлiктерiне (футлярларға) тiзiмдемелерге сәйкес мұрағаттық шифрлардың қойылуы;
6) iлеспе құжаттаманың жинақтылығының дайындығы тексерiледi.
Электрондық құжаттардың iлеспе құжаттамасында мынадай ақпарат көрсетiледi:
1) құжаттың атауы;
2) ол жасалған күн;
3) мазмұнының сипаттамасы (аннотация);
4) электрондық форматы және электрондық цифрлық қолтаңбаның алгоритмi;
5) физикалық және логикалық құрылымы (дерекқорлар, сайттар және басқалары үшiн);
6) құжаттың көлемi (дерекқорлар үшiн қосымша – жазбалардың көлемi).
Құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзу және оның нәтижелерiн ресiмдеу тәртiбi
12. Ұйым мұрағатында құжаттардың құндылығына сараптама Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттарды iрiктеу, оларды тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау, Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақтау мерзiмдерiн анықтау және сақтау мерзiмдерi өтiп кеткен құжаттар мен iстердi жоюға бөлу мақсатында жүргiзiледi.
13. Құжаттардың құндылығына сараптама:
1) Қазақстан Республикасының мұрағат iсi және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөнiндегi нормативтiк құқықтық актiлерiнiң
2) сақтау мерзiмдерi көрсетiлген құжаттардың үлгi, салалық (ведомстволық) тiзбесi; типтiк (үлгiлiк) iстер номенклатурасы және ұйымның тиiстi кезеңдегi iстер номенклатурасының
3) уәкiлеттi органның, жергiлiктi атқарушы органдардың және мемлекеттiк мұрағаттардың тиiстi нормативтiк-әдiстемелiк құжаттары негiзiнде жүргiзiледi.
14. Құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызу құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзудiң нәтижелерi бойынша мынадай қағидаттар:
1) тарихилығы;
2) бағалаудың кешендiлiгi;
3) бағалаудың жан-жақтылығы негiзiнде жүзеге асырылады.
Құжаттардың құндылығын анықтау кезiнде барлық қағидаттар бiрдей дәрежеде қолданылады.
Тарихи қағидат әр құжатты белгiлi бiр тарихи кезеңнiң өнiмi ретiнде және оны заманауилығы тұрғысынан ғана емес, сонымен қатар болашағы тұрғысанан да бағалау арқылы қарастыруды талап етедi.
Бағалаудың кешендiлiгi қағидатын қолдану құжаттар құндылығына сараптаманы оқшауламай, бiр-бiрiнен ажыратусыз, ұйымның қызметi нәтижесiнде тарихи пайда болған басқа құжаттармен жиынтықта жүргiзуге мүмкiндiк бередi.
Ақпараттық мазмұнын бағалаудың жан-жақтылығы қағидатына сәйкес құжатты ол зерделеу үшiн әлеуеттi түрде көзi болуы мүмкiн әртүрлi (ғылыми-тарихи, саяси, экономикалық, әлеуметтiк, мәдени және тағы басқа) аспектiлер арқылы қарастыру қажет.
15. Көрсетiлген қағидаттар құндылыққа сараптама жүргiзу кезiнде құжаттардың шығуының, мазмұнының, сыртқы ерекшелiктерiнiң өлшемдерiмен бiрге кешендi түрде қолданылады.
Құжаттың пайда болу өлшемдерiне:
1) мемлекеттiк басқару жүйесiндегi немесе нақты саладағы (қызмет саласында) ұйымның рөлi мен орны, онымен орындалатын мiндеттер мен функциялардың маңыздылығы, қоғам өмiрiндегi жеке тұлғаның орны;
2) құжаттың пайда болған жерi мен күнi жатады.
Құжаттар мазмұнының өлшемдерiне:
1) құжатта көрсетiлген оқиғаның (құбылыстың, нысананың) маңыздылығы;
2) құжаттағы ақпараттың маңыздылығы, оның басқа құжаттарда қайталануы, нысаналы мақсаты, түпнұсқалығы, құжаттың түрi мен әртүрлiлiгi жатады.
Құжаттың сыртқы ерекшелiктерiнiң өлшемдерiне:
1) құжаттың заңдық дұрыстығы (лауазымды тұлғаның қолтаңбасының (электрондық цифрлық қолтаңбасының), ұйымның мөрiнiң және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген өзге деректемелердiң болуы);
2) ақпарат мазмұнын тiркеу және жiберудiң нысаны;
3) құжат тасығыштың материалдық ерекшелiгi;
4) құжаттың физикалық жай-күйiнiң ерекшелiгi жатады.
16. Дыбыс-бейне жазу құжаттарына сараптама жүргiзу кезiнде қосымша арнайы өлшемдерi: олардың көркемдiк құндылығы, композициялық-сюжеттiк тұтастығы, айқындылығы мен түпнұсқалығы, түр-түсi жөнiндегi шешiм, ақпаратты жазу мен бейнелеудiң тәсiлдерi қолданылады.
17. Ғылыми-техникалық құжаттамаға сараптама жүргiзу кезiнде қосымша мынадай өлшемдер:
1) құжаттарда көрсетiлген проблеманың немесе объектiнiң маңыздылығы;
2) проблеманы шешудiң, конструкцияның, технологияның, жобаның қағидаттың жаңашылдығы, ерекшелiгi, бiрегейлiгi;
3) ғылыми-техникалық құжаттаманың ғылыми зерттеу сатыларына сәйкестiгi (техникалық әзiрлеудiң сатылығы) қолданылады.
18. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзу және оның нәтижелерiн қарастыру үшiн ұйымда орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрi – ОСК) немесе сараптау комиссиясы (бұдан әрi – СК) құрылады. ОСК (СК) мiндеттерi, функциялары және жұмыс iстеу тәртiбi, осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес үлгi ережелер негiзiнде әзiрленетiн, аталған комиссия туралы Ережемен анықталады.
19. Мемлекеттiк мұрағаттардың толықтыру көздерi болып табылатын ұйымдардың құжаттар құндылығы сараптамасының нәтижелерi, оларды ұйымның ОСК (СК) қарағаннан кейiн мiндеттi түрде олардың мәртебесiне және ұйымның орналасқан жерiне қарай жергiлiктi атқарушы органның (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттiк мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентiнiң мұрағаты, Қазақстан Республикасының арнайы мемлекеттiк мұрағаты) (бұдан әрi – республикалық мемлекеттiк мұрағаттар) сараптау-тексеру комиссиясының (бұдан әрi – СТК) қарауына ұсынылады.
20. Құжаттардың құндылығына сараптаманы жоспарлы түрде жыл сайын, тиiстi мемлекеттiк мұрағат қызметкерлерiнiң әдiстемелiк көмегiмен ұйым мұрағатының қызметкерлерi жүргiзедi.
Ұйымды қайта ұйымдастыру (тарату) кезiнде құндылыққа жоспардан тыс сараптама жүргiзiледi.
21. Ұйымдағы құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзу ұйымның құжаттардың құрамын талдауға негiзделедi. Бұл ретте iстердiң құрамына қандай құрылымдық бөлiмшелер құжаттарының түпнұсқа даналары енгiзiлгендiгi нақтыланады.
22. Ұйым мұрағатында құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзу кезiнде олардағы ақпараттың басқа құжаттарда қайталануы, түрi, нысаны және қайталанудың толықтылығы нақтыланады. Қайталанатын ақпараты бар құжаттарды жоюға бөлу, оларды тұрақты сақтауға iрiктеп алған құжаттармен салыстырғаннан кейiн ғана жүргiзiледi.
23. Құндылыққа сараптама жүргiзу iстiң құжаттарын парақтап қарастыру жолымен (кинофотобейнеқұжаттар монтаждық үстелде немесе экранда көру, ал үнқұжаттар тыңдау арқылы) жүргiзiледi.
Құжаттарды, мұқабаның сыртына шығарылған iстердiң тақырыптарының немесе ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнiң iстер тiзiмдемелерiнiң негiзiнде iрiктеуге болмайды. Көрiп шығу (тыңдау) барысында құрылымдық бөлiмшелерде ұйым мұрағатына құжаттарды тапсыруға дайындау кезiнде құжаттың екiншi және одан кейiнгi даналары, шимайқағаздары, құжаттардың ресiмделмеген көшiрмелерi алынбаса, онда олар алып тасталады.
Құжаттың физикалық-химиялық және техникалық жай-күйiне назар аударылады.
24. Сараптама жүргiзу барысында:
1) құжаттарды аталған iске жатқызудың негiздiлiгi;
2) құжаттың заң күшi (қолтаңбаның, мөрдiң және өзге деректемелердiң бар болуы);
3) iс мұқабасының деректемелерiнiң дұрыс ресiмделуi және бар болуы (мұқабаның деректемелерi күн сәулесiне төзiмдi қара, күлгiн, көк түстi сиялармен жазылады);
4) iстер парақтарының дұрыс нөмiрленуi (парақтар жалпы реттiлiкпен қара графиттi қарындашты қолдану арқылы парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қою арқылы нөмiрленедi).
Анықталған барлық кемшiлiктердi ұйым мұрағатының қызметкерi түзетедi.
25. Құндылық сараптамасының нәтижелерi бойынша және құрылымдық бөлiмшелер iстерiнiң, құжаттарының тiзiмдемелерi негiзiнде:
1) осы Қағидаларға 3 – 10-қосымшаларға сәйкес ұйымның тұрақты сақталатын құжаттарының iстер тiзiмдемесi;
2) осы Қағидаларға 11-қосымшаға сәйкес жеке құрам бойынша iстер тiзiмдемесi;
3) осы Қағидаларға 12-қосымшаға сәйкес уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың iстер тiзiмдемесi;
4) осы Қағидаларға 13-қосымшаға сәйкес сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт жасалады.
26. Құжаттардың iстер тiзiмдемесi мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актiге, әр мұрағат қорының шегiнде реттiк нөмiр берiледi.
Құжаттардың iстер тiзiмдемесi, енгiзiлген тақырыптардың саны 9999 (тоғыз мың тоғыз жүз тоқсан тоғызға) жеткенде аяқталады.
Келесi тiзiмдемеге кезектi реттiк нөмiр берiледi.
Ұйымның қайта ұйымдастырылуына (таратылуына) байланысты жасалған құжаттардың iстер тiзiмдемелерi енгiзiлген құжаттардың iстер тақырыптарының жалпы санына қарамай аяқталады.
27. Тiзiмдеменi ресiмдеген кезде iстердiң тақырыптары (iстердiң томдары, бөлiмдерi) жалпы тәртiппен нөмiрленедi.
28. Қосымша анықталған iстер тақырыптары қабылданған жүйелендiруге сәйкес тиiстi тiзiмдемеге литерлiк нөмiрлер арқылы енгiзiледi. Саны 10 iстен асатын болса, онда тақырыптары жеке-жеке нөмiрленiп, қосымша тiзiмдеме жасалады.
Тiзiмдемеге iстiң түскендiгi немесе шыққандығы туралы жазба жазылғаннан кейiн енгiзiлген өзгерiстер негiздемесi көрсетiлген соңғы қорытынды жазба толтырылады.
29. Бiрнеше жылдардан бергi құжаттарды қамтитын iс, iс жүргiзу жылында жүргiзiлген тiзiмдемеге жазылады, ал соңғы жылдары оның тақырыбы көрсетiледi, ал «Ескертпе» бағанында – «№ iстi қараңыз» белгiсi қойылады.
30. Тұрақты сақталатын құжаттардың iстер тiзiмдемесiн ұйымның басшысы және ОСК (СК)-мен келiсiм бойынша жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) СТК бекiтедi.
Жеке құрам бойынша iстер тiзiмдемесiн ұйымның ОСК (СК)-мен келiсiм бойынша ұйым басшысы және жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) СТК бекiтедi.
Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың iстер тiзiмдемесiн ұйымның ОСК (СК) келiсе отырып ұйым басшысы бекiтедi.
31. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актiнi ұйымның ОСК (СК) және жергiлiктi атқарушы органының (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) СТК келiсе отырып ұйым басшысы бекiтедi.
32. Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көздерi болып табылмайтын ұйымдар тұрақты сақталатын құжаттардың, жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдерiн және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актi СТК бекiтуге (келiсуге) ұсынбаса да болады.
Құжаттардың iстер тiзiмдемесiн жасаудың тәртiбi
33. Тiзiмдемеге iстердiң, құжаттардың тақырыптарын енгiзудiң баптары мен тәртiбiнiң элементтерi, тiзiмдеменiң бағандарды толтыру құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың қағидаларында баяндалған.
34. Тұрақты сақталатын құжаттардың iстер тiзiмдемесiне iстердiң, құжаттардың тақырыптарына:
1) ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнiң қызметiнде қалыптасқан Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған;
2) «СТК» белгiсi бар, сақтау мерзiмдерi уақытша iстерден, ұйымның сол жылғы iстер номенклатурасымен, iстердi қалыптастыру мен ресiмдеудiң дұрыстығын тексергеннен кейiн қалыптастырылған құжаттар. Қажет болған жағдайларда iстердiң тақырыптары нақтыланады, iстер сөгiтiледi және iстiң дұрыс қалыптаспағандығы анықталса, iс қайта қалыптастырылады;
3) республикалық, облыстық деңгейдегi республикалық маңызы бар қалалардың, Қазақстан Республикасы астанасының ұйымдар басшыларының iс жүргiзумен аяқталған жеке iстерi;
4) саяси мемлекеттiк қызметшiлердiң iс жүргiзуi аяқталған жеке iстерi;
5) үздiктiктiң жоғарғы белгiлерi бар, мемлекеттiк және басқа атақтар, марапаттаулар, ғылыми дәрежелерi бар қызметкерлердiң iс жүргiзуi аяқталған жеке iстерi енгiзiледi.
35. Бiр немесе бiрнеше мынадай белгiлерiн ескере отырып, мұрағат қорының шегiндегi сақтау бiрлiктерiнiң бөлiмдер (бөлiмшелер) бойынша тақырыптарын жүйелеу:
1) құрылымдық (сақтау бiрлiгiнiң тиiстi құрылымдық бөлiмшеге тиесiлiлiгiне сәйкес);
2) хронологиялық (сақтау бiрлiгi жатқызылған кезеңдер немесе күндерi бойынша);
3) функционалдық, салалық, тақырыптық, пәндiк-сұрақтық (сақтау бiрлiгiнiң мазмұнына қатысты ұйымның функциясын, тақырыбын немесе мәселелерiн ескере отырып);
4) атаулық (iс жүргiзу нысаны бойынша құжаттардың түрлерi мен әртүрлiлiгi);
5) корреспонденттiк (ұйымдармен және тұлғалармен хат алысу нәтижесiнде пайда болған сақтау бiрлiктерi);
6) географиялық (құжаттардың мазмұнына, олардың авторларына, тiлшiлерiне байланысты анықталған аумақтарға, елдi мекендерге және басқа географиялық объектiлерге сәйкес);
7) авторлық (құжаттың авторы болып табылатын ұйымның атауы немесе тұлғалардың тегi бойынша) болып құрастырылады.
36. Құрылымдық және хронологиялық белгiлердiң бiрiгуi жүйелеу схемасының екi тәсiлiн бередi: хронологиялық-құрылымдық және құрылымдық-хронологиялық.
37. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу схемасы қолданыстағы ұйымдардың (осы мұрағат қорын құжаттармен одан әрi толықтыруды есепке ала отырып) және құрылымы жиi өзгерген таратылған ұйымдардың қорына қатысты қолданылады.
Бұл жүйелеу схемасы бойынша сақтау бiрлiктерi жасалған уақыты бойынша (жылдары, кезеңдерi бойынша) топтастырылады, ал әр хронологиялық топтың шегiнде ұйымның құрылымдық бөлiмшелерi бойынша топтастырылады.
38. Құрылымдық-хронологиялық жүйелеу схемасы тұрақты құрылымы, ондағы өзгерiстер сирек болған ұйымның қорына қатысты, сонымен қатар таратылған ұйымдардың сақтау бiрлiктерiн жүйелеу кезiнде қолданылады.
Жүйелеудiң бұл сұлбасы бойынша сақтау бiрлiктерi ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiне, құрылымдық топтардың шегiнде сақтау бiрлiгiн қалыптастыру уақыты бойынша топтастырылады.
39. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеу схемасы құрылымдық бөлiмшесi жиi өзгертiлген немесе құрылымдық бөлiмшесi жоқ ұйымдардың қорларына қатысты қолданылады.
Сақтау бiрлiктерiн хронологиялық-функционалдық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда хронологиялық белгi, содан кейiн ұйым қызметiнiң функциясы (түрлерi, бағыттары) бойынша жүргiзiледi. Бұл ретте iстердiң кiшi топтары ұйым функциясының маңыздылығын ескере отырып орналастырылады (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтау, кадр және басқалары).
Сақтау бiрлiктерiн функционалдық-хронологиялық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда ұйым қызметiнiң функцияларына, содан кейiн хронологиялық белгiлер бойынша жүргiзiледi.
40. Жүйелеудiң хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық схемасы көлемi шағын мұрағат қорларына қатысты қолданылады. Бiрiншi жағдайда сақтау бiрлiктерiнiң тақырыптары бастапқыда хронология бойынша, және әр жылдың iшiнде олардың маңыздылығына қарай жеке тақырыптар (мәселелер) бойынша; екiншi жағдайда сақтау бiрлiктерi бастапқыда тақырыптар (мәселелер), содан кейiн әр тақырыптың iшiнде хронология бойынша орналастырылады.
41. Хронологиялық-атаулық және атаулық-хронологиялық схема құрылымы жоқ ұйымдардың мұрағат қорларының сақтау бiрлiктерiн жүйелеу үшiн: бастапқыда хронология бойынша, содан кейiн әр жыл iшiнде сақтау бiрлiктерiнiң түрлерi немесе сақтау бiрлiктерiнiң түрлерi (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және басқалары) бойынша және әр түрдiң iшiнде хронологиясы бойынша қолданылады.
42. Ғылыми-зерттеу ұйымдарының мұрағат қорларындағы жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттама, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы аурулардың тарихы, бақылаудағы органдардың қорларындағы тексеру актiлерi ерекше топтарға бөлiнедi және басқарушылық құжаттамадан өзгеше жүйеленедi.
43. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар:
1) түрлерiне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер;
2) фильмдердiң, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай; жеке кино- және телесюжеттердiң өндiрiстiк нөмiрлерi ойынша;
3) есепке алу бiрлiктерiне (толықтыру);
4) түстi (түрлi-түстi, ақ-қара);
5) үлдiрдiң форматы (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленедi.
44. Фотоқұжаттар мына түрлер:
1) әр түстi негативтер (түрлi-түстi немесе ақ-қара) және 2-8 сандарымен белгiленген көлемдерi (2 саны 2,5 см х 3,5 см; 3 – 6 см х 6 см; 4 – 6 см х 9 см; 5 – 9 см х 12 см; 6 – 10 см х 15 см; 7 – 13 см, х 18 см; 8 – 18 см х 24 см) көлемдегi негативтерге сәйкес келедi) бойынша жүйеленедi.
Көлемi кiшi, 6-8 көлемдi негативтердi жүйелеу кезiнде оларды бiр топқа бiрiктiруге рұқсат етiледi;
2) әр түстi слайдтар (диапозитивтер);
3) позитивтер, фотобасылымдар;
4) фотоальбомдар;
5) диафильмдер;
6) «Э» әрпiмен белгiленетiн электрондық құжаттар (сандық немесе заманауи тасығыштағы фотоқұжаттар).
45. Үнқұжаттар, ақпаратты дыбыстық жазу түрлерi – фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттiк, лазерлiк болып жүйеленедi. Белгiлi бiр жазба түрiнiң үнқұжатына жеке тiзiмдеме құрастырылады. Үнқұжаттың iшкi түрлерi сақтау бiрлiктерiне және толықтырулары бойынша орналастырылады.
46. Тұрақты сақталатын құжаттардың iстер тiзiмдемесiнiң осы Қағидаларға 14-қосымшаға сәйкес титулдық парағы, мазмұны, алғысөзi, қысқартылған сөздер тiзiмi мен қорытынды жабасы болады.
Титулдық парақта қор атауының алдында осы ұйымның iстерi (құжаттары) тұрақты сақталатын мемлекеттiк мұрағаттың толық атауын жазу үшiн орын қалдырылады.
47. Тұрақты сақталатын iстердiң, құжаттардың тiзiмдемесi 4 данада жасалады, бекiтiлгеннен кейiн оның үш данасы мемлекеттiк мұрағатқа берiледi, ал бiр данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.
48. Жеке құрам бойынша iстер тiзiмдемесiнде титулдық парақ және қорытынды жазба болады. Титулдық парақта мемлекеттiк мұрағаттың ресми атауы жазылмайды.
Қажет болған жағдайда тiзiмдемеге мазмұны, алғысөз, қысқартылған сөздер тiзiмi жасалады.
49. Жеке құрам бойынша iстер тiзiмдемесiне:
1) ұйым басшысының жеке құрам бойынша бұйрықтарының (өкiмдерiнiң);
2) қызметкерлер тiзiмiнiң
3) жеке құрамды есепке алу жөнiндегi карточкалардың, жеке iстердiң
4) қызметкерлердiң жеке есеп-шоттарының
5) жеке тұлғалардың тiзiмдерi және мiндеттi зейнеткерлiк жарналарды, әлеуметтiк аударымдарды аударуға төлем тапсырмаларының
6) еңбек шарттарының
7) қызметкерлердiң талап етiлмеген жеке құжаттары түпнұсқаларының
8) азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерiн қорғауға қатысты өндiрiстiк жазатайым оқиғалар және басқа iстер туралы актiлердiң тақырыптары енгiзiледi.
50. Жеке құрам бойынша iс тiзiмдемесiнiң тақырыптары хронологиялық, құрылымдық (функционалдық) және атаулық жiктеу белгiлерiмен анықталады: iстердiң тақырыптары iс жүргiзу (аяқталу) жылымен топтастырылады, әр жылдың iшiнде ұйымның құрылымдық бөлiмшелерi (қызметiнiң бағыттары) бойынша, соңғылардың iшiнде iстiң маңыздылығының кемуiне қарай жүйеленедi.
51. Жеке құрам бойынша және қызметкерлердiң жеке iстерi (көлемi жылына 20-дан асқан кезде) тiзiмдеме жеке шығарылады. Олардың тақырыптары iс жүргiзумен аяқталған жылға қарай, ал жыл iшiнде қызметкерлердiң тектерiнiң әлiпбилiк тәртiбiне қарай топтастырылады.
52. Жеке құрам бойынша iс тiзiмдемесi 4 данада құрастырылады, бекiтiлгеннен кейiн бiр данасы мемлекеттiк мұрағатқа, үш данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.
53. Сақтау мерзiмдерi уақытша (10 жылдан астам) құжаттардың iс тiзiмдемесiнiң титулды парағына мемлекеттiк мұрағаттың атауы жазылмайды.
54. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың iстер тiзiмдемесiне мұрағаттың қалауы бойынша мазмұны, алғысөз, қысқартылған сөздер тiзiмi жасалады.
55. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың iстер тiзiмдемесiне ұйым қызметiн ақпараттық қамтамасыз ету үшiн ұзақ практикалық мәнi бар тақырыптар енедi.
56. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың iстер тiзiмдемесiнде iстердiң тақырыптары хронологиялық-құрылымдық немесе хронологиялық-функционалдық (хронологиялық-атаулық) және атаулық-логикалық жiктелу белгiлерiмен анықталады.
57. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың iстер тiзiмдемесi 4 данада жасалады, бекiтiлгеннен кейiн бiр данасы мемлекеттiк мұрағатқа берiледi, үш данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.
Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актiнi жасаудың тәртiбi
58. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт құжаттардың iстер тiзiмдемесiмен қатар жасалады.
59. Актiге құжаттардың құндылығына сараптама жасау жылының 1 қаңтарына дейiн сақтау мерзiмдерi өтiп кеткен iстер мен құжаттардың тақырыптары енгiзiледi.
60. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт екi данада жасалады, бекiтiлгеннен кейiн мемлекеттiк және ведомстволық мұрағаттарға берiледi.
61. Сақтау мерзiмдерi өтiп кеткен құжаттар тиiстi кезеңнiң iстер тiзiмдемесi мен жоюға бөлу туралы актiсi бекiтiлгеннен кейiн ғана жоюға бөлiнедi.
62. Тақырыптары актiге енгiзiлген құжаттарды қайталама шикiзат дайындаушы ұйымға өткiзуге болады немесе жойылады.
Ғылыми-техникалық құжаттама құндылығына сараптама жүргiзудiң тәртiбi
63. Ғылыми-техникалық құжаттаманың негiзгi түрлерiнiң құндылығына сараптама жүргiзудiң ерекшелiгi, аталмыш сараптаманы екi кезеңде жүргiзу болып табылады.
64. Бiрiншi кезеңде жобалық, конструкторлық және технологиялық құжаттама бойынша тұрақты сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама өндiрiстiк өнiм бұйымдарының жобаларын және техникалық процестердi, жоспарлау мен күрделi құрылыс объектiлерiн таңдау жүргiзiледi.
Сараптаманың бiрiншi кезеңiнiң соңғы нәтижесi жобалардың, проблемалардың тiзбесiн жасау осы Қағидаларға 15-қосымшаға сәйкес мемлекеттiк сақтауға тапсырылған ғылыми-техникалық құжаттама болып табылады.
65. Мемлекеттiк сақтауға тапсырылатын ғылыми-техникалық құжаттама жобаларының, проблемалардың тiзбесiн (бұдан әрi – тiзбе) мұрағат қызметкерi оның қызметi басталғаннан берi белгiлi бiр уақыт аралығында арнайы ұйымдармен бiрлесiп жасайды.
Тiзбе бес жылда бiр реттен сирек емес жасалады.
66. Тiзбеге енгiзiлген жобаларды, бұйымдарды жүйелеу хронологиялық, тақырыптық, тақырыптық-хронологиялық белгiлерi бойынша жүзеге асырылады.
67. Тiзбенi ОСК (СК) келiседi, ұйымның басшысы және жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) СТК бекiтедi.
Тiзбеге ОСК (СК) отырысының хаттамасы немесе хаттамадан үзiндi қоса берiледi.
Тiзбе екi данада жасалады, жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) СТК келiскеннен кейiн бiр данасы ұйымға қайтарылады, ал екiншiсi мемлекеттiк мұрағатта қалдырылады.
68. Ғылыми-зерттеу және патенттiк-лицензиялық құжаттаманың құндылығына сараптама тiзбенi жасамай-ақ, бiр кезеңде жүргiзiледi.
69. Сараптаманың екiншi кезеңiнде тiзбеге енгiзiлген, жобалар, бұйымдар құрамына кiрген жобалық, конструкторлық және технологиялық құжаттар құндылығына сараптама жүргiзiледi.
70. Iстердiң тiзiмдемелерi ғылыми-техникалық құжаттаманың әр түрiне жеке жасалады (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттi-лицензиялық) және ғылыми-техникалық құжаттаманың түрiн анықтайтын сандық индекс қосу арқылы жеке нөмiрленедi.
Ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнiн жоғалтқан құжаттарды жоюға бөлу мақсатында оларды анықтау бiр уақытта жүзеге асырылады.
71. Тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша тұрақты сақтауға ғимараттардың, құрылыстардың түпнұсқалы сәулеттiк-жобалау, конструкторлық және сәулеттiк-көркем ерекшелiктерi бейнеленген жеке жобалары iрiктеп алынады.
Үлгi жобалардың сериясынан тұрақты сақтауға практикада жиi қолданылатын құрылысты жобалаудың прогрессивтi әдiстерiн ескере отырып, үлгi жобалар тапсырылады.
Ғимараттар мен құрылыстарды салуға арналған байлама жобалардың арасынан тұрақты сақтауға инженерлiк мәселелердiң бiрегей шешiмдерi қолданылған күрделi геологиялық құрылым және сейсмикалығы жоғары аймақтар үшiн әзiрленген жобалар келiп түседi.
Эксперименттiк жобалардан тұрақты сақтауға эксперименттiк-көрнектi кенттердi, ауылдық елдi мекендердi жоспарлау мен құрылысын салу жобалары, тұрғын үй және қоғамдық ғимараттардың жобалары тапсырылады.
72. Өнеркәсiптiк құрылыс объектiлерiн тұрақты сақтауға таңдау кезiнде өнеркәсiптiк жобалау ерекшелiгi есепке алынады, ол негiзiнен жеке болып табылады, сондай-ақ қайта жаңарту объектiлерiнiң үлкен көлемiмен сипатталады.
Тұрақты сақтауға елiмiздiң экономика салаларының жетекшiлерi болып табылатын жеке жобаларды, iрi объектiлер мен кешендер таңдап алынады. Жекелеген жағдайларда бiрегей көлемдiк-жоспарлау шешiмдерi бар, отандық және шетелдiк ең жаңа ғылыми-техникалық жетiстiктер ескерiлген, жаңа құрылыс материалдары, жабдықтардың жаңа түрлерi және прогрессивтi технологиялық процестер қолданылған шағын объектiлер iрiктеуге жатады.
73. Су шаруашылығы құрылысы топографиялық, геологиялық және гидрологиялық шарттарға жобалық шешiмдердiң тәуелдiлiгiмен, жер жұмыстарының үлкен көлемдерiмен сипатталады. Осының салдарынан су шаруашылығы құрылысының объектiлерiн жобалау жеке болып табылады. Iрi су қоймаларының, магистральдық каналдардың, сорғы станциядарының объектiлерi тұрақты сақтауға iрiктеп алынады.
74. Қалалардың тарихи бөлiгiн және сәулет ескерткiштерiнiң және бақша-саябақ өнерiн қайта қалпына келтiрудiң жобалық құжаттарынан тұрақты сақтауға:
1) тарихи және мәдени ескерткiштерi бар қалаларды жобалау және құрылысын салу жобалары;
2) тарих, сәулет ескерткiштерiнiң және табиғи ландшафтың күзетiлетiн аумақтарының жобалары;
3) қалалардың орталық (тарихи) аудандарын жоспарлаудың жобалары;
4) сәулет ескерткiштерi мен бақша-саябақ өнерi ескерткiштерiн реставрациялау және қалпына келтiру жобалары берiледi.
75. Тұрақты сақтауға iрiктеп алынатын жобалық құжаттаманың құрамы, әртүрлi хронологиялық кезеңде әзiрленген жобалардың практикасына байланысты.
Тұрақты сақтауға жұмыс құжаттамасы келiп түседi.
76. Конструкторлық құжаттаманы iрiктеу барысында базалық модельдерге, ерекше бұйымдарға, сериялық өндiрiстiң негiзi нұсқаларына ерекше назар аударылады. Модификациялардан iс жүзiнде жаңа модельдi бiлдiретiнi ғана iрiктеп алынады.
77. «Техникалық ұсыным» кезеңiнде тұрақты сақтауға түсiндiрме жазба және техникалық ұсынымның ведомосi берiледi.
«Жобаны сараптау» кезеңiнде түсiндiрме жазба және техникалық ұсынымның ведомосi берiледi.
Бұл кезеңде құжаттарды тұрақты сақтауға аса күрделi өнiмдердi әзiрлеу кезiнде рұқсат етiледi.
78. «Техникалық жоба» кезеңiнде тұрақты сақтауға мынадай құжаттардың түрлерi:
1) түсiндiрме жазба;
2) техникалық жобаның ведомосi;
3) жалпы түрдiң сызбасы;
4) бұйым үлгiлерiн даярлаудың техникалық шарттары келiп түседi.
79. «Жұмыс құжаттамасы» сатысында тұрақты сақтауға:
1) бiрыңғай тораптар жалпы түрiнiң схемасы;
2) топтық конструкторлық құжаттар;
3) бұйымдардың схемасы тапсырылады.
80. Бөлшектердiң сызбалары тұрақты сақтауға конструкциясының жаңашылдығы немесе бiрегейлiгi жағдайында келiп түседi.
81. Технологиялық құжаттамаға сараптама жасау конструкторлық құжаттамаға сараптама жасаудың әдiстемесiне ұқсас.
Нысандарды тұрақты сақтауға iрiктеу кезiнде мыналарды:
1) автоматтандыру дәрежесi, механикаландыру және технологиялық процестердi типке жатқызуды;
2) жеке технологиялық процестердiң түпнұсқалығын және бiрегейлiгiн;
3) осы процестердiң әрқайсысын қолданудың ауқымдылығын, процестердiң және олардың экономикалық нәтижелiлiгiн ескеру қажет.
82. Технологиялық құжаттаманың құндылығына сараптама жасауда «жұмыс құжаттамасы сатысында, сондай-ақ «тәжiрибелiк үлгi», «орнату сериясы» кезеңдерiнде ерекше техникалық шешiмдер бар болса, осы құжаттаманың маңызы зор.
83. Тұрақты сақтауға берiлетiн негiзгi технологиялық құжаттарға:
1) бағыттық карта, кешендiк карта, технологиялық құжаттардың ведомосi, технологиялық бағыттар желiлерiнiң ведомосi, үлгi (топтық) технологиялық процесте (операцияның) құрастырылатын бiрлiктердiң тiзiмi;
2) өнiмдi құрастыру ведомосi;
3) жабдықтар ведомосi, технологиялық процестiң картасы, типтiк (топтық) технологиялық процестiң картасы;
4) заттардың тұрақты технологиялық уақыт тәртiбi, өнiмдердiң, дәрiлердiң және микроорганизмдердiң тұрақты технолгиялық регламентi, зертханалық технологиялық регламент, өнiмдер мен дәрiлердiң тәжiрибелiк лектерiн эксперименттiк шығару жөнiндегi технологиялық нұсқаулықтар;
5) өнiмдердiң жаңа түрлерiнiң даярлануымен, дәрiлердiң технологиялық кепiлдемесi;
6) технологиялық карталар және заттарды, өнiмдердi, дәрiлердi және микроорганизмдердi алу технологияларын суреттеу, жиынтық технологиялық (өндiрiстiк-технологиялық) схемалар, рецептура, регламенттер, технологиялық процестер жөнiндегi ұсынымдар;
7) өндiрiстiң технологиялық режимдерiнен ауытқуларға жол беру нормалары, технологиялық паспорт, аттестаттың өнiмнiң сапасы деңгейiнiң картасы;
8) жаңа өнiмдер мен дәрiлердiң халықаралық және отандық стандарттардың талаптарына сәйкестiгi туралы жиынтық есептер;
9) бұйымдарды өңдеу мен құрастыру жөнiндегi технологиялық (техникалық) сипаттамалар мен есептiк деректер;
10) үстiңгi беттердiң, алаңдардың және дайындалатын бұйымдардың басқа да геометриялық сипаттамаларының жиынтық есептемелерi, жабдықтардың техникалық-экономикалық сипаттамасы, технологиялық процестердiң альбомдары, арнайы технологиялық жабдықтардың жиынтықтары (керек-жарақтар, аспаптар, мөртабандар), қайта орнатылатын әмбебап керек-жарақ кешенi жатады.
84. Тұрақты сақтауға осы саладағы ғылымның даму деңгейi туралы айтуға мүмкiндiк беретiн iргелi және қолданбалы зерттеулерге жататын проблемалар бойынша ғылыми-зерттеу құжаттамасы жатады.
85. Тұрақты сақтауға:
1) мемлекеттiк, халықаралық, салааралық бағдарламаларға енгiзiлген ғылыми-зерттеу және тәжiрибелiк-конструкторлық жұмыстарды орындауға арналған тапсырмалар мен талаптар;
2) ғылыми-тарихи құндылығы бар және басқа құжаттарда қайталанбайтын ақпаратты қамтитын, дербес мәнi бар, сондай-ақ көрнектi ғылым және техника қайраткерлерi жасаған кезеңдiк және аралық есептер;
3) ғылыми-зерттеу, тәжiрибелiк-конструкторлық, тәжiрибелiк-технологиялық және эксперименттiк-жобалау жұмыстарының аяқталған тақырыптары бойынша есептер;
4) жиынтық, қорытынды ақпаратты қамтитын ғылыми-зерттеу жұмыстары туралы жылдық жиынтық есептер;
5) монографиялардың, мақалалардың қолжазбалары, ғылыми дәрежелерге iзденудегi диссертациялар, авторефераттар берiледi.
86. Тұрақты сақтауға авторлық куәлiк (патент) беру туралы шешiм қабылданған өнертабысқа (жаңалыққа) қарастырылған өтiнiмдер iрiктеп алынады.
87. Авторлық куәлiк (патент) беруден бас тарту туралы шешiмдер қабылданған болжамды өнертабысқа (жаңалыққа) қарастырылған өтiнiмдер iшiнен тұрақты сақтауға ұтымды ғылыми-техникалық шешiмдерi бар өтiнiмдер iрiктеп алынады.
88. Куәлiк немесе патент беру туралы шешiм қабылданған, қаралуы аяқталған өнеркәсiптiк үлгiлерге берiлген өтiнiмдер тұрақты сақтауға iрiктеп алынады. Сондай-ақ куәлiк немесе патент беруден бас тарту туралы шешiмдер қабылданған, қаралуы аяқталған өнеркәсiптiк үлгiлерге берiлген өтiнiмдер, егер:
1) оларды ғылым мен техниканың көрнектi қайраткерлерi берсе;
2) оларда бiрегей көркемдiк-конструкторлық шешiмдер болса;
3) олардың авторлары көрмелерде дипломдармен, медальдармен және сыйақылармен марапатталған болса, тұрақты сақтауға тапсырылады.
Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар iстердi қалыптастыру және өңдеу тәртiбi
89. Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар iс бiр сатыға, бiр негiзгi жиынтыққа, тақырыпқа (құрастыру бiрлiгi) жататын құжаттардан қалыптасады. Бiр сатыдағы, бiр негiзгi жиынтықтағы, тақырыптағы (құрастыру бiрлiгiндегi), көлемi жағынан едәуiр құжаттар бiрнеше iстi құрауы мүмкiн.
90. Құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу кезiнде оларды сипаттау мен жүйелеудiң карточкалық тәсiлi қолданылады. Карточкаға:
1) сипатталатын iстiң мұқабасында қарындашпен жазылған жұмыс нөмiрi;
2) әзiрлеушi ұйымның ресми атауы;
3) жобаның аты (әзiрлемелер, ғылыми-зерттеу жұмыстың тақырыптары), объектiнiң нөмiрi (өндiрiстiк шифры, белгiленуi, тақырыптың, күзет құжатының нөмiрлерi);
4) негiзгi жиынтықтың (құрастыру бiрлiгiнiң), оның маркасының аты;
5) тақырып, жоба басшысының (автордың, авторлардың) аты;
6) әзiрлеме аяқталатын жыл;
7) нөмiрленген парақтардың саны жазылады.
Карточкалар тiзiмдемедегi iстердi жүйелеудiң қабылданған схемасына сәйкес жүйеленедi.
91. Тұрақты сақтауға берiлетiн ғылыми-техникалық құжаттама толық ресiмдеуге:
1) сызбаларды бүктеуге;
2) мәтiндiк құжаттарды тiгуге (түптеуге);
3) парақтарды нөмерлеуге;
4) куәландыру парақтарын жасауға;
5) iстердiң мұқабаларын ресiмдеуге жатады.
92. Графикалық құжаттар үш клапанды және байлаулы папкаларға салынады. Әрбiр iске 50 парақтан аспайтын, шартты түрде А4 форматына (297Х210 мм) келтiрiлген, жуандығы үш–төрт сантиметрден аспайтын сызбалар енгiзiледi.
Дыбыстық-бейнелiк құжаттама құндылығына сараптама жүргiзу тәртiбi
93. Дыбыс-бейне жазу құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзу мен сақтауға iрiктеу кезiнде дыбыс-бейне жазу құжатының толықтығы және жиынтығының сақталу дәрежесi, мәтiндiк iлеспелi құжаттаманың болуы мен сапасы, дыбыс-бейне жазу құжатын ғылыми және практикалық пайдалану мүмкiндiгi ескерiледi, сондай-ақ ақпараттың қайталану мәселелерi, дыбыс-бейне жазу құжаттарының дублеттiлiгi, қабылдануы және нұсқалылығы шешiледi.
Дублеттi дыбыс-бейне жазу құжаттарының iшiнен мемлекеттiк сақтауға сапасы жоғары суреттемелер, жазбалар, үлдiрлер, шығыс материалдарының қажеттi жиынтығы мен iлеспе (киноқұжаттар үшiн) материалдары бар дыбыс-бейне жазу құжаттары iрiктеп алынады.
Игерiлген кино- және үнқұжаттар жеке қарастырылмайды, өйткенi кинокадрлар мен үнқұжаттардың үзiндiлерi монтаждың арқасында әртүрлi мағыналық ауыртпалығы және жеке мәнi жоқ болып келедi. Оларды ең алдымен кино және үнқұжаттардың басқа материалдарымен байланыстыру арқылы қарастыру қажет.
Ғылыми-тарихи және мәдени құндылығы бар бiрнеше фото және үнқұжаттардан тұрақты мемлекеттiк сақтауға, мазмұндылығы жағынан толық, жақсы композициялары, түрлi-түстi шешiмдерi мен қолдану көлемiнiң (фотоқұжаттар үшiн) ерекшелiнген құжаттар алынады.
94. Құндылығына сараптама жүргiзу барысында қандай да болмасын бүлiнгенi бар дыбыстық-бейнелiк құжаттар айқындалады.
Бүлiну, әсiресе химия-биологиялық (сарғаю, көгеру, эмульсияның қабыршақтануы) анықталған жағдайда аталған өндiрiс жылындағы, сақталу жағдайлары бiрдей барлық дыбыс-бейне жазу құжаттарына бақылау жүргiзiледi.
Ақауы бар дыбыс-бейне жазу құжаттарын қайта қалпына келтiру-алдын ала өңдеу, осы жұмыстарды жүргiзудiң тәртiбiн реттейтiн салалық нормативтердiң талаптарына сәйкес жүргiзiледi.
95. 1922 жылға дейiнгi кезеңдi қоса алғандағы жасақталған дыбыс-бейне жазу құжаттары жоюға бөлiнбейдi. 1922 жылдан 1945 жылға дейiнгi кезеңдi қоса алғандағы қалыптасқан дыбыс-бейне жазу құжаттарын жою уәкiлеттi органның рұқсатымен жүзеге асырылады.
Электрондық құжаттар құндылығына сараптама жүргiзу тәртiбi
96. Ұйымның қызметiнде қалыптасатын электрондық құжаттар оның орындайтын мiндеттерi мен функцияларына байланысты:
1) электрондық басқарушылық құжаттар;
2) электрондық дыбыс-бейне жазу құжаттары;
3) электрондық ғылыми-техникалық құжаттар;
4) қағазда тасығышта аналогы жоқ ерекше ақпараттық ресурстар (электрондық кадастрлар, тiркелiмдер, тiзiлiмдер, базалар және дерекқорлар, интернет-жарияланымдар және т.б.) болып бөлiнедi.
97. Мемлекеттiк сақтауға электрондық басқарушылық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттарды iрiктеу олардың дәстүрлi тасығыштардағы аналогтары үшiн қабылданған өлшемдер негiзiнде жүргiзiледi.
Ерекше ақпараттық ресурстар мемлекеттiк сақтауға мынадай өлшемдер негiзiнде iрiктеп алынады:
1) осы ақпараттық қорды жинақтау толықтығы, яғни заттардың немесе құбылыстардың осы сыныбы бойынша Қазақстан Республикасында бар ақпараттың жалпы көлемiмен осы ақпараттық ресурс құрамында бар ақпараттың арақатынасы;
2) ақпараттың шынайылығы;
3) ақпаратты жинау жүйесiмен айқындалатын ақпараттық ресурстың бiрегейлiгi;
4) ақпараттық ресурстың әлеуметтiк маңыздылығы.
3. Ұйым мұрағатының құжаттарын сақтау
Құжаттардың сақталуын ұйымдастыру тәртiбi
98. Ұйымның мұрағатындағы құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшiн мынадай:
1) материалдық-техникалық базаны (құжаттардың сақтау ғимараты және үй-жайлары, құралдары, жабдықтар, құжаттарды көшiрiп алу және зақымданғандарын қалпына келтiру құралдары және т.с.с.) құру мен дамытуды көздейтiн құжаттардың сақталуын ұйымдастыру жөнiндегi;
2) құжаттарды уақытша сақтаудың нормативтiк шарттары мен параметрлерiн (сақтаудың температуралық-ылғалдылық, жарық, санитарлық-гигиеналық, күзету режимдерi) құру мен сақтау жөнiндегi;
3) алдын алу сипатындағы (құжаттардың физикалық-химиялық сақталуын қамтамасыз ету, мұрағат қоймаларынан құжаттардың берiлуiн регламенттеу, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйiн тексерудi жүргiзу, аса бағалы құжаттарды табу, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру) шаралар жүзеге асырылады.
99. Сақтауды ұйымдастыру жөнiндегi шаралар жүйесi құжаттардың сақталуын және ұйымның мұрағатына құжаттар келiп түскен кезде, оларды сақтау және тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыру кезiнде олардың физикалық жай-күйiн бақылауды қамтамасыз етедi. Сақтауды ұйымдастыру және сақтауға тиiстi жағдайлар жасау кезiнде құжаттардың көрiнiстi құрам ерекшелiгiн және олардың материалдық тасығыштарының ерекшелiктерiн ескеру керек.
100. Сақталудағы құжаттардың көлемi мен құрамына сәйкес ұйым мұрағатына мұрағат құжаттарын сақтауға арнайы салынған немесе ыңғайластырылған жеке ғимарат немесе әкiмшiлiк ғимараттың бiр бөлiгi берiледi.
101. Әкiмшiлiк ғимаратты салу немесе қайта жаңарту кезiнде ұйым мұрағаты үшiн арнайы үй-жайлар көзделуi мүмкiн. Арнайы үй-жай болмаған кезде мұрағат үшiн ұйымның әкiмшiлiк ғимаратында ыңғайластырылған үй-жайлар бөлiнедi.
Әкiмшiлiк ғимараттағы ыңғайластырылған үй-жайларда ұйымның мұрағатын орналастыру олардың жарамдылығын (өртке төзiмдiлiгi, ұзақ мерзiмдiлiгi, конструкциясының берiктiгi, техникалық жағдайы, жылыту және ауа тазарту жүйесiнiң болуы) анықтайтын сараптамадан кейiн ғана жүргiзiледi. Сараптаманы мұрағат, пайдалану, өрт, күзет, санитарлық және өзге де бейiндi қызметтердiң өкiлдерi жүргiзедi. Сараптаманың нәтижесi актiмен ресiмделедi.
Ескi, дымқыл, жылытылмайтын, санитарлық-гигиеналық талаптарға жауап бермейтiн үй-жайларды қабылдауға рұқсат етiлмейдi.
102. Ұйым мұрағаты үшiн мынадай ғимараттарды:
1) құжаттарды сақтауға арналған мұрағат қоймаларын;
2) зерттеушiлердiң жұмыс iстеуiне арналған бөлменi (оқу залын);
3) мұрағат қызметкерлерiнiң жұмыс бөлмелерiн;
4) алмалы-салмалы электрондық тасымалдауыштардың, серверлiк және коммуникациялық жабдықтардың автоматтандырылған кiтапханасына арналған бөлмелерiн ұсыну көзделедi.
Қызметкерлер мен зерттеушiлерге арналған жұмыс бөлмелерi және зерттеушiлердiң жұмыс iстеуiне арналға үй-жайлар (оқу залы) мұрағат қоймаларынан жеке орналастырылады.
Жұмыс бөлмелерiнен қалқалары жоқ мұрағат қоймалары арнайы орнатылған қалқалармен бөлiнедi. Бөгде адамдар мұрағат қоймасына басшының рұқсатымен және ұйым мұрағаты қызметкерiнiң қатысуымен ғана кiргiзiледi.
103. Мұрағат қоймалары химиялық заттарды немесе тамақ өнiмдерiн сақтауға немесе қолдануға байланысты зертханалық, өндiрiстiк және қойма үй-жайларынан қашықта орналастырылады.
Мұрағат қоймалары өрт жағынан қауiпсiз және су басудан кепiлдендiрiлген болуы тиiс. Олардың iшiнде газ, су құбыры, кәрiз және басқа да магистральдық құбыржолдар болмауы тиiс.
104. Мұрағат үй-жайларының сыртқы есiктерiне металл парақ қағылады және берiк ысырмалары болады. Жұмыс уақытында мұрағат қоймаларын кiлттеп жабылады. Жұмыстан тыс уақытта мұрағаттың барлық үй-жайларына мөр басылады немесе пломбыланылады. Мөр (пломба) кiлттермен бiрге ұйым бойынша кезекшiге, күзетшiге немесе iшкi тәртiптiң қағидаларында белгiленген орынға тапсырылады.
Ұйым мұрағатынан құжаттарды ғимараттан тысқары жерге алып шығу ұйым басшысы белгiлеген тәртiппен арнайы рұқсаттамалар бойынша ғана жүзеге асырылады.
105. Ұйым мұрағатының үй-жайлары күзет дабылдарымен жабдықталады. Орналасуы сырттан кiруге мүмкiндiк беретiн терезелерге металл торлар орнатылады.
106. Мұрағат қоймаларындағы электр өткiзгiш жасырын болуы тиiс, штепсельдiк розеткалар герметикалық қолдануда ғана пайдаланылады. Жалпы және әр қабаттағы ажыратқыштар мұрағат қоймаларының үй-жайларынан тысқару орналастырылады.
107. Ұйым мұрағатының өрт сөндiру жүйесi мен құралдарында құжаттар үшiн қауiпсiз бейтарап заттар қолданылады.
108. Мұрағат қоймаларында отты, қыздыру құралдарын қолдануға, темекi шегуге тыйым салынады.
Iстердi орналастыру және сақтау тәртiбi
109. Мұрағат қоймаларындағы құжаттар есептiк құжаттарға сәйкес олардың жедел iздестiрiлуiн қамтамасыз ететiн тәртiппен орналастырылады. Мұрағатта iстердi орналастырудың тәртiбi оларды орналастыру жоспарымен (схемасымен) айқындалады.
110. Мұрағат қоймалары негiзгi сақтау құралдарымен: стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен жабдықталады. Ағаш стеллаждарды олардың оттан қорғайтын құралдармен өңделуi шартымен қолдануға рұқсат етiледi. Құжаттардың сақтаудың қосалқы құралдары ретiнде металл шкафтар, сейфтер қолданылады.
Үн- және бейнеқұжаттарды сақтауға арналған стеллаждар ферромагниттi емес материалдан әзiрленедi.
111. Стеллаждар терезе ойықтарымен қабырғаларға перпендикуляр түрде, ал терезесi жоқ үй-жайларды – үй-жайлар мен жабдықтардың ерекшелiктерiн ескере отырып орнатылады. Сақтау құралдарын ғимараттың сыртқы қабырғаларына және жылу көздерiне жақын орналастыруға рұқсат етiлмейдi.
Сақтау құралдарын орналастыру арақашықтықтың мынадай нормаларына сәйкес жүзеге асырылады:
1) стеллаждар қатарларының аралығы (басты кiрiс) – 120 см;
2) стеллаждардың аралығы (кiрiс) – 75 см;
3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен стеллаждардың аралығы - 75 см;
4) қабырға мен стеллаж шетi немесе шкаф аралығы (сейфтер) - 45 см;
5) еденмен және стеллаждың төменгi сөресiмен немесе шкаф (сейфтiң) аралығы – 15 см кем емес, төменгi қабаттарда – 30 см кем емес.
112. Құжаттар стеллаждарда, шкафтарда (сейфтерде) құжаттардың түрлерiне, форматына және басқа да сыртқы ерекшелiктерiне сәйкес сақтаудың алғашқы қорғау құралдарын (мұрағат қораптарын, папкаларды, арнайы қаптарды, пакеттердi және т.с.с.) пайдалана отырып орналастырылады.
113. Ақпараты қағаз тасығыштағы басқарушылық құжаттамасы бар iстер қаттама қағаздан жасалған мұрағаттық қораптарда, папкаларда немесе бумаларда орналастырылады.
Ғылыми-техникалық құжаттама жабдықтар мен сызбалардың форматтарына қарай ораулы, ашық немесе басқа түрде сақталуы мүмкiн.
114. Киноқұжаттарда қорғану ракордтары болады. Бастапқы ракордтың ұзындығы 3 м құрайды, ракордтың соңғы ұзындығы - 1,5-2 м құрайды. Бастапқы және соңғы ракордтарға шифрлеу белгiсi қойылады. Сыртқы қабатта киноқұжаттарды фотографиялық өзекшелер рулонға оралған болуы тиiс. Орам бағыты – басынан соңына дейiн. Орам тығыз болуы тиiс, рулон шеттерiндегi iлгерi орам да.
Магниттiк таспадағы үнқұжаттар жазбалардың дәл көшiрмесiн алу жылдамдығына байланысты түсi әртүрлi ракордтармен ресiмделедi. Бастапқы ракордқа жұмыс жүргiзбейтiн жағынан шифрлеу белгiсi қойылады. Сыртқа құжатты жұмысшы қабатпен өзекшеге оралған болуы тиiс. Сондай рулондағы iлгерi орамдардың биiктiгi 0,05 мм шамасынан артық болуы тиiстi емес. Үнқұжаттардағы орам бағыттары осындай болу керек, дәл көшiрмесiн алуда магнитофондағы жазылған рулон сағаттық тiлiне қарсы айналатын.
Дыбыс-бейне жазу құжаттары сақтауындағы әрбiр бiрлiк шығаруға арналған жеке герметикалықсыз орамаға ылғал мен шаңның ену мүмкiншiлiктерiнен, жарық сәулелердiң тиюлерiнен, механикалы зақым келудiң қорғанышынан орнығады. Олардың iшiндегi құжаттардың еркiн ауысуларына кедергi болуы тиiстi. Буып-түйiлген материалдардың салғырт болуы химиялық, хлорлы, азотты асырамау, оларға буып-түйетiн материалды құжаттардың зақымдануы немесе био зақымдануы мүмкiн. Буып-түйiлген материалдардың жоғарғы сапалығы құжаттардың зақымдануына немесе жабысуына әкелiп соқтырмауы тиiс. Орама алғашқы және екiншi болып бөлiнедi. Алғашқы ораманың қолданылуы тек зиянды газды қоспалардың жоғары концентрация шарттарында ауа тазартуы жоқ болуы және шаң бойынша пайдалы.
115. Киноқұжаттар жiңiшке қағаздан немесе полиэтиленнен көп қабатты пакетке, полиэтилентерефталата және металл қорапқа тиiстi буып-түйiлген болуы керек. Пакет мөлшерiн рулон мөлшерiне тиiстi талапқа сай болады.
Фотоқұжаттар қабыршақта, фото қағазға, фотопластиндермен шынылардың қышқылсыз қара жарық сәуле өтпейтiн қағаздан конверттерге тиiстi буып-түйiлген болу керек.
Үнқұжаттарда магниттiк таспада полиэтилен қабыршақтан пакетке тиiстi iшiне салынған және - қорапты немесе полиэтилендiк қапқа орналастырылған (контейнер) этикеткаларға арналған ойықтармен болады.
Бейнефонограмманы тиiстi сақталу арнайы зауыттық берiк полимерлiк материалдан оралады.
Дискiлiк тасығыштағы дыбыс-бейне жазу құжаттары зауыттық ормаға салынады, ал содан соң қорап ыдысқа орналастырылады.
116. Құжаттарды еденге, терезе алдына, саты алаңдарына немесе реттелмеген бумаға қоюға жол берiлмейдi.
117. Барлық мұрағат қоймалары, сондай-ақ стеллаждар, шкафтар (сейфтер) және олардың сөрелерi арабша сандармен нөмiрленедi. Стеллаждар және шкафтар (сейфтер) мұрағат қоймасына кiргеннен солдан оңға қарай, олардың сөрелерi – жоғарыдан төмен қарай жеке-жеке нөмiрленедi.
118. Мұрағат қоймаларында құжаттардың сақталу орындарын бекiту мақсатында селлаждар бойынша топографиялық карточкалар жасалады.
Стеллаждар бойынша топографиялық көрсеткiштер осы Қағидаларға 16-қосымшаға сәйкес әр стеллажға жеке жасалады және әр мұрағат қоймасының шегiндегi реттiк нөмiрi бойынша орналастырылады.
Құжаттарды орналасырудағы өзгерiстер стеллаждық топографиялық карточкаларға уақтылы енгiзiлiп отырылады.
119. Электрондық құжаттарды сақтайтын ұйымдар келесi негiзгi техникалақ құралдармен:
1) ақпаратты нақты енгiзудi қамтамасыз ететiн ағынды сканерлермен;
2) сұрау салуларды қатар өңдеудi жүргiзуге қабiлеттi серверлермен;
3) мәтiндiк, кескiндiк және дыбыс-бейне жазу құжаттарын көп мәртелiк iске қосу мен өңдеуге бағдарланған жоғары өнiмнiң (100 Мбит/c және көбiрек) есептеуiш желiмен;
4) жүйенiң iздестiру деректерiне өнiмдiлiгi жоғары және жоғары сенiмдi қол жеткiзудi қамтамасыз ететiн жабдықтармен;
5) деректердi компактiге немесе магниттi-оптикалық дискiлерге көшiретiн жабдықтармен;
6) магниттiк бауға резервтегi көшiрiп алу жабдықтарымен;
7) мәтiндiк және графикалық ақпаратты өңдеуге бағдарланған автоматтандырылған жұмыс орындарымен;
8) үздiксiз қоректендiру көзiмен;
9) жаңа модификациядағы принтерлермен және модемдермен;
10) Бiрыңғай электрондық құжат айналымы жүйесiнiң көлiктiк ортасына қол жеткiзудi қамтамасыз ететiн жабдықтармен жабдықталады.
120. Электрондық құжаттардың базалық (жүйелiк) бағдарламаларына:
1) деректердiң үлкен ауқымдарын өңдеуге бағдарланған операциялық желiлiк орта және дерекқорды басқару жүйесi;
2) деректердi көрсету мен өңдеу құралдары;
3) рұқсат етiлмеген кiруден қорғау құралдары және вирусқа қарсы құралдар кiредi.
121. Ұйымның электрондық құжаттары мұрағатының жұмыс iстеуi үшiн арнайы бағдарламалардың құралдарына:
1) ақпаратты электрондық тасымалдауыштағы құжаттарды тұрақты iздестiру жүйесiн тиiмдi сүйемелдеу құралдары;
2) мемлекеттiк және орыс тiлдерiндегi мәтiндердi танып бiлудiң бiрыңғай құралдары;
3) мәлiметтер базасына ақпаратты енгiзу технологияларының бiрыңғай технологиясын қамтамасыз ететiн құралдар;
4) ақпаратты жедел iздестiру құралдары және ақпаратты жедел талдау құралдары;
5) пайдаланушылардың сұрау салуларын әзiрлеу және оңтайландыру құралдары;
6) ұйымның электрондық құжаттар мұрағатының ақпаратына рұқсатсыз кiруден бағдарламалық және аппараттық қорғау құралдары кiредi.
Құжаттарды сақтау режимiн қамтамасыз ету тәртiбi
122. Ұйым мұрағатында құжаттардың сақтау бүлiнуден сақтауды қамтамасыз ететiн және қоршаған ортаның зиянды ықпалынан қорғау жағдайында жүзеге асырылады.
Құжаттарды, iстердi қорғау мына талаптарды орындауды:
1) жарық режимiн сақтау;
2) температуралық-ылғалдылық режимiн сақтау;
3) санитарлық-гигиеналық режимiн сақтау есебiнен қамтамасыз етiледi.
123. Мұрағат қоймаларында жұмыстардың барлық түрлерi жарық түсудi шектеу негiзiнде жүргiзiледi. Құжаттарды қорғау үшiн оларды алғашқы сақтау құралдары (мұрағаттық қорптарда, бумаларда, арнайы футлярларда, пакет және басқалары) қолданылады.
Мұрағат қоймаларындағы жарық жасанды немесе табиғи болуы мүмкiн. Табиғи жарық терезе көздерiне жалюздер, қорғаныш сүзгiлерi, перделер немесе боялған әйнектердi қолдану арқылы шашыраңқы жарық ретiнде түсiрiлуге рұқсат етiледi. Жасанды жарық үшiн бетi тегiс жабық плафондар iшiнде жанатын шамдар қолданылады. Жарық шұғылыса ультракүлгiн түстi бөлiктерге бөлiнетiн люминисценттi лампалар қолдануға рұқсат етiледi.
124. Ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау үшiн мынадай оңтайлы температуралық-ылғалдық режимдер белгiленедi:
1) қағаз негiзiндегi құжаттар үшiн – температура +17 - +190 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 %;
2) ақ-қара үлгiдегi құжаттар үшiн - температура + 150 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %;
3) түрлi түстi үлгiдегi құжаттар үшiн - температура +2 - +5 0 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %;
4) магниттiк таспадағы және дисктiк тасмалдауыштағы құжаттар үшiн - температура +8 – ден +180 С-ге дейiн, ауаның салыстармалы ылғалдылығы -45-65 %;
5) электрондық тасығыштағы құжаттар үшiн – температура +15- +200 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65 %.
125. Климаты реттелмейтiн мұрағат қоймаларында ұйымның ғимаратын ұтымды жылыту, мұрағат қоймаларындағы ауаны желдету және ылғалдандыру (құрғату) негiзiнде климаттық жағдайларды оңтайландыру жөнiндегi тиiстi iс-шаралар жүзеге асырылады.
126. Мұрағат қоймаларындағы температуралық-ылғалдылық режимi тиiстi бақылау-өлшеу приборларының көрсеткiштерi негiзiнде ауаның температурасы мен салыстырмалы ылғалдылығы параметрлерiн үнемi өлшеп тұру жолымен бақыланады: желдетiлетiн үй-жайларда аптасына екi рет, климаты реттелмейтiн үй-жайларда аптасына үш рет өлшенедi.
Бақылау-өлшеу аспаптары (термометрлер, психометрлер, гигрометрлер) басты өткелде стеллаждарда жылытқыш және желдеткiш жүйелерден аулақ орналастырылады. Аспаптар көрсеткiштерi тiркеу журналдарына жазылады, журналдың нысанын ұйым анықтайды.
Мұрағат қоймаларындағы температуралық және ылғалдылық көрсеткiштердiң ауытқуына жол берiлмейдi.
127. Ұйым мұрағатының барлық үй-жайлары зең, жәндiктер, кемiргiштер пайда болу, шаң жиналу мүмкiндiгiне жол бермейтiн жағдайда күтiп ұсталады.
Мұрағат қоймаларында санитарлық-биологиялық қауiптi, желдетiлмейтiн аймақтардың пайда болуын болдырмайтын ауа айналымы қамтамасыз етiледi.
Жылдың жылы уақытында ашылатын терезелер, сондай-ақ мұрағат қоймаларының қабырғаларындағы, төбелердегi, едендерiндегi желдету тесiктерiн және желдету жүйелерiнiң сыртқы тесiктерiн диаметрi 0,5 мм аспайтын торлармен қорғау керек.
Мұрағат қоймаларына сырт киiмдермен, дымқыл және лас аяқ киiммен кiруге, тамақ өнiмдерiн сақтау мен пайдалануға, темекi шегуге тыйым салынады.
128. Мұрағат қоймаларында жүйелi түрде дымқыл тазалық жүргiзiп тұру қажет. Жылына кем дегенде бiр рет стеллаждарды, шкафтарды, құжаттарды алғашқы қорғау құралдарын шаңсыздандыру қажет. Бұл ретте едендер, терезе алды тақтайлары, стеллаждардың төменгi жақтары формалиннiң екi пайыздық ерiтiндiсiмен тазаланады.
129. Құжаттар мен мұрағат қоймаларына жылына екi рет (жылыту мерзiмi баталған және аяқталған кездi) жәндiктер мен өңездi саңырауқұлақтарды уақтылы анықтау үшiн тексеру жүргiзiледi.
Биологиялық зиянкестер табылған жағдайда санитрарлық-эпидимиологиялық қызметтердiң көмегiмен жедел залалсыздандыру және дәрiлеу шаралары жүргiзiледi.
130. Тұрақты сақталатын құжаттардың негiзiнде немесе мәтiнiнде ақау анықталса (құжаттың бiр бөлiгiнiң жоғалуы, бөлiнуi, эмульсия қабатының ажырауы, сызылуы, тырналуы және тағы басқалары) құжаттардың физикалық жағдайының журналына немесе есепке алу карточкасына тiркеледi. Аталған журналда (есепке алу карточкасында) кейiннен арнайы өңдеуге жататын құжаттардың түрлерi (қалпына келтiру, залалсыздандыру, микрофильмдеу, фотолық қалпына келтiру, көшiрмесiн түсiру, электрондық форматқа көшiру және тағы басқалары) тiркеледi және құжаттардың физикалық жағдайын жақсарту жөнiндегi нақты iс-шаралар көрсетiледi.
131. Құндылығы мен сақтау мерзiмiне қарамастан, жедел түрде өңезбен және жәндiктер зақымдаған құжаттар өңдеуге (залалсыздандыруға, дезинсекциялауға) берiледi.
Мұрағат қоймаларынан құжаттарды беру тәртiбi
132. Мұрағат қоймаларынан құжаттар:
1) ұйым қызметкерлерiнiң пайдалануы үшiн;
2) ғылыми және өзге де зерттеулер үшiн оқу залында азаматтардың пайдалануы үшiн;
3) өзге ұйымдарға уақытша қолдану үшiн;
4) құжаттың физикалық жағдайын жақсарту мақсатында құжаттарды арнайы өңдеу үшiн берiледi.
133. Мұрағат қоймаларынан құжаттар мына мерзiмнен астайтын уақытша пайдалануға:
1) ұйым қызметкерлерiмен қолдануға бiр айға;
2) құжатты оқу залында пайдалану үшiн бiр айға;
3) өзге ұйымдарға уақытша пайдалану және құжаттарды көрмеге қою үшiн үш айға берiледi.
134. Уақытша қолданысқа берiлген құжаттарды қайтарудың бекiтiлген мерзiмнен ұзартуы, қолданушының құжаттың сақтаулығы туралы жазбаша өтiнiштен кейiн ұйым басшысының рұқсатымен сирек жағдайларда ұзартылады.
135. Тiзбелерге енгiзiлген және тұрақты сақтауға беруге хататын ғылыми-техникалық құжаттарға электрондық және басқа тасымалдауыштарда пайдалану қоры құрылады. Олардың түпнұсқалары әдетте мұрағат қоймаларынан берiлмеуге тиiс.
136. Құқық қорғау органдарына, сот органдарына және прокуратураға iстер Қазақстан Республикасының заңнамасында белгiленген тәртiппен берiледi.
137. Мұрағат қоймаларынан құжаттарды беру мынадай құжаттармен:
1) осы Қағидаларға 17-қосымшаға сәйкес iстердi оқу залдарына және ұйым қызметкерлерiне беруге арналған тапсырыстармен;
2) осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес ұйымның ортақ бланкiсiнде ресiмделетiн iстердi, құжаттарды өзге ұйымдарға пайдалануға немесе құжаттарды экспонатқа қоюға беру туралы актiлермен;
3) құжаттардың көшiрмелерiн түсiру және қайта қалпына келтiру жұмыстарын жүргiзуге тапсырыстармен ресiмделедi.
138. Мұрағат қоймасынан құжаттарды беру осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес құжаттарды беру кiтаптарында тiркеледi.
139. Зерттеушiлердiң орындалған тапсырыстары зерттеушiлердiң жеке iстерiнде, барлық басқалары iстiң толықтығы мен жай-күйiне тексеру жүргiзгенге дейiн сақталады.
140. Өзге ұйымдарға уақытша қолдануға берiлетiн құжаттар екi данада жасалатын актiмен ресiмделедi, оның бiр данасы ұйым мұрағатында қалдырылады, ал екiншiсi алушыға берiледi. Актiге iстi берген және iстi алған ұйым басшыларының қолтаңбалары қойылады. Iстi қайтарғаннан кейiн актiнiң екi данасына сәйкесiнше мынадай белгiлер қойылады: бiр данасы алушы ұйымда – бiр данасы құжатты берген ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатының жеке мұрағатының қорында сақталады.
141. Құжаттарды көшiрмесiн түсiруге, қалпына келтiруге, түптеуге жолдағанда тапсырыспен ресiмделедi. Тапсырыс ұйым мұрағатында, басқа ұйымға құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актiнiң нысаны бойынша құрастырылады.
142. Мұрағат қоймасынан iстердi берер алдында шифрдiң және мұқабадағы шифрдiң iстiң тақырыбына және жиынтық тiзiмдемедегi iстiң тақырыбына сәйкестiгi тексерiледi. Мұрағат қоймасынан iстi берер алдында және қайтарып алу кезiнде әр берiлген iстегi құжаттардың парақтар саны мен жай-күйi тексерiледi.
Мұрағат қоймасынан берiлетiн әр iстiң осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес пайдалану парақтары болуы тиiс.
143. Мұрағат қоймасынан құжаттарды берген кезде оның орнына осы Қағидаларға 21-қосымшаға сәйкес сақтау бiрлiгiнiң орынбасар-картасы қойылады. Құжатты мұрағат қоймасына қайтарған кезде орынбасар-карта алынады.
144. Ұйым мұрағатына пайдаланудан кейiн қайтарылған құжаттардың жағдайы, оны қайтарған тұлғамен бiрге тексерiледi.
Құжаттар толық немесе олардың жекелеген парақтары толық болмаған жағдайда, мұрағат қызметкерi айыпты тұлғаны Қазақстана Республикасының заңнамалық актiлерiнде белгiленген тәртiппен жауапкершiлiкке тарту үшiн бұл туралы ұйым басшысына хабарлайды.
Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiне тексеру жүргiзу тәртiбi
145. Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiн тексеру 5 жылда бiр рет, сондай-ақ құжаттар мемлекеттiк мұрағаттарға сақтауға берiлу кезiнде жүргiзiледi.
146. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiне кезектен тыс тексеру:
1) құжаттарды басқа мұрағат қоймасына (ғимаратына) ауыстырылғанға дейiн және кейiн;
2) оларды ауыстыруға (эвакуациялауға) мәжбүр еткен төтенше жағдайлар немесе мұрағат қоймасына бөгде тұлғалар енiп кетуiнен кейiн;
3) ұйым мұрағатының басшысы ауыстырылғаннан кейiн;
4) ұйым қайта құрылған (таратылған) жағдайда жүргiзiледi.
147. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiне тексеру барысында:
1) ұйым мұрағатында сақталудағы құжаттардың нақты бар-жоғын анықтау;
2) құжаттарды есепке алудағы кемшiлiктердi анықтау мен оларды түзету;
3) жоқ құжаттарды анықтау және оларды iздестiру;
4) қалпына келтiрудi, консервациялауды және алдын ала өңдеудi талап ететiн құжаттарды анықтау және есепке алу жүзеге асырылады.
148. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiн тексеру жұмыстарын бастаудың алдында, алдағы тексерудiң құжаттары зерттеледi, әр тiзiмдегi iстердiң дұрыс нөмiрленгендiгi және тiзiмдемелердiң қорытынды жазбаларындағы iстер тақырыптарының нөмiрлерi сәйкес келуiн тексередi.
149. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiн тексеру, iстердiң жиынтық тiзiмдемелерiндегi, тiзiмдемелiк баптар бөлiмдерiнiң iстiң мұқабасына шығарылған мәлiметтердi тексеру жолымен жүргiзiледi.
Дыбыс-бейне жазу құжаттарын тексеру кезiнде кинофонобейнеқұжаттарының сыртындағы тiзiмдемелiк баптарды тексеру арқылы жүргiзiледi.
Сызбалардың бар-жоғын тексеру әр парақты тексеру арқылы жүзеге асырылады, бұл ретте деректемелердiң атаулары немесе жобаның (әзiрлеменiң) құрамына кiретiн сызбаның iшкi тiзiмдемесiнiң әр парағының сәйкестiгi тексерiледi.
Iстiң физикалық жағдайы көзбен шолу арқылы анықталады.
150. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiн тексеру кезiнде:
1) стеллаждардағы және алғашқы сақтау құралдарындағы құжаттардың орналасу тәртiбiн сақтау;
2) тексеру барысында дұрыс орналастырылмаған iстер мен құжаттарды өз орындарына орналастыру;
3) iстердiң тиiстi жиынтық тiзiмдемелерiнiң бөлiмдерiне тақырыптары енгiзiлмеген iстердi алу;
4) көгерген немесе биологиялық зиянкестермен бүлiнген iстер мен құжаттарды алу мен шектеудi;
5) физикалық ақаулары бар құжаттарды анықтау қажет.
151. Тексеру барысында iстiң, құжаттардың жиынтық тiзiмдемелерiн және басқа да есепке алу құжаттарына қандай да белгiлердi қоюға немесе жазбалар жазуға тыйым салынады.
152. Ұйым қызметкерлерiне, оқу залына және өзге ұйымдарға уақытша пайдалануға берiлген iстер, iстердi берудi кiтаптары мен актiлерi бойынша және қолданыстағылармен сәйкестiгi тексерiледi.
153. Тексеру барысында осы Қағидаларға 22-қосымшаға сәйкес мұрағат қорындағы iстердiң, құжаттардың толықтығы мен жай-күйiн тексерудiң парағы жасалады. Тексеру парақтары әр мұрағат қоры шегiндегi реттiк нөмiрлерiмен нөмiрленедi және орындаушының қолтаңбасы қойылады.
Қорды тексеру аяқталғаннан кейiн тексеру парақтары мұрағат қорының iстерiне енгiзiледi.
Егер тексерудiң нәтижелерi бойынша кемшiлiктер анықталмаса, онда мұрағат қорының iсiне тексеру парағы енгiзiлмейдi.
154. Тексеру парағының (парақтарының) негiзiнде осы Қағидаларға 23-қосмшаға сәйкес мұрағат құжаттарының толықтығы мен жай-күйiн тексеру туралы акт құрастырылады.
155. Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiн тексеру аяқталғаннан кейiн iстiң, құжаттардың (есепке алу кiтаптары мен сипаттамалары) тiзiмдемесiнiң соңына «Тексерiлдi» деген сөз жазылады, уақыт, тексеру жүргiзген тұлға лауазымы мен қолтаңбасы қойылады.
Iстiң, құжаттың (есепке алу кiтаптары мен сипаттамалары) тiзiмдемелерiнiң қорытынды жазбаларында нақтыланбаған арнайы және қалып кеткен реттiк нөмiрлерi, сақтау бiрлiктерiнiң бекiтiлген тәртiпке сәйкес шығарылғандары анықталған жағдайда қорытынды жазба қайта құрастырылады.
156. Мұрағат құжаттарының сақтау бiрлiктерiнiң толықтығы мен жай-күйiн тексеру барысында табылмағандарға осы Қағидаларға 24-қосымшаға сәйкес табылмаған мұрағаттық құжаттарды есепке алу карточкалары құрастырылады.
Табылмаған мұрағат құжаттарының картотекалары қағаз тасығышта орталықтандырылып немесе табылмаған мұрағаттық құжаттардың есепке алу карточкаларының деректемелерiне сәйкес автоматтандырылған режимде жүргiзiледi.
157. Iстердiң бар-жоғы мен жай-күйiн тексеру барысында iстердiң жетiспейтiндiгi анықталса, онда оларды iздестiру ұйымдастырылады.
Бұл мақсаттарда:
1) мұрағат қоймаларынан iстердi беру жөнiндегi барлық есепке алу құжаттарын зерттеу;
2) тексеру барысында табылмаған iстердi, жылдар аралық iс тiзiмдесiн алдын ала зерттеу арқылы, табылмаған iстер қызмет барысында пайда болған ұйымның сәйкесiнше құрылымдық бөлiмшелерiнде iздестiру ұйымдастыру;
3) жақын орналасқан мұрағат қорларындағы iстердi тексеру;
4) мұрағат қорының iсiндегi сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актердi, iстердi уақытша пайдалануға берген актердi, тексеру жүргiзiлiп жатқан мұрағаттың алдыңғы iстердiң толықтығы мен жай-күйiн тексерудiң актiлерiн зерттеу ұсынылады.
Iздестiру iстердiң бар-жоғы мен жай-күйiн тексергеннен кейiн бiр жыл аралығында жүргiзiледi.
158. Iздестiрудiң нәтижесiнде табылған iстер өз орындарына орналастырылады, табылмаған iстердi есепке алу карточкаларына сәйкесiнше iстiң табылғандығы туралы белгi, уақыты және лауазымды тұлғаның қолтаңбасы қойылады.
159. Қолданыста жоқтығы құжатпен расталған iстер тiзiмдемеден шығарылады. Тиiстi карточкаларда iстiң жоқтығын растайтын актiнiң уақыты мен нөмiрi көрсетiледi және iздестiру жүргiзiлгендiгi туралы анықтамалар жасалады. Iздестiрудiң нәтижелерiн ОСК (СК) отырыстарында қарастырылғаннан және оның шешiмi ұйым басшысымен бекiтiлгеннен кейiн табылмаған құжаттар есептен алынады.
160. Iстердiң толықтығы мен жай-күйiн тексеру, тексеру жүргiзiлiп жатқан мұрағат қорының есепке алу құжаттарына тексерумен анықталған өзгертулердi енгiзгеннен және жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттардың) СТК бекткен жиынтық тiзiмдемесiнiң бақылаушылық данасына өзгерiстер енгiзу үшiн мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақталатын iстер туралы мәлiметтерде бергеннен кейiн ғана аяқталған болып есептеледi.
4. Мұрағаттағы құжаттарды ұйымдастыру
Құжаттардың қорға тиiстiлiгiн анықтау және мұрағаттық қорды құру (жабу) тәртiбi
161. Ұйымның қызмет барысында қалыптасатын, ақпаратты дәстүрлi және электрондық тасығыштағы барлық құжаттардың, басқарушылық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттамаларды қоса алғандағы жиынтығы құжаттамалық қорды құрайды.
162. Ұйым мұрағатына сақтауға берiлген құжаттар, ұйымның мұрағат қорын құрайды.
163. Мұрағат қорының түрлерi:
1) ұйымның қызмет барысында қалыптастырылған құжаттардан тұратын ұйымның мұрағат қоры;
2) өзара тарихи және/немесе логикалық байланыстары бар (қызметтердiң бiртектiлiгi және сабақтастығы, бағыныстылығы, қызмет нысандары мен уақытының бiртұтастығы, орналасу жерi және басқалары) екi немесе одан көп ұйымдардың құжаттарынан құрастырылған бiрiктiрiлген мұрағат қоры болып табылады.
164. Ұйым құжаттарының қорға тиiстiлiгiн анықтау, оларды нақты мұрағат қорына жатқызу болып табылады.
165. Ұйым құжаттарының қорға тиiстiлiгiн анықтау кезiнде мыналар:
1) кiрiс құжаттары оларды қабылдап алған ұйым мұрағатының қорына жатқызылады, аталған құжаттардың қорға тиiстiлiгi адресат, құжаттың ұйымға келiп түскендiгi туралы белгi, қарар, құжаттың орындалғандығы және iске жiберiлгенi, құжаттың мәтiнi сияқтыдеректемелермен анықталатыны;
2) шығыс құжаттарының көшiрмелерi олардың авторлары болып табылатын ұйым мұрағатының қорына жатқызылады, олардың қорға тиiстiлiгi қолтаңба, құжаттың мәтiнi және жiберiлген құжаттардың iс жүргiзу белгiлерi сияқты деректемелермен анықталатыны;
3) iшкi құжаттар, осы құжаттардың авторлары болып табылатын ұйымдардың мұрағат қорларына жатқызылғандары, оларың қорға тиiстiлiгi ұйымның ресми атауы, қолтаңба, құжаттың мәтiнi, бұрыштама сияқты деректемелермен анықталатыны ескерiледi.
166. Өзге ұйымдармен тiзбектелiп жүргiзiлген iстер, олар iс жүргiзумен аяқталған ұйымдардың мұрағат қоларына жатқызылады.
167. Бiрыңғай мұрағат қорын:
1) қайта ұйымдастыру (қайта құру) салдарынан қызметi нақты өзгертiлмеген, ұйымдардың қайта құруға дейiн және кейiнгi;
2) меншiк түрiн мемлекеттiктен мемлекеттiк емеске ауыстырған, бiрақ жарғылық капиталының басым бөлiгi мемлекеттiк ұйымдардың
3) өз қызметiн уақытша және сол мiндеттер мен функциялары қалпына келтiрiлген ұйымдардың
4) ұйымдардың және оның жанынан құрылған консультативтiк-кеңесшi органдардың құжаттарынан;
5) ұйымның және оның таратушылық (конкурстық) комиссияларының құжаттарынан құралады.
168. Еншiлес ұйымдардың құжаттары бiр ұйым мұрағатының, әр түрлi мұрағаттарды сақталуына қарамастан негiзгi ұйымның құжаттарынан бөлек мұрағат қорын қалыптастырады.
169. Қазақстан Республикасының қоғамдық бiрлестiктер туралы заңнамасына сәйкес осы қоғамдық ұйым тiркелген сәттен бастап ұйым жанында қызмет ететiн қоғамдық ұйымдардың (кәсiподақтық, спорттық және басқа) құжаттары ұйым мұрағатына сақтауға түскеннен кейiн жеке мұрағат қорын құрайды немесе бiрiктiрiлген мұрағатты құрай отырып ұйым мұрағатына бiрiктiрiледi.
170. Бiрiктiрiлген мұрағат қоры мына:
1) белгiлi бiр аумақта әрекет ететiн нысаналы мақсаты мен функциялары бiртектес ұйымдардың
2) белгiлi бiр аумақта қызмет ететiн басшы орган және оған бағынысты ұйымдардың
3) қызмет объектiсiмен бiрiктiрiлген ұйымдардың
Мұндай қорды ұйымның мұрағаттық құжаттарынан және осы ұйымның қызметкерлерi мүшелерi болып табылатын қоғамдық ұйымдардың (кәсiподақтық, ғылыми-техникалық және басқа) құжаттарынан құрастыруға болады.
4) функциялары iзбасарларына толық немесе жартылай және олардың iзбасарларына берiлсе, сонымен қатар, үздiксiз процестердiң барысында бөлуге жатпайтын кешендi құжаттардың iстерi қалыптастыруда бiр-бiрiн тiзбектеп ауыстырған ұйымдардың мұрағаттық құжаттарынан қалыптастырылуы мүмкiн.
Құжаттары бiрiктiрiлген мұрағат қорына кiрген барлық ұйымдардың нақты атаулары есептiк құжаттарда көрсетiледi.
Бiрiктiрiлген мұрағат қорын құрастырудың негiзгi шарттары ретiнде нақты қор құрамына кiрген құжаттарының бөлiнбестiгi болып табылады.
171. Ұйымның әр мұрағат қорына, сәйкесiнше қор қалыптастырушының ұйымдастыру-құқықтық нысанын, бағыныстылығын, хронологиялық реттiлiкпен барлық қайта аталуын, сондай-ақ орналасу жерiн көрсете отырып, ресми атауы берiледi.
172. Мұрағат қорының атауында оның хронологиялық шекаралары көрсетiледi.
173. 1993 және 1995 жылдары Қазақстан Республикасының Конституциясын және Қазақстан Республикасының басқа да нормативтiк құқықтық актiлерiн қабылдауға байланысты:
1) мұрағат қорлары жабылады:
Қазақ КСР Жоғарғы Кеңесiнiң (Қазақстан Республикасының Жоғарғы Кеңесi);
Қазақ КСР Министрлер Кеңесiнiң (Қазақстан Республикасының);
Қазақстан Республикасының конституциясын (1993) қабылдағанға дейiн қызмет еткен Қазақ ССР басқа да мемлекеттiк органдарының
2) жаңа мұрағат қорлары пайда болды:
Қазақстан Республикасы Президентiнiң
Қазақстан Республикасы Парламентiнiң. Қос палатаның – Қазақстан Республикасы Парламентi Мәжiлiсiнiң және Қазақстан Республикасы Парламентi Сенатының құжаттары екi мұрағат қорын қалыптастырады;
Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының
Қазақстан Республикасы Жоғарғы төрелiк сотының
Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесiнiң
Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сот Кеңесiнiң
Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының
Республикалық бюджеттiң атқарылуын бақылау жөнiндегi есеп комитетiнiң
Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкiнiң
Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, жергiлiктi сайлау комиссияларының
Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетiнiң (1995 жылдан бастап Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң);
Қазақстан Республикасы орталық атқарушы органдарының және олардың ведомстволарының
әкiмшiлiк басшыларының (1994 жылдан бастап ауылдық, кенттiк, 1992 жылдан бастап облыстық, аудандық, қалалық) және облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) (1995 жылдан бастап), аудандардың (облыстық маңызы бар қалалардың), қалардағы аудандардың, аудандық маңызы бар қалалардың, кенттердiң, ауылдардың, ауылдық округтардың әкiмдерi және олардың аппараттарының
Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың), аудандардың (облыстық маңызы бар қалалардың) мәслихаттары және олардың аппараттарының. «Қазақстан Республикасының Конституциясына сәйкес жергiлiктi және атқарушы органдардағы және мәслихаттардағы өкiлдердi сайлау туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес сайланған мәслихат-кеңестердiң құжаттары бiрегей қорды және бiрегей тiзiмдеменi құрайды;
3) бiрегей мұрағат қорын мынадай:
облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың), қалардағы аудандардың, Қазақ КСР аудандық маңызы бар қалалардың халықтық депутаттар кеңесiнiң атқарушы комитетiнiң салалық басқарма және бөлiмдерiнiң және мiндеттерi мен функциялары өзгерiссiз қалған тәуелсiздiк кезеңiндегi Қазақстан Республикасының сәйкесiнше мемлекеттiк басқару органдарының мұрағат құжаттарынан құрастырылады.
Бұндай жағдайда бiрiктiрiлген мұрағаттық қор құрылуы мүмкiн. Тәуелсiздiк кезеңiнде тиiстi мемлекеттiк басқару органдарының құжаттары бiрiктiрiлген мұрағат қорына жеке тiзiмдемелермен енгiзiледi. Тұрақты сақталатын iстер тiзiмдемесiне титулдық парақ және алғы сөз құрастырылады. Жеке құрам бойынша тiзiмдемелер жалғастырылуы мүмкiн.
174. Жергiлiктi уәкiлеттi және атқарушы органдардың қайта қалыптасуына байланысты (олардың бiрiктiрiлуi, бөлiнуi, сонымен қатар, әкiмшiлiк-аумақтық бiрлiгiнiң мәртебесiнiң ауысуы) жаңа мұрағат қорын пайда болған жергiлiктi мемлекеттiк басқару органдарының мұрағаттық құжаттары қалыптастырады.
175. Жергiлiктi уәкiлеттi және атқарушы органдардың атаулары немесе әкiмшiлiк шекараларының өзгеруi сәйкесiнше жергiлiктi мемлекеттiк басқару органдарының және осы аймақта орналасқан басқа ұйымдардың мұрағаттық құжаттарынан жаңа мұрағат қорын қалыптастыруға негiз бола алмайды.
176. Ұйым қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде жаңа мұрағат қорлары мына жағдайларда:
1) ұйымның нысаналы мақсаты, қызметiнiң бейiнi және функциялары өзгергенде.
Егер басқару органының негiзiнде, өндiрiспен айналысатын ұйым пайда болса, онда оның құжаттары жаңа мұрағат қорын құрайды. өндiрiстiк ұйым басқару органына айналдырылған кезде осыла iстелiнедi.
Ұйымның құзыретi мен функциясы түбегейлi өзгерген және оның негiзiнде жаңа ұйым пайда болған кезде оның құжаттары жаңа мұрағат қорын құрайды.
2) мүлiктiк меншiк нысанының өзгеруiмен ұйым қайта құрылғанда (жекешелендiру, акционерлеу, ұлттық тандыру және басқа).
Мүлiктiк меншiк нысанының өзгеруiне ұшыраған мемлекеттiк ұйымның мұрағаттық құжаттары және жаңадан пайда болған – iзбасар ұйымдардың мұрағаттық құжаттарын егер, мемлекет меншiгiне немесе мемлекеттiк мұрағатқа сақтауға iзбасар ұйымдардың мұрағаттық құжаттарын сәйкесiнше келiсiм-шартпен (келiсiммен) берген жағдайда бiрiктiрiлген мұрағат құруға рұқсат етiледi.
Мұндай қордың тiзiмдемелерiне жеке титулдық парақтар және алғы сөздер құрастырылады. Бұл қорлардағы жеке құрам бойынша құжаттар алдынғы жеке құрам бойынша тiзiмдеменi жалғастырады.
3) функцияларының барлығын немесе бiр бөлiгiн бiр немесе бiрнеше жаңадан пайда болған ұйымдарға таратылған кезде әр жаңа ұйымның құжаттары жаңа мұрағат қорларын құрайды.
177. Басқа ұйымдарға құқық иелену тәртiбiмен құқықтары мен мiндеттерiн бермей қызметiн тоқтату ұйымның таратылуын бiлдiредi. Осы факторға сәйкес таратылған ұйымның құжаттары жеке мұрағат қорын құрайды.
178. Жаңа мұрағат қорын құруға:
1) ұйымның қызметiнiң немесе функциясының аймақтық шекарасының кеңеюi немесе қысқартылуы;
2) алғашқы ұйымның жекелеген функцияларын одан бөлiнген бiр немесе бiрнеше ұйымдарға беру;
3) алғашқы функциялар өзгермей, оның ұйымға, құрылымдық бөлiмшелерiне бағыныстылығының өзгеруi, қайта аталуы немесе өзгерiстер енгiзiлуi;
4) ұйымның мүлiктiк меншiк нысаны өзгермей ұйымның құрылтайшысының өзгеруi;
5) мемлекеттiк мекеменiң меншiк түрi мемлекеттiк кәсiпорынға ауысуы және керiсiнше.
Мемлекеттiк кәсiпорынның шаруашылық жүргiзу құқығына негiзделген мемлекеттiк кәсiпорынға, жедел басқару құқығына негiзделген (қазынашылық кәсiпорын) және керiсiнше қайта құрылуы, құжаттарды жеке мұрағат қорына бөлу үшiн негiз бола алмайды.
Егер кәсiпорын (мекеме) өз қызметiн 1991 жылдан кейiн мемлекеттiк ретiнде атқарып жатқан мемлекеттiк кәсiпорындар мен мемлекеттiк мекемелердiң құжаттары бiрегей мұрағат қорын құрайды;
6) ұйым республикалық меншiктен, коммуналдық меншiкке және керiсiнше ауысуы негiз бола алмайды.
179. Мұрағат қорының хронологиялық шегi:
1) ұйымның мұрағат қоры – нормативтiк құқықтық актiлердiң негiзiнде белгiленетiн олардың пайда болған (тiркелген) және таратылған ресми уақыттары. Бiрнеше нормативтiк құқықтық актiлер бар болса, онда пайда болу уақыты ретiнде ең алғаш қабылданған уақыт алынады;
2) бiрiктiрiлген мұрағат қоры – бiрiктiрiлген мұрағат қоры құрамына құжаттары енгiзiлген ұйымдардың қызмет мерзiмi бойынша пайда болған (тiркелген) уақыты ретiнде ең алғашқы уақыты және таратылу уақыты ретiнде неғұрлым кешi алынады.
180. Ұйым қызметiнiң бастапқы және/немесе соңғы мұрағат құжаттарының жоқ болуына, қор құрамына алғашқы мұрағат құжаттарын кiргiзуге, ұйымның алдағы құқық иеленушiсiне өндiрiспен аяқтау үшiн берiлген iстерге байланысты мұрағат қорларының хронологиялық шегi оны құрастырушы құжаттардың уақыт аралықтарымен сәйкес келмеуi мүмкiн.
Мұрағат қоры шегiндегi құжаттарды ұйымдастыру тәртiбi
181. Физикалық ерекшеленген құжат немесе өзiндiк мәнi бар құжаттарың жиынтығы – сақтау бiрлiгi мұрағат қоры шегiнде есепке алужәне жiктеу бiрлiгi болып табылады.
Iс қағаз жүзiндегi мұрағаттық құжаттардың сақтау бiрлiгi болып табылады. Iс – ерекше тысқа, бумаға бiрiктiрiлген оқшауланған мұрағаттық құжат (тар).
Дыбыс-бейне жазу және электрондық құжаттар сондай-ақ есепке алу бiрлiгi бойынша есепке алынады.
182. Дыбыс-бейне жазу құжаттарының есепке алу бiрлiгi:
1) киноқұжаттар үшiн – киношығармаға немесе белгiлi бiр оқиғаны түсiруге қатысты сақтау бiрлiгiнiң бөлiгi, бiр немесе бiрнеше сақтау бiрлiктерi;
2) фотоқұжаттар үшiн – мазмұндық жағынан бiрiктiрiлген бiр оқиғаға қатысты сақтау бiрлiгiнiң бөлiгi, бiр немесе бiрнеше сақтау бiрлiктерi;
3) үнқұжаттар үшiн – белгiлi бiр оқиғаға қатысты бiрiктiрiлген бiр немесе бiрнеше сақтау бiрлiктерi, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және әдебиет пен өнердiң басқа да белгiлерiмен бiрiктiрiлген бiр немесе бiрнеше сақтау бiрлiктерi;
4) бейнеқұжаттар үшiн – белгiлi бiр оқиғаға қатысты бiр немесе бiрнеше сақтау бiрлiктерi, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және әдебиет пен өнердiң басқа да белгiлерiмен бiрiктiрiлген бiр немесе бiрнеше сақтау бiрлiктерi болып табылады.
183. Дыбыс-бейне жазу құжаттарының сақтау бiрлiгi:
1) киноқұжаттар үшiн – киноүлдiр орамдарының физикалық ерекшелiктерi;
2) фотоқұжаттар үшiн – кадрдың (негатив, дубль негатив, позитив, слайд (диапозитив)), диафильмдердiң, фотобасылымдардың, фотоальбомдар рулондарының физикалық ерекшелiктерi, дисктi тасығыштың және көрiнiстiк түсiрiлiмдердiң ерекшелiктерi;
3) фотоқұжаттар үшiн – магниттiк таспа орамының физикалық ерекшелiктерi, дисктi тасығыштың және дыбыс таспаның физикалық ерекшелiктерi;
4) бейнеқұжаттар үшiн – бейне таспалардың физикалық ерекшелiктерi, дисктi тасығыштардың физикалық ерекшелiктерi болып табылды.
184. Электрондық құжаттардың есепке алу бiрлiктерi ретiнде бiр немесе бiрнеше файлдар жазылған, бiрегей бағдарламалық - ақпараттық нысанды (мәтiн, гипер мәтiн, мультимедиялық нысан, мәлiметтер базасы, мәлiметтер банкi, бiлiм базасы) құрайтын сақтау бiрлiгi немесе сақтау бiрлiктерiнiң кешенi, сонымен қатар, iлеспелiк құжаттама болып табылады.
185. Электрондық құжаттардың сақтау бiрлiгi ретiнде iлеспелi құжаттамамен бiрге тасығыштың физикалық ерекшелiгi (қатты диск, компакт – дискi және басқа да заманауи тасығыштар) қабылданады.
186. Жүйеленген сақтау бiрлiктерi (iстiң) iстiң тiзiмдемесiне енгiзiледi және оларды есепке алуды, iздестiрудi және пайдалануды қамтамасыз ету тәртiбiмен ресiмделедi.
Iстер оларды iшкi ұйымдастыру мен iстер тiзiмдемесiнде (тiзiмдемелерiнде) бекiтуге негiз болатын жүйелеу схемасына (iстер номенклатурасына) сәйкес мұрағат қорының шегiнде жүйеленедi.
187. Iстер номенклатурасы бойынша берiлген ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнiң iстер тiзiмделерiнiң құрамына енгiзiлген iстер және сақталу мерзiмдерi уақытша (10 жылға дейiн) iстер ұйым мұрағатының қорының шегiнде хронологиялық – құрылымдық (құрылымдық-хронологиялық) немесе хронологиялық-функционалдық (функционалдық-құрылымдық) жiктелудi есепке ала отырып орналастырылады.
188. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеудiң сұлбасы қолданыстағы ұйымдардың (осы мұрағат қорын құжаттармен одан әрi толықтыруды есепке ала отырып) және құрылымы жиi өзгерген таратылған ұйымдардың қорына қатысты қолданылады. Жүйелеудiң бұл ссхемасын қолдаған кезде сақтау бiрлiктерi мұрағат қорларына олардың пайда болған (жылдар, кезеңдер бойынша) мерзiмдер бойынша, ал хронологиялық топтың шегiнде ұйымның құрылымдық бөлiмшелерi бойынша топтастырылады.
189. Жүйелендiрудiң құрылымдық-хронологиялық схемасы бөлiмдерi тұрақты, өзгерiске сирек болған ұйым қорларына қатысты, сонымен қатар, таратылған ұйымдардың сақтау бiрлiктерiн жүйелеуде қолданылады.
Бұл жүйенiң схемасы бойынша сақтау бiрлiктерi қор қалыптастырушының құрылымдық бөлiмшелерi бойынша, ал әр құрылымдық топ – сақтау бiрлiгi қалыптасқан уақыт бойынша топтастырылады.
190. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеудiң схемасы құрылымы жиi өзгерген немесе құрылымы жоқ ұйымдарға қатысты қолданылады.
Сақтау бiрлiктерiн хронологиялық-функционалдық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда хронологиялық, содан кейiн қор қалыптастырушының қызметiнiң функциялары бойынша жүргiзiледi. Бұл ретте iстiң топшалары ұйым функциясының маңыздылығын ескере отырып (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтау және өткiзу, кадрлар және тағы басқалар) орналастырылады.
Сақтау бiрлiктерiн функционалдық-хронологиялық жүйелеудiң схемасы бойынша жүйелеу алғашқыда қор қалыптастырушылардың функциялары бойынша, содан кейiн хронологиялық белгiлер бойынша топтастырылады.
191. Құрылымдық бөлiмшелерi жоқ мұрағат қорларының сақтау бiрлiктерiн жүйелеу кезiнде хронологиялық-атаулық немесе атаулық-хронологиялық жүйелеу схемасы: бiрiншi хронология бойынша әр жылдардағы сақтау бiрлiктерiнiң түрлерi бойынша немесе бiрiншi сақтау бiрлiктерiнiң түрлерi бойынша (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және басқалары) және әр түрдiң iшiнде хронология бойынша қолданылады.
192. Сақтау бiрлiктерi жүйелеудiң схемасы бойынша келесi тәртiппен:
1) iс жүргiзумен басталған жылға немесе өндiрiстiк жалғастыру үшiн өзге ұйымдардың (құрылымдық бөлiмшелердiң) келiп түскен сақтау бiрлiктерi;
2) жоспарлар, есептер, сметалар және оларға қатысты құжаттар олардың құрастырылу уақытына қарамастан олар құрастырылған жылдарға: ұзақ мерзiмдi жоспарлар олардың бастапқы жылдарына, ал есептер осы жылдарға – есептiк кезеңнiң соғы жылдары бар сақтау бiрлiктерiнен;
3) бiр бөлiмшенiң iс жүргiзуiнде басталған және аяқтау үшiн басқа бөлiмге берiлген сақтау бiрлiктерi, олар аяқталған бөлiмшеге жатқызылады (бұл ретте бiрiншi бөлiмшенiң атауы жақшаға алынады және соңғысының атауы жазылады);
4) жыл немесе хронологиялық кезең шегiнде сақтау бiрлiктерi ұйым функцияларының маңыздылығына қарай (немесе құжаттардың түрлерi мен әр түрлiлiгiнiң маңыздылығы мен логикалық байланысы бойынша) орналастырылады;
5) жеке iстер болып табылатын сақтау бiрлiктерi қызметкерлердiң жұмыстан босатылған жылдары және тегiнiң әлiпбилiк тәртiбiмен жүйелеу арқылы топтастырылады.
193. Жүйелеудiң соңғы сатыларында сақтау бiрлiктерi, олардың маңыздылығы немесе хронологиялары бойынша орналастырылады.
194. Электрондық құжаттар ақпаратты тасығыштар: (магниттiк таспалар, лазерлiк және қатты дискiлер, компакт-дискiлер, дискеталар) түрлерiне, түрлердiң iшiнде ақпаратты ұсыну түрiне және одан әрi жазылған ақпараттардың сипаттамалары бойынша жүйеленедi.
195. Бiрiктiрiлген мұрағат қорында сақтау бiрлiктерi қор қалыптастырушының маңыздылығы, олар пайда болу хронологиясы, әлiпбилiк атаулар бойынша орналастырылады. Бiрiктiрiлген мұрағаттың құрамына енгiзiлген әр қордың шегiнде, жүйелеудiң әр түрлi сұлбасы қолданылады, оларды таңдау нақты ұйымдардың қызметiнiң сипаттамасынан, олардың құжаттарының құрамы мен көлемiне қарай анықталады. Бiртектi ұйымдардың мұрағат қорлары үшiн жүйелеудiң ортақ сұлбасы қолданылады.
196. Ғылыми-зерттеу және жобалық ұйымдардағы, баспалардағы қолжазбалардың, медициналық ұйымдардағы аурулардың тарихының мұрағат қорларындағы жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттамалары, бақылау органдарының құрамындағы актiлер, сот органдарындағы соттық құжаттамалар және осы тектес құжаттар жеке топқа бөлiнедi және басқарушылық құжаттардан бөлек жүйеленедi.
197. Мұрағат қорының iшiнде ғылыми-техникалық құжаттама түрлерiне қарай (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттiк құжаттама) орналастырылады.
198. Жобалық құжаттама пәндiк-тақырыптық, хронологиялық немесе географиялық жiктелу белгiлерi бойынша орналастырылады.
Жобалық құжаттама:
1)тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша;
2) өнеркәсiптiк құрылыс бойынша;
3) ауыл шаруашылығы құрылысы бойынша;
4) энергетикалық және су шаруашылығының құрылыс бойынша;
5) көлiктiк құрылыс бойынша бөлiнедi.
Әр топ кiшi топтарға жүйелене алады.
Жобалық кезеңнiң құжаттары, жобалауды қабылдаған бiр iздiлiк бойынша орналастырылады.
Үлгiлiк жобалар сериялық нөмiрлер бойынша орналастырылады.
199. Конструкторлық құжаттама әзiрлеу түрiне, хронологиялық немесе нақты әзiрлемелердiң нөмiрлерi бойынша, әзiрлеме iшiнде – ерекшелiктерiне байланысты орналастырылады.
Түрлендiрiлген бұйымдардың конструкторлық құжаттамалары барлық негiзге немесе түрлендiру бар бұйымдардың құжаттамаларының соңында орналастырылады.
Бұйымды сынау бойынша құжаттар хронология бойынша, ал жыл шегiнде – техниканың бағыттылығы мен тiркелу нөмiрлерiне қарай орналастырылады.
200. Технологиялық құжаттама технологиялық процестерге сәйкес жүйеленедi.
201. Ғылыми-зерттеулiк құжаттама хронологиялық қағидамен, жыл шегiнде – тақырыптардың нөмiрлерi, мүлiктiк нөмiрлерi, мемлекеттiк тiркеу кезiнде берiлген нөмiрлер, ғылыми жұмыстардың тақырыптары, әзiрлеушi – автордың (жауапты орындаушының) атаулық немесе тегi бойынша әлiпбилiк, құрылымдық белгiлер бойынша орналастырылады.
Өзге ұйымдардың тапсырыстарын орындау бойынша есептер жеке жүйеленедi.
202. Патенттiк – лицензиялық құжаттама келесi түрлер:
1) өнеркәсiптiк меншiк нысандары (өнертабыс, пайдалы модельдер, өнеркәсiптiк үлгiлер, өсiмдiк түрлерi, тауар белгiлерi, қызмет көрсету белгiлерi);
2) күзеттiк құжат (патент, куәлiк) бойынша орналастырылады.
Әр түрдiң шегiнде – күзеттiк құжаттарды беру туралы шешiм қабылданған патенттер мен куәлiктердiң нөмiрлерi; өтiнiштердiң нөмiрлерi және күзеттiк құжаты беруден бас тарту туралы өтiнiштердiң нөмiрлерi бойынша.
203. Киноқұжаттар мен видеоқұжаттар:
1) түрлерiне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер;
2) фильмдердiң, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай; жеке кино - теле сюжеттердiң өндiрiстiк нөмiрлерi бойынша;
3) есепке алу бiрлiктерiне (толықтыру);
4) түстi (түрлi-түстi, ақ-қара);
5) үлдiрдiң пiшiнi (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленедi.
Сақтау бiрлiктерi кешендi элементтер бойынша, ал олардың iшiнде – киноқұжат бөлiмiнiң реттiк нөмiрi бойынша орналастырылады.
Киноқұжаттың кешенi бiр фильмдерге, арнайы шығарылымдарға, киножурналдарға, жеке кино- және телесюжеттерге қатысты түпнұсқалармен көшiрмелерден тұрады.
Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттардың кейбiр түрлерiне жеке тiзiмдеме құрастырылады.
204. Фотоқұжаттар мына түрлер:
1) әр түстi негативтер (түрлi-түстi немесе ақ-қара) және 2-8 сандарымен белгiленген көлемдерi (2 саны 2,5см. х 3,5.см.; 3 – 6 см. х 6 см.; 4 – 6 см. х 9 см.; 5 – 9 см. х 12 см.; 6 – 10 см. х 15 см.; 7 – 13 см, х 18 см.; 8 – 18 см. х 24 см) көлемдегi негативтерге сәйкес келедi) бойынша жүйеленедi.
Көлемi кiшi, 6-8 көлемдi негативтердi жүйелеу кезiнде оларды бiр топқа бiрiктiруге рұқсат етiледi.
2) әр түстi слайдтар (диапозитивтер);
3) позитивтер, фото басылымдар;
4) фотоальбомдар;
5) диафильмдер;
6) «Э» әрпiмен белгiленетiн электрондық құжаттар (сандық немесе заманауи тасығыштардағы фотоқұжаттар).
Фотоқұжаттардың кейбiр түрлерiне жеке тiзiмдеме құрастырылады.
Фоноқұжааттар, ақпаратты дыбыстық жазу түрлерi – фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттiк, лазерлiк болып жүйеленедi. Белгiлi бiр жазба түрiнiң фоноқұжаттына жеке тiзiмдеме құрастырылады. Үнқұжаттың iшкi түрлерi сақтау бiрлiктерiне және толықтырулары бойынша орналастырылады.
Есепке алу бiрлiктерiнiң iшiндегi сақтау бiрлiктерi сыртында бейнеленген өндiрiстiк нөмiрдiң тәртiбi, ал кешеннiң iшiнде мына бiр iздiлiкпен: түпнұсқа, көшiме бойынша орналастырылады.
Үнқұжаттардың кешенi белгiлi бiр есепке алу бiрлiгiне қатысты түпнұсқа мен көшiрмеден тұрады.
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыру тәртiбi

5. Құжаттарды есепке алу
Ұйым мұрағатының құжаттарын есепке алу тәртiбi
218. Ұйым мұрағатындағы құжаттарды есепке алу – мұрағаттық құжаттардың есепке алу бiрлiктерiндегi саны мен құрамын анықтау және әрбiр есепке алу бiрлiгiн белгiлi бiр кешенге және оларды есептiк құжаттардағы жалпы санына жатқызуды белгiлеу.
Есептiк құжаттар белгiленген нысанда мұрағаттық құжаттардың келiп түсуiн, шығуын, санын, құрамын және жай-күйiн есепке алу бiрлiгiнде жазатын құжаттар кешенi болып табылады.
Ұйым мұрағатындағы құжаттарды есепке алу оларды сақтауды және олардың бар-жоғын бақылауды қамтамасыз етудiң бiрден-бiр құралы болып табылады.
219. Мұрағаттағы сақтауда тұрған барлық, соның iшiнде өңделмеген және бұл мұрағатқа жатпайтын құжаттар да есепке алынуы тиiс.
Ұйым мұрағатының, мұрағат iсi саласындағы уәкiлеттi орган белгiлеген тәртiппен сақтауда тұрған Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын есепке алуды жүзеге асырады және есептiк мәлiметтi тиiстi мұрағаттық мекемеге жiбередi.
220. Есепке алу мұрағаттық құжаттарға (есепке алу бiрлiктерiне, сақтау бiрлiктерiне), мұрағаттық шифрдiң бiр бөлiгi болып табылатын, нөмiрлер беру арқылы жүргiзiледi.
Мұрағаттық шифр – сақтау бiрлiгiнiң әрқайсысын есепке алу және сәйкестендiру мақсатында белгiлеу.
Мұрағаттық шифр: мемлекеттiк мұрағаттың тұрақты сақтауына алғаш рет келiп түскен құжаттарын ресiмдегеннен кейiн мемлекеттiк мұрағат беретiн мұрағаттық қор, тiзiмдеме, сақтау бiрлiгiнiң нөмiрлерiнен тұрады.
221. Құжаттарды есепке алудың негiзгi бiрлiгi ақпарат тасығыштардың түрiне, әдiсiне және нығайту техникасына қарамастан:
1) мұрағаттық қор, мұрағаттық коллекция;
2) сақтау бiрлiгi болып табылады.
222. Ұйым мұрағатында құжаттарды есепке алу:
1) бiрыңғай есепке алу бiрлiгiн қолдана отырып орталықтандыру;
2) мұрағаттық құжаттарымен жұмыс жасаудың барлық сатысында оларды есепке алудың сабақтастығын сақтауға негiзделген бiрыңғайлау;
3) есепке алу құжаттарына дер уақытында және жедел өзгерiстер енгiзу немесе жаңа есепке алу құжаттарын құрастыруды қамтамасыз ететiн динамикалық
4) есепке алудың толықтығы және шүбәсiздiгi негiздерiн сақтау арқылы жасалады.
223. Iстердiң, құжаттардың тiзiмдемесiнен басқа есептiк құжаттар қызмет бабында пайдалануға арналған және олар пайдаланушыларға берiлмейдi.
Барлық есептiк құжаттар мұрағат қоймаларындағы сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады.
224. Негiзгi есептiк құжаттардағы әрбiр жазбаның негiзi ұйым мұрағатындағы құжаттардың келiп түсуi, басқа ұйым мұрағатына немесе мемлекеттiк мұрағатқа тапсыруға байланысты ұйым мұрағатынан құжаттардың шығарылуы, сақтауға жатпайтын құжаттардың жоюға бөлiнуi, iздестiру жолы таусылып, құжаттардың табылмауы, түзетуге келместей болып бүлiнуi болып табылады.
225. Негiзгi есептiк құжаттар:
1) осы Қағидаларға 25-қосымшаға сәйкес ұйым мұрағатына келiп түскен және шыққан әрбiр құжатты, сондай-ақ уақытша сақтауға келiп түскен және белгiлi бiр хронологиялық уақытта шығарылған құжаттардың саны мен құрамын есепке алу, олардың жай-күйiн жазбалауға арналған келiп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кiтабы;
2) осы Қағидаларға 3-11-қосымшаларға сәйкес сақтау бiрлiктердi жекелеп және жиынтық түрде есепке алу, оларды жүйелеудiң тәртiбiн бекiту, атаулары осы тiзiмдемеге енгiзiлген құжаттардың құрамы мен көлемiндегi өзгерiстердi есептеу үшiн жасалған iстердiң, құжаттардың тiзiмдемесi;
Iстер, құжаттар тiзiмдемесi тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы iстер мен жеке құрам бойынша iстердi есепке алудың бастапқы есептiк құжаты болып табылады.
Қандай да болмасын аяқталған тiзiмдеменiң барлық iстерi шығарылса да оның нөмiрi басқа тiзiмдемеге берiлмейдi. «Ескерту» бағанында әрбiр шығарылған сақтау бiрлiгiнiң (есепке алу бiрлiгiнiң) тұсына «Шығарылған» деген белгi қойылады.
Жекелеп есепке алу әрбiр iске (сақтау бiрлiгiне) жеке нөмiр беру жолымен жүзеге асырылады.
Тiзiмдемелердегi iстердi, құжаттарды жиынтық түрде есепке алу тiзiмдемеге қорытынды жазба жазу арқылы жасалады. Қорытынды жазбада сақтау бiрлiктерiнiң саны (цифрмен және жақшаның iшiнде жазумен), жиынтық тiзiмдеме бойынша сақтау бiрлiгiнiң бiрiншi және соңғы нөмiрлерi көрсетiледi. Қорытынды жазбада есепке алынбаған нөмiрлерi, литерлiк нөмiрлерiмен сақтау бiрлiктерi, шығарылған сақтау бiрлiктерi бар болса ескертiледi.
Жылдық бөлiмдерден тұратын аяқталған iстер, құжаттар тiзiмдемесiнiң барлығына ортақ жалпы қорытынды жазба жасалады.
Iстердiң шығарылуына, келiп түсуiне, бiрiктiрiлуiне немесе бөлiнуiне байланысты тiзiмдемедегi iстер, құжаттар көлемiнiң әрбiр өзгерiсi тiзiмдемеге жасалған қорытынды жазбада тиiстi құжаттар негiзiнде көрсетiледi.
Ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнiң iстер, құжаттар тiзiмдемесi тиiстi iстердiң жиынтық тiзiмдемесiн құрастырғанға дейiн есептiк құжат есебiнде пайдаланылады, тiзiмдемеге енген жылдардың iстерi мемлекеттiк мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсырылғанға немесе жоюға бөлуге дейiн қор iстерiнде сақталады.
3) осы Қағидаларға 26-қосымшаға сәйкес iстердегi парақтар санын есепке алу үшiн жасалатын iстiң куәландырма парағы;
4) осы Қағидаларға 27-30-қосымшаларға сәйкес ұйым мұрағатының паспорты;
5) қор жасаушы мен қор тарихы жөнiндегi құжаттар кешенi қор iсi болып табылады. Қор iсi әрбiр мұрағаттық қорға жасалады.
Ұйым мұрағатында қағаз және/немесе электрондық тасығыштарда жүргiзуге болатын қосымша есептiк құжаттар жасауға құқылы.
226. Келiп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кiтабы мұрағаттық қорлар және iстер құрамы мен көлемiндегi күнделiктi және қорытынды (әрбiр жылдың 1 қаңтарына) өзгерiстердi есепке алуға арналған. Келiп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кiтабы ұйым мұрағатының паспортын толтырғанда негiз болады.
Әрбiр келiп түскен немесе шыққан құжаттарға дербес реттiк нөмiр қойылады.
Егер құжаттар бiрнеше мұрағаттық қорлардан келiп түссе, онда деректер әрбiр мұрағаттық қор (мұрағаттық қордың атауы, бар болса оның нөмiрi және тағы басқалары) бойынша сол реттiк нөмiрмен жаңа жолдан жазылады.
Жыл сайынғы келiп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кiтабында жыл бойы келiп түскен және шыққан құжаттар санының қорытындысы шығарылады.
227. Қор iсi әрбiр мұрағаттық қорға жасалады. Оған қор жасаушы-ұйымның тарихын айқындайтын және оның мұрағаттық қорының құжаттары енгiзiледi:
1) тарихи анықтама;
2) мұрағаттық қорды жүйелеу схемасы;
3) тексерiс парағы;
4) ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнiң iстер тiзiмдемесi (тiзiмдемеге енген жылдардың iстерi мемлекеттiк мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсырылғанға немесе жоюға бөлуге дейiн);
5) тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға iстердi, құжаттарды тапсыру актiсi;
6) сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт;
7) табылмаған мұрағаттық құжаттарды есепке алу карточкасы;
8) iстердiң толықтығы мен жай-күйiне тексеру жүргiзгенi туралы актi және мұрағаттық қордың құрамы мен көлемiндегi өзгерiстердi белгiлейтiн басқа да құжаттар ұйым мұрағатының барлық есептiк құжаттарына өзгерiс енгiзу туралы белгiмен ғана қор iсiне енгiзiледi. Актiлер мұрағаттық қор шегiнде актiлердiң түрi бойынша жалпы тәртiппен нөмiрленедi.
Мұрағаттық қор iстерiндегi барлық құжаттар хронологиялық ретiмен орналастырылады. Қор iстерiнiң құжаттарына iшкi тiзiмдеме жасалады, iс парақтары нөмiрленедi, қор iсiне куәландырма жазба толтырылады. Қордың толықтырылу шамасына қарай куәландырма жазбасы мен iшкi тiзiмдеме қайта жасалады.
Әрбiр қор iсiне тиiстi мұрағаттық қордың нөмiрi қойылады.
228. Ұйым мұрағатының паспорты жыл сайын жасалады және одан әрi Ұлттық мұрағат қоры және оны толықтыру көздерi құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы деректер Жинағына (Каталогына) (бұдан әрi - Жинақ) мәлiметтердi енгiзу үшiн үш жылда бiр рет тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тапсырады. Мәлiметтердi Жинаққа енгiзу «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңында көзделген.
Ғылыми-техникалық, электрондық құжаттаманы есепке алу тәртiбi
229. Ғылыми-техникалық құжаттаманың әрбiр есепке алынатын бiрлiгi негiзгi тiркеу құжаттарынан басқа осы Қағидаларға 31-қосымшаға сәйкес түгендеу кiтабында және осы Қағидаларға 32-қосымшаға сәйкес ғылыми-техникалық құжаттаманы тiркеу карточкасында тiркеледi және есепке алынады. Осы Қағидаларға 15-қосымшаға сәйкес тұрақты сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттаманың жобалар, проблемалар тiзбесi де ғылыми-техникалық құжаттаманы есепке алу мақсатында қолданылады.
230. Түгендеу кiтаптары негiзгi шимайжазбалар, титулдық парақтар деректерiнiң мәлiметтерiмен толтырылады.
231. Түгендеу нөмiрi бiрнеше парақтан тұратын жобалық, конструкторлық, технологиялық құжаттаманың түпнұсқалары мен телқұжаттарының әр парағына қойылады.
232. Ғылыми-техникалық құжаттаманың (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттiк-лицензиялық) әрбiр түрi бойынша түгендеу кiтабы жеке жүргiзiледi.
233. Жобалық құжаттаманың түпнұсқалары жобаның келiп түсуiне қарай жекеленген бөлiктерi бойынша тiркеледi.
Жеке түгендеу кiтабы:
1) жобалық құжаттаманың түпнұсқаларына;
2) басқа ұйымдардың жобалық құжаттарының көшiрмелерiне;
3) тұрпатты жобаларға жасалады.
Көшiрмеленген жобалық құжаттама түптелген томдар бойынша есепке алу карточкаларында тiркеледi.
234. Басқа ұйымдардан келiп түскен конструктолық және технологиялық құжаттама үшiн түпнұсқалар мен сызбаларды есепке алу мүлiктiк кiтабы негiзгi және қосалқы өндiрiс бұйымдарына жеке-жеке жүргiзiледi.
Конструкторлық және технологиялық құжаттаманың қабылданған түпнұсқалары байланыстылығы бойынша парақтап тiркеледi.
Басқа ұйымдардан қабылданған конструкторлық және технологиялық құжаттардың көшiрмелерi, әрбiр бумаға, альбомға немесе жекеленген құжатқа жасалатын жеке мүлiктiк кiтап пен есепке алу карточкаларында тiркеледi.
235. Ғылыми-зерттеу құжаттамасын есепке алу үшiн осы Қағидаларға 33-қосымшаға сәйкес жеке мүлiктiк кiтап жүргiзiледi.
236. Патенттiк құжаттама осы Қағидаларға 34-қосымшаға сәйкес өнер табысқа патент алуға берген өтiнiштердi тiркейтiн журналдарда тiркеледi.
237. Әрбiр электрондық құжатты есепке алу бiрлiгi туралы мәлiмет осы Қағидаларға 35-қосымшаға сәйкес деректердiң есептiк базасына немесе есептiк карточкаларына енгiзiледi.
Қор жасаушы-ұйымдардың мұрағаттық қоры құрамындағы электрондық құжаттары осы Қағиданың 9-қосымшасына сәйкес тұрақты сақталатын электрондық құжаттардың тiзiмдемелерi бойынша есепке алу бiрлiгiмен және сақтау бiрлiгiмен есепке алынады. Ақпараты электрондық тасығыштардағы құжаттардың ақпараттық көлемi мегабайттарда (Мбайт) көрсетiледi.
238. Ұйымның электрондық мұрағатына уақытша сақтауға келiп түсетiн электрондық құжаттар осы Қағидаларға 25-қосымшаға сәйкес келiп түскен және шыққан құжаттар кiтабында есепке алынады. Әрбiр келiп түскен немесе шыққан, сондай-ақ қорытынды жазбадағы жыл сайынғы және көбейген құжаттардың саны: есепке алу бiрлiгiнде/сақтау бiрлiгiнде/Мбайттарда қиғаш сызықшамен бөлiнiп көрсетiледi.
239. Жаңа тасығыштарға қайта жазу немесе көшiрмелеу (айырбастау) салдарынан болған сақтау бiрлiгiнде және/немесе электрондық құжаттардың ақпараттық көлемiндегi санының өзгеруi, осы Қағиданың 36-қосымшасына сәйкес қайта жазу мен көшiрмелеу туралы актiде, электрондық құжаттарға жасалған тiзiмдемеге жаңа қорытынды жазбаларда жазылады.
240. Электрондық құжаттар сақтайтын ұйым мұрағатының төлқұжатында, осы Қағидаларға 28-қосымшаға сәйкес қағаз тасығыштарда аналогi жоқ (жасалмаған) арнаулы ақпараттық ресурстары есептеледi.
Төлқұжат жыл сайын жасалады және Жинаққа мәлiметтердi одан әрi енгiзу үшiн үш жылда бiр рет тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа жiберiледi.
241. Қосалқы есептiк құжат ретiнде осы Қағидаларға 36-қосымшаға сәйкес электрондық құжаттарды көшiрмелеу мен қайта жазуды есепке алатын журнал болып табылады.
Деректер базасын есепке алу және жүргiзу тәртiбi
242. Деректер базасының есебi мынадай мақсаттарда жүргiзiледi:
1) ұйым мұрағатының төлқұжатын автоматтандырылған жүйеде жасау;
2) сан алуан статистикалық мәлiметтер, талдау кестелер, сондай-ақ мұрағаттық құжаттар көлемiнiң, құрамы мен жай-күйiнiң өзгерiстер динамикасы туралы автоматтандырылған жүйеде дайындау;
3) ұйым мұрағатында белгiленген уақыт аралығындағы құжаттардың бар-жоғы туралы жедел мәлiметтер беру.
243. Деректер базасының есептiк деректемелер тiзбесi есепке алу нысанын жазбалаудың негiзгi көрсеткiштерiне сәйкес жасалады: мұрағаттық қор, сақтау бiрлiгi, есепке алу бiрлiгi, тиiстi жиынтық iстер тiзiмдемесiне енгiзiлген сақтау бiрлiктерiнiң, есепке алу бiрлiктерiнiң тобы.
244. Деректер базасының есебi ұйым мұрағатында бар басқа ақпараттық деректер базасымен өзара байланыста болады және мемлекеттiк мұрағаттың тиiстi деректер базасының есебiмен сыйымды (сәйкес) болуы тиiс.
Деректер базасы есебi мен әдеттегi негiзгi есептiк құжаттар сабақтастығы негiзгi есептiк құжаттар деректер базасындағы деректемелерiн қолдануды қамтамасыз етедi.
245. Деректер базасының есебi есептiк құжаттар негiзiнде толтырылады. Деректер базасын бiркелкi толтыру мен жүргiзудi қамтамасыз ету үшiн деректер базасының әрбiр деректемесiнiң мазмұнын және оның жүргiзiлуiн ұйымдастыруды (баяндайтын) жазбалайтын нұсқаулық әзiрленедi. Жұмыс бастаудың алдында ұйым мұрағатының есептiк құжаттарына мақсатты түрде салыстыру жұмысы жүргiзiледi.
6. Мұрағаттық құжаттарды пайдалану
Ғылыми-анықтамалық аппарат үшiн мұрағаттық құжаттарды сипаттау тәртiбi
246. Мұрағат пайдаланушыларға мұрағаттық құжаттарға арналған ғылыми-анықтамалық аппаратты (анықтамалық-iздестiру құралдарын) (бұдан әрi – ҒАА) ұсынады (мұрағаттық анықтамалықта берiлген құжатты ақпараты бар мұрағаттық құжаттарды iздестiру үшiн арналған мұрағаттық құжаттарды сипаттау жиынтығы).
247. Бiртұтас ғылыми-әдiстемелiк негiзде жасалған мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы мұрағаттық анықтамалықтар, (мұрағаттың ҒАА жүйесi), бiрiмен-бiрi өзара байланысты және бiрiн-бiрi толықтырып тұратын кешен өзiне мұрағатта мiндеттi түрде пайдаланылатын мұрағаттық анықтамалықтарды (iстер, құжаттар тiзiмдемесi; жөнсiлтер; жүйелi каталог) және қосымша мұрағаттық анықтамалықтарды (көрсеткi, шолу) қамтиды. Қосымша мұрағаттық анықтамалықтарды жүргiзудiң мақсаттылығын ұйым мұрағаты белгiлейдi.
248. Ұйымның iс жүргiзуiнде және мұрағатында құрылатын есептiк-анықтамалық аппараттың ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесiндегi сабақтастығы, оның мемлекеттiк мұрағаттар ғылыми-анықтамалық аппараты жүйесiмен үйлесiмi iске асырылады.
Ұйым мұрағатының ғылыми-анықтамалық аппараты жүйесiнiң сабақтастығы оны құрудың талаптары мен қағидаттарының бiртұтастығына негiзделедi.
249. Мұрағаттық құжаттарды жазбалау (мұрағаттық анықтамалықтар үшiн ақпарат жасау) үш деңгейде жүргiзiледi:
1) мұрағаттық қор;
2) сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi;
3) мұрағаттық құжат.
250. Мұрағаттық анықтамалықтың негiзi мынадай мiндеттi мәлiметтердi баяндайтын тiзiмдеменi сипаттау болып табылады:
1) ақпаратты тану (мұрағаттық қор, сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi, мұрағаттық құжаттың атауы мен анықтамалық деректерi);
2) ақпараттың құрамы мен мазмұны;
3) қол жеткiзудiң шарттары мен ақпаратты пайдаланудың шарттары туралы;
4) мұрағаттық қордың тарихы бойынша (мұрағаттық қор деңгейi үшiн).
251. Қажет болған жағдайда тiзiмдеменi сипаттауға түпнұсқалардың тұрған орны туралы қосымша мәлiмет: қор жасаушының мұрағаттық құжаттары басқа мұрағаттық қор құрамында бар болуы және олардың сақталған орны, библиографиясы және басқалары туралы енгiзiледi.
252. Мұрағаттық қор деңгейiндегi мұрағаттық анықтамалықтың тiзiмдеменi сипаттауы өзiне:
1) мұрағаттық қордың атауын қамтиды;
2) мұрағаттық қор туралы анықтамалық деректердi қамтиды. Мұрағаттық қор туралы анықтамалық деректер мұрағаттық шифр (қор нөмiрi); құжаттаманың түрлерi бойынша сақтау бiрлiгiндегi және/немесе есепке алу бiрлiгiндегi мұрағаттық қордың көлемi; құжаттаманың әрбiр түрi бойынша мұрағаттық құжаттардың уақыт аралығы; қор iшiнде ғылыми-анықтамалық аппараты бар тiзбе элементтерiнен тұрады;
3) қордың тарихи анықтамасын қамтиды. Қордың тарихи анықтамасы қор жасаушының тарихы бойынша ақпараттан және мұрағаттық қордың тарихынан тұрады;
Қор жасаушының тарихы бойынша мәлiмет өзiне: оның құрылған датасын, атауының өзгергенiн, қайта ұйымдастырылғанын, таратылғанын, ведомстволық бағыныстылығын, құрылымы мен функциясын, бұрынғы ұйым мен құқықтық мұрагерiнiң атауын қамтиды. Жеке тектiк мұрағаттық қордың қор жасаушысы туралы мәлiмет өзiне оның қысқаша өмiрбаян деректерiн (тегiн, есiмiн, әкесiнiң атын, бүркеншiк есiмiн, бұрынғы тегiн, өмiр сүрген уақытын, мамандығын, қызметтiк және қоғамдық қызметi туралы деректерiн) қамтиды. Отбасы, тек мұрағаттық қоры үшiн мұндай мәлiмет әрбiр туыстары туралы берiледi. Бiрiктiрiлген мұрағаттық қорға ортақ тарихи анықтама жасалады.
Мұрағаттық қор тарихы бойынша мәлiмет оның мұрағатқа келiп түскен уақытын, мұрағаттық құжаттардың көлемi мен уақыт аралығын, олардың сақталу дәрежесiн; мұрағаттық қордың құрамындағы және көлемiндегi өзгерiстерi мен олардың себептерiн, басқа ұйымдардың немесе тұлғалардың мұрағаттық құжаттарының бары туралы (қорға енгiзiлуi); мұрағаттық қорға жасалған ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы туралы ақпаратты қамтиды. Мұрағаттық коллекция үшiн уақыты, шарттары, оның жасалуының себептерi; қалыптасуының принциптерi; мұрағатқа келiп түскенге дейiнгi колекцияның тұрған орны; құрастырушы туралы мәлiметтер көрсетiледi.
Қордың тарихи анықтамасы мұрағаттық қордың көлемi өзгерген кезде, сондай-ақ қор жасаушы таратылған, құрылымы, функциясы өзгертiлген және тағы сол сияқты жағдайларда толықтырылады.
4) мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы аннотацияны қамтиды. Мұрағаттық қордың мұрағаттық құжаттары құрамы мен мазмұны туралы аңдатпасы тақырыптар хронологиясын көрсетiп және олардың географиялық (әкiмшiлiк-аумақтық) шекараларын белгiлей отырып қор жасаушының қызмет бағытын айқындайтын құжаттардың түрi бойынша қысқаша қорытынды сипатын және тақырыптары бойынша олардың мазмұнын қамтиды;
5) қол жеткiзу мен пайдалану шарттары туралы ақпаратты қамтиды. Мұрағаттық қордың мұрағаттық құжаттарына қол жеткiзудiң және оларды пайдаланудың шарттары қол жеткiзiлуi және оларды пайдаланудың тәртiбi Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор жасаушымен шек қойылған мұрағаттық құжаттардың бар болуы туралы мәлiметтi, сондай-ақ аса құнды құжаттардың түпнұсқасының бар болуы, соның iшiнде Қазақстан Республикасы ұлттық игiлiгi нысанасына жатқызылған құжаттар мен физикалық жай-күйi қанағаттанарлықсыз жағдайдағы құжаттар туралы; пайдалану қорының бар болуы туралы мәлiметтердi қамтиды;
6) библиографияны қамтиды. Мұрағаттық қорға жасалған библиография осы қор бойынша анықтамалықтар мен қор негiзiнде орындалған құжаттық жарияланымдар тiзiмiн қамтиды.
253. Мұрағаттық анықтамалықтың тiзiмдеменi сипаттауы сақтау бiрiлiг/есепке алу бiрлiгi деңгейiнде:
1) сақтау бiрiлiгiнiң/есепке алу бiрлiгiнiң реттiк нөмiрiн;
2) ескi мүлiктiк нөмiрiн;
3) сақтау бiрiлiгiнiң/есепке алу бiрiлiгiнiң тақырыптарын қамтиды.
Басқару құжаттамасы сақтау бiрлiгiнiң, жеке тектiк мұрағаттық құжаттар сақтау бiрлiгiнiң тақырыптары:
мұрағаттық құжаттар түрiнiң атауын;
мұрағаттық құжат (тар) авторын (ларын);
құжаттар жiберiлген немесе алынған хат алушыны (ларды) немесе хат алмасушыны (ларды);
көрсетiлген құжаттардың мазмұнына қатысты мәселенi немесе нәрсенi, оқиғаның атауын, фактiнi, орнын, тұлғаның тегi мен аты-жөнiн қамтиды;
оқиғаның уақытын қамтиды.
Қажеттi мәлiметтер болмаған жағдайда тақырыпқа түсiндiрме ақпарат: «авторы белгiсiз», «уақыты жоқ», «ж....бұрын емес» және тағы басқалар жазылады.
Жобалық немесе конструкторлық құжаттама сақтау бiрлiгiнiң тақырыбы нысананың шифрiн, жобаның, сатының, бөлiктiң атауын, томның нөмiрiн, авторын, әзiрлеменiң аяқталған жылын қамтиды.
Кинобейнеқұжатты есепке алу бiрлiгiнiң тақырыбы фильмнiң, арнаулы шығарылымның, киножурналдың авторлық атауын немесе кинода/телесюжетте бейнеленген оқиғаның атауын, өндiрiстiң уақытын және/немесе түсiрiлiмнiң уақытын, түсiрiлiмнiң режиссерiнiң және/немесе операторының тегi мен аты-жөнiн, құжаттың тiлiн қамтиды.
Үнқұжатты есепке алу бiрлiгiнiң тақырыбы үнқұжаттың атауын және жанрын, фотоқұжатта айқындалған оқиғаның атауын, орнын және уақытын қамтиды. Фотоқұжаттың атауы болмаған жағдайда теле- және радиохабардың, сөйлеген сөздiң, әңгiме және басқалардың негiзгi мазмұны көрсетiледi. Әдебиет және өнер шығармасының жазбасы бар фотоқұжатты есепке алу бiрлiгiнiң тақырыбы шығарманың және оның жанрының атауын, егер фоноқұжаттың авторлық атауы белгiсiз және бұрын жарияланбаған шығарма болса, жақшаға алынған мәтiннiң бiрiншi жолын; шығарманың өзiнiң, оның өңделгенiнiң, үзiндiсiнiң, аудармасының авторларының және/немесе орындаушыларының тегi мен аты-жөндерiн; үнқұжаттың тiлiн қамтиды.
Фотоқұжатты сақтау бiрлiгiнiң тақырыбы бейнелеудiң немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтiң сипаттамасын, автордың тегi мен аты-жөнiн, түсiрiлiмнiң орны мен уақытын қамтиды.
4) сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi туралы анықтамалық деректер:
мұрағаттық шифр (қор нөмiрлерi; iстер, құжаттар тiзiмдемесi нөмiрлерi; сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi нөмiрлерi) элементтерiнен;
сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi көлемiнен: қағаз негiздегi мұрағаттық құжаттар үшiн – парақтар саны; кино-, бейне-, үнқұжаттар үшiн (түрiне байланысты) есепке алу бiрлiгiндегi сақтау бiрлiгiнiң немесе сақтау бiрлiгiндегi есепке алу бiрлiгiнiң саны, метражы, хронометражы, дыбысталған уақыты (минуты және секунд); фотоқұжат үшiн сақтау бiрлiгiн құрайтын негативтер саны; фотоальбомдар үшiн фототаңбалардың саны;
мұрағаттық құжаттардың уақыт аралығынан; дыбыстық-бейнелiк құжаттар үшiн жазба немесе қайта жазу уақыты;
5) түпнұсқалығына/көшiрмеге нұсқаудан;
6) тасығыштар түрiне немесе жаңғыртудың әдiстерiне нұсқаудан. Жазбалау кезiнде сақтау бiрлiгiн/есепке алу бiрлiгiн материалдық тасығыштардың түрлерi ретiнде:
басқару құжаттамасы мен жеке тектiк мұрағаттық құжаттар үшiн – қағаз, калька, пергамент және сол сияқтылар;
дыбыстық жазба үнқұжаттары үшiн – тасығыш материалы;
магниттi жазба үнқұжаттары үшiн – магниттi таспа типi;
бейнеқұжаттар үшiн – жазба пiшiнi;
фото- және кино құжаттар үшiн – үлдiр пiшiнi мен негiзi, жарық беру;
электрондық құжаттар үшiн – компакт-дискi және/немесе басқа тасығыш;
7) қол жеткiзудiң шарттары мен мұрағаттық құжаттарды пайдалану, тiлi, сыртқы ерекшелiктерi. Сақтау бiрлiгiне/есепке алу бiрлiгiне қол жеткiзудiң шарттары қол жеткiзiлуi және оларды пайдаланудың тәртiбi Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор жасаушымен шек қойылған мұрағаттық құжаттардың бары туралы мәлiметтi, сондай-ақ аса құнды құжаттардың түпнұсқасының бары, соның iшiнде Қазақстан Республикасы ұлттық игiлiгi нысанасына жатқызылған құжаттар мен физикалық жай-күйi қанағаттанарлықсыз жағдайдағы құжаттар туралы мәлiметтi; пайдалану қорының бар екенi туралы, мұрағаттық құжаттардың тiлi және сыртқы ерекшелiктерi туралы; сақтау бiрлiгiне/есепке алу бiрлiгiне ҒАА бар екенi туралы мәлiметтердi қамтиды.
Қажет болған жағдайда тiзiмдеменi сипаттау мұрағаттық қор мен оның құрылымдық бөлiктерiнiң (құжаттар, iстер тiзiмдемесi) атауымен, жекеленген мұрағаттық құжаттардың немесе олардың осы сақтау бiрлiгi/ есепке алу бiрлiгi топтарының аңдатпасымен толықтырылады.
254. Мұрағаттық анықтамалықтың тiзiмдеменi сипаттауы мұрағаттық құжат деңгейiнде қамтиды:
1) тақырып. Мұрағаттық құжаттың тақырыбы: мұрағаттық құжат түрiнiң атауын; авторын; құжат жiберiлген немесе алынған хат алушыны немесе хат алмасушыны; мәселе немесе нәрсенi, оқиғаны, фактiнi, тұлғаны, көрсетiлген құжаттың мазмұнына қатысты орынның атауын, оқиғаның уақытын қамтиды. Қажеттi мәлiметтер болмаған жағдайда тақырыпқа: «авторы белгiсiз», «уақыты қойылмаған» деген түсiндiрме ақпарат жазылады. Тақырып, қажет болған жағдайда, тақырыбында айқындалмаған осы құжаттың мазмұнын ашатын аннотациямен толықтырылады;
2) мұрағаттық құжат туралы анықтамалық деректер. Мұрағаттық құжаттар туралы анықтамалық деректер мұрағаттық шифр (қор нөмiрi; iстер, құжаттар тiзiмдемесi нөмiрi, сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi нөмiрi, парақтар нөмiрi) элементтерiнен; мұрағаттық құжаттардың көлемiнен (парақтар санынан); оның жасалған уақытынан тұрады;
3) түпнұсқалығына/көшiрме екенiне нұсқау;
4) тасығыштың түрi (немесе жаңғыртудың әдiсi);
5) қолжеткiзудiң және пайдаланудың шарттары. Мұрағаттық құжаттарға қолжеткiзудiң және пайдаланудың шарттары Қазақстан Республикасы заңнамасымен немесе қор жасаушының қол жеткiзуге шектеуi және пайдалану жөнiндегi шектеуi бары туралы мәлiметтi, сондай-ақ оны аса құнды құжаттар қатарына жатқызылғаны, оның iшiнде Қазақстан Республикасы ұлттық игiлiгi нысанасына жатқызылғаны және құжаттардың физикалық жай-күйi қанағаттанарлықсыз жағдайда тұрғаны туралы мәлiметтi; пайдалану қорының бар екенi туралы, мұрағаттық құжаттың тiлi және сыртқы ерекшелiктерi туралы; ол жөнiндегi ақпаратты ҒАА жүйесiне енгiзгенi туралы мәлiметтi қамтиды.
Мұрағат ҒАА жасаған кезде мұрағаттық анықтамалықтың тiзiмдеменi сипаттауын құрастырудың жалпы талаптарымен қоса олардың әрқайсысының типтерi мен түрлерiн дайындаудың да ерекшелiктерiн ескередi.
255. Сақтау бiрлiгiнiң тақырыбын жазған кезде оның тақырыбының тұжырымдалуына сәйкес қалыптастырудың негiзiне қандай элементтер мен олардың үйлесуi жатқанын ескеру қажет. Осыған байланысты:
1) сақтау бiрлiгiнiң құрамын сипаттайтын сақтау бiрлiгiнiң түрлерi (iс, хат алмасу, құжаттар, тiзiлiм, альбом, журнал, кiтап және басқалар) немесе құжаттар түрi (әртүрлiлiгi) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есептер, естелiк актiлерi, мақалалар, роман, тiркеу (жазба) кiтабы және басқалар) тақырыптың бас жағында көрсетiледi;
2) бiр мәселе жөнiндегi iс жүргiзудiң бiрiздiлiгiмен байланысты құжаттары бар сот, тергеу, тектiк, жеке, төрелiк және басқа iстер тақырыптары «iс» деген сөзден басталады;
3) бiр мәселе бойынша құжаттары бар, бiрақ iс жүргiзуi бiрiздiлiкпен байланысы жоқ сақтау бiрлiктерi «құжаттар» деген сөзден басталып, тақырыптың соңында құжаттардың негiзгi түрлерi көрсетiледi. «Құжаттар» деген термин қандай да бiр қорытындыланған құжаттардың қосымшасы (бұйрыққа, өкiмге, хаттамаға) болып та белгiленедi. Жеке тектiк қорларда бұл термин бiр тұлғаға қатысты құжаттардың әртүрi бойынша әртүрлiлiгiн сипаттайды;
4) егер сақтау бiрлiгi хат алмасу болса, онда тақырыпта хат алмасушының ресми атауын және хат алмасудың мәселесiн (мәнiн) көрсетедi. Хат алмасу бiркелкi хат алмасушылармен жүргiзiлген жағдайда, тақырыпқа хат алмасушылардың жалпы атауы көрсетiледi.
5) құжаттардың мазмұнын айқындайтын мәселенi (пәндi) баяндау тақырыптың негiзгi бөлiгi болып табылады және ол iстiң түрiн, құжаттың авторын, хат алмасушыны (алушыны) көрсеткеннен кейiн жазылады.
256. Құжаттардың мазмұнын айқындайтын мәселенi (пәндi) тақырыпта баяндау кезiнде:
1) егер iстер құжатының мазмұны қандай да бiр ұйымға немесе тұлғаға қатысты болған жағдайда, ұйымның толық немесе қысқартылған ресми атауы немесе тұлғаның лауазымын, мамандығының атауын көрсете отырып тегi мен аты-жөнiн жазады; егер үш және одан көп ұйым немесе тұлға аталса, онда олардың жалпы атауы жазылады;
2) сот iстерiнiң тақырыбында тұлғалардың тегi, есiмi және әкесiнiң атынан (аты-жөнiнен) басқа iстiң мәнi де ашылып жазылады;
3) егерде сақтау бiрлiгi құжаттарының мазмұны, жалпы мәселенiң бiр бөлiгi болып табылатын бiрнеше мәселеге қатысты болса, онда тақырыпта жеке сипаттағы барлық мәселелер қамтылатын тұжырымда жалпы мәселе айқындалады.
257. Егер оқиға орнын немесе құжат авторларының (алушы, хат алмасушылардың) тұрған жерiн көрсету қажет болған жағдайда iстiң тақырыбына жердiң (елдi мекеннiң, географиялық нысаналардың, әкiмшiлiк-аумақтық бiрлiктердiң) атауы енгiзiледi. Олардың атаулары ауыл (село, ауыл), қала, аудан (уезд), облыс (губерния, өлке) және басқалар болып осы ретпен жазылады.
258. ұйымдастырушылық-өкiмдiк құжаттаманың бiр түрiмен сақтау бiрлiгiнiң тақырыптарын құрастырған кезде тақырыпқа олардың қысқаша нөмiрлерiн қоя отырып құжаттың атауы көпше түрде жазылады.
259. Тақырыпта iстердiң немесе құжаттардың түрi белгiленгеннен кейiн iске енгiзiлген құжаттардың авторлары көрсетiледi. Қызметте қалып қойған құжаттардың авторы ұйым болып табылса, iстер тақырыбындағы ұйымның атауында оның жалпы атауын (комитет, сот, комиссия және тағы басқалар) немесе алып тастайды немесе жазады.
260. Оқиғалар мен фактiлер арасындағы тарихи байланыстарды айқындайтын дәл уақыты мен құжаттардың нақты мазмұнын түсiну үшiн қажет болса, онда құжаттардағы баяндалған оқиғаға қатысты күнi тақырыпқа енгiзiледi.
261. Егер iс бiр құжаттан тұрса, онда тақырыпта құжаттың түрi, қайдан келгенi, кiмге жiберiлгенi, оның күнi және қысқаша мазмұны жазылады.
262. Жоспарлар мен есептерден тұратын сақтау бiрлiктерiнiң тақырыбында жоспардың қай жылға (кезеңге) жасалғаны немесе қай жылдың (кезеңнiң) қорытындысы бойынша жасалған есебi екенi көрсетiледi.
Статистикалық есебi бар сақтау бiрлiктерiнiң тақырыбы статистикалық есебi нысанының нөмiрлерiн көрсете отырып жасалады.
263. Егер iс бiрнеше томнан (бөлiктен) тұратын болса, барлық томдарға жалпы бiрдей атау берiледi, содан кейiн (қажет болса) әрбiр томның (бөлiктiң) мазмұнына жеке-жеке нақтылау жасалады, ең соңғы томға (бөлiкке) «соңғы» («соңғы») деген сөз жазылады.
264. Құжаттардың бөлiгi мазмұндауға жатады. Сақтау бiрлiгi құжаттарының аңдатпасы сақтау бiрлiгiнiң тақырыбында ерекшелiктерi айқындалмаған жекеленген құжаттардың мазмұнына қысқаша сипаттама берудi көрсетедi.
Аса құнды құжаттар, негiзгi құжатқа қосымша-құжаттар, бұрынғы-ұйымның құжаттары, жеке құрам бойынша мәлiметi бар құжаттар, осы iсте бар-жоғын тақырыбы бойынша анықтау мүмкiн емес, өзiндiк iздестiрудiң пәнi болатын анықтамалық мәнi бар құжаттар (үндеухат, үндеухаттар, прокламациялар, кiтапшалар, карталар, жоспарлар, сызбалар, суреттер және басқалары) мазмұндалады.
265. Жекеленген құжаттарды жазбалау үшiн немесе құжат мазмұны бөлiгiнiң қысқаша баяндау үшiн аннотация жасалады.
Баспа материалдарын мазмұндау кезiнде құжаттың түрi, оның атауы немесе құжаттың шыққан деректерi, алғашқы сөзi (атауы белгiсiз болған кезде) көрсетiледi.
Сызба және басқа бейнелеу материалдары аннотациясында құжаттың материалы, түрi, пiшiнi және оның орындалу тәсiлi, карта үшiн масштабы көрсетiледi.
Құжатта ескерiлетiн және маңызды мәнi бар (аннотацияның соңында «ескерiледi» деген айдармен тiзбеленедi) тұлғалардың аты, ұйымның атауы, географиялық атауы және сол сияқтылар аннотация жазылады.
266. Аннотацияның соңында мазмұндалатын құжаттардың парақтар нөмiрi қойылады. Аннотацияда мәлiметтердiң («қысқаша мәлiмет», «нақты хабар») нақты деңгейi белгiленуi мүмкiн. Аннотация тақырыптан кейiн абзацтан жазылады.
Мазмұндалатын құжаттар көлемi ауқымды болса, құжаттың мұқабасы мен бiрiншi парағының арасына салынатын жеке парақта жасалады.
267. Мазмұндау кезiнде негiзгi мағынаны бермейтiн сөз орамдары мен сөздердi («құжатта бар», «құжатқа қатысты»), сондай-ақ «тым құнды құжаттар», «өте қызық құжаттар» және сол сияқты субъективтi тұжырымдарды қолдануға болмайды.
Құжаттарды жазбалау кезiнде уақытын белгiлеу тәртiбi
268. Нормативтiк-құқықтық актiлердi, шығармашылық құжаттаманы, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерiне қатысты құжаттарды, қаржы құжаттарын, бiр мәселе бойынша iстердi, сондай-ақ уақыттаудың маңызды мәнi бар құжаттарды (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар және сол сияқтыларды) жазбалағанда толық уақыты (күнi, айы, жылы) жазумен-санмен көрсетiледi.
269. Iстердi құрайтын құжаттардың ең алдыңғы және ең соңғы күнiн айқындаған кезде мыналарды ескеру қажет:
1) бастапқы уақыт болып ең алдыңғы жасалған (тiркелген) құжаттың күнi, ал ақырғы – ең соңынан жасалған (тiркелген) құжаттың күнi болып табылады;
2) декреттердiң, жарғылардың, шарттардың, қаулылардың, бұйрықтардың, өкiмдердiң және тағы сол сияқтылардың уақыты олардың қол қойылған күнi бойынша көрсетiледi, егер құжат уақыты көрсетiлмеген болса, онда оның күнi жарияланған немесе күшiне енген күнi бойынша көрсетiледi;
3) бағдарламалар, жоспарлар, шығын сметалары, штаттық кестелер, есептер және тағы сол сияқты құжаттар үшiн ең алдыңғы және ең соңғы күнi қойылмайды;
4) егер iстегi қосымша-құжаттар iстiң бiрiншi құжатынан бұрын уақытталған болса, онда олардың күнi жаңа жолдан «... жылдың құжаты бар» деп ескертiледi;
5) егер iс кiтаптар немесе журналдар болса, онда олар үшiн бiрiншi және соңғы жазбасы ең алдыңғы және ең соңғы күнi болады;
6) егер iс түпнұсқаларынан кейiнiрек жасалған немесе жұмыс үшiн қор жасаушы (мысалы мұрағаттық қордағы редакция, әртүрлi кеңестер және сол сияқтылар) алған құжаттар көшiрмелерiнен тұратын болса, онда олардың уақыт аралықтары көшiрменi дайындаған уақыты болып табылады (түпнұсқалардың уақыты тақырыпта көрсетiледi);
7) егер iс бiр ұйымда басталып, басқа ұйымда аяқталса, онда үш уақыт: бiрiншi ұйымның iс жүргiзуiнде iстiң жүргiзiлген уақыты, оның екiншi ұйымға келiп түскен уақыты және соңғы ұйымның iс жүргiзуiнде оның аяқталған уақыты айқындалады (алғашқы екi уақыт қисық сызықшамен бөлiнiп белгiленедi).
270. Мұрағат ҒАА жасаған кезде мұрағаттық анықтамалықтардың тiзiмдеменi сипаттауына қойылатын жалпы талаптарын ғана емес, олардың әрқайсысының тұрпаттары мен түрлерiнiң дайындау ерекшелiктерiн де ескередi.
Құжаттардың iстер тiзiмдемесiн жасау тәртiбi
271. Құжаттардың iстер тiзiмдемесi (сақтау бiрлiгiнiң/есепке алу бiрлiгiнiң құрамы мен мазмұнын ашуға, қор iшiнде жүйелеудi және есепке алуды нығайтуға арналған мұрағаттық анықтамалық); сақтау бiрлiгiнiң/есепке алу бiрлiгiнiң тiзiмдеменi сипаттауынан, қорытынды жазбадан, куәландырма парағынан және тiзiмдемеге анықтамалық аппараттан тұрады.
272. Тiзiмдеменiң тiзiмдеменi сипаттауы:
1) сақтау бiрлiгiнiң, есепке алу бiрлiгiнiң реттiк нөмiрiн;
2) iс жүргiзудiң индексiнен немесе мүлiктiк (өндiрiстiк) нөмiрiн;
3) сақтау бiрлiгiнiң, есепке алу бiрлiгiнiң тақырыбын;
4) құжаттардың аралық уақытын;
5) сақтау бiрлiгiндегi парақтар санын;
6) құжаттардың көшiрмелiгiне нұсқауды;
7) құжаттарды жаңғыртудың (көшiрме түсiрудiң) тәсiлдерiн қамтиды.
Тiзiмдеменiң сипаттауы сақтау бiрлiгiнiң, есепке алу бiрлiгiнiң жекеленген құжаттарының (құжаттар тобының) аңдатпасымен толықтырылуы мүмкiн.
273. Iстер (құжаттар) тiзiмдемесiнiң анықтамалық аппаратына:
1) титулдық парағы; Құжаттар, iстер тiзiмдемесiнiң титулдық парағында мынадай деректер орналасады:
мұрағаттық қордың атауы хронологиялық ретпен мұрағаттық тiзiмдемеге енгiзiлген құжаттар жасалған кезеңге қатысты, ұйымның-қор жасаушының ресми атауы ретiнде, оның барлық өзгертiлген атаулары, өзгерген бағыныстылығы және қысқартылған атауы (кiшкене жақшада) жазылады;
мұрағаттық қордың нөмiрi;
мұрағаттық тiзiмдеме нөмiрi;
мұрағаттық тiзiмдемеге енгiзiлген құжаттардың ең алдыңғы және ең соңғы күнi. Егер мұрағаттық тiзiмдемеге бiрнеше жылдың iстерi үзiлiспен енгiзiлген болса, онда титулдық параққа бар құжаттардың жылы қойылады;
2) мазмұн (мазмұны). Iстердiң мұрағаттық тiзiмдемесiнiң және оған анықтамалық аппаратының мазмұнындағы (мазмұндағы) бөлiмдерiне: алғысөз, қысқартылған сөздер тiзiмi, мұрағаттық тiзiмдемеге енгiзiлген барлық бөлiмдердiң, iшкi бөлiмдердiң және iстердiң өте ұсақ топтарының атаулары, бар болса көрсеткiштер тiзбеленедi;
3) алғысөз. Алғысөз құжаттар, iстер тiзiмдемесiнiң әрқайсысына немесе мұрағаттық қордың барлық тiзiмдемесiне ортақ жасалады. Алғысөзде заңнамалық деректерге және қор құжаттарына мiндеттi түрде сiлтеме жасай отырып қор жасаушының тарихын қысқаша баяндайды.
Бiрiктiрiлген мұрағаттық қордың мұрағаттық тiзiмдемесiне, егерде оған енгiзiлген мұрағаттық қорлар бiр мұрағаттық тiзiмдемеге енгiзiлген болса, онда ортақ алғысөз жасалады. Сонымен қатар бiрiктiрiлген мұрағаттық қорға енгiзiлген жекеленген мұрағаттық қорлардың мұрағаттық тiзiмдемесiне алғысөз жасалады. Бұндай жағдайда бiрiктiрiлген мұрағаттық қорға және оның жекеленген мұрағаттық қоры мен олардың мұрағаттық тiзiмдемелерiне қатысты барлық жалпы мәлiметтерi ортақ алғысөзге енгiзiледi. Жекеленген мұрағаттық қорлардың мұрағаттық тiзiмдемелерiне алғысөзде, осы мұрағаттық қорларға қатысты мәлiметтер ғана баяндалады, және сiлтеме жалпы алғысөзге жасалады.
Ұйым-қор жасаушы тарихына арналған алғысөздiң бiрiншi бөлiмiнде қысқаша:
нормативтiк құқықтық актiлерге сiлтеме жасай отырып ұйымның-қор жасаушының құрылған уақыты, сондай-ақ бұрынғы ұйымның атауы, ұйымның-қор жасаушының бағыныстылығы;
ұйымның-қор жасаушының құзыретi, құрылымы мен функциясы;
негiзгi себептерiн көрсете отырып, ұйымның-қор жасаушының атауларының, құрылымдарының және ведомстволық бағыныстылығының өзгеруi;
нормативтiк құқықтық актiлерге сiлтеме жасай отырып ұйымның-қор жасаушының таратылған (қайта ұйымдастырылған) күнi, сондай-ақ оның функциясын алған ұйымның атауы баяндалады.
Мұрағаттық қордың тарихы мен оның жай-күйiне сипаттамада:
мұрағаттық тiзiмдемедегi құжаттардың толықтығы;
мұрағаттық қордың хронологиялық шегiнен шығатын құжаттардың бар-жоғы көрсетiледi.
Сондай-ақ оның алдындағы ұйымның немесе құқықтық мұрагерiнiң және осы ұйымның (таратылған немесе қайта ұйымдастырылған кездегi) жекеленген функцияларын атқарған ұйымның көрсетiлген iстерi бар мұрағаттық қордың атауы мен нөмiрi келтiрiледi.
Мұрағаттық тiзiмдемедегi iстердiң құрамы мен мазмұнына қысқаша сипаттамада құжаттардың әртүрлiлiгi мен олардың түрлерi бойынша және мазмұны бойынша тұрпатты iстердiң топтары белгiленедi.
Алғысөзде iстердi қалыптастырудың негiзгi принциптерi, құжаттар мазмұнын ашудың әдiстерi, iстердi сипаттаудың және ресiмдеудiң ерекшелiктерi көрсетiледi. Сонымен қоса жүйелеу сұлбасын қолданбай мұрағаттық тiзiмдеменi құрастырудың принциптерiн, бiрнеше жылдың құжаты бар iстердi жүйелеудiң ерекшелiктерiн көрсетедi.
Алғысөздiң қорытынды бөлiмi мұрағаттық тiзiмдемеге жасалған анықтамалық аппараттың сипаттамасынан, оны құрастырудың негiзгi принциптерiнен және оларды пайдаланудың тәртiбi туралы нұсқаудан тұрады.
Алғысөздi құрастырушы уақытын көрсете отырып қолын қояды.
4) қысқартылған сөздер тiзiмi. Қысқартылған сөздер – iстердiң мұрағаттық тiзiмдемесiндегi және оған жасалған анықтамалық аппараттағы сипаттаудың әдiстерiн бiрыңғайлауға, оның көлемiн азайтуға арналған. Егер сипаттау кезiнде қысқартылған сөздер пайдаланылса, қысқартылған сөздер тiзiмi жасалады. Қысқартылған сөздер әлiпбилiк ретте орналастырылады, сол жақта қысқартылған сөздер, сызықша қойылып толық мағынасы берiледi. Тiзiмге жалпы қабылданған қысқартылған сөздер енгiзiлмейдi. Өз еркiмен қысқарту жасауға рұқсат етiлмейдi.;
5) көрсеткiштер. Ұйым мұрағатының қарауы бойынша мұрағаттық тiзiмдеменiң ақпараттығын арттыру мақсатында көрсеткiш жасалуы мүмкiн.
Тарихи анықтаманы құрастыру тәртiбi
274. Ұйым мұрағатында қор жасаушы және мұрағаттық қор тарихы бойынша мәлiметi, оның құжаттар құрамы мен мазмұнына және ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесiне қысқаша сипаттамасы бар құжаты болып табылатын мұрағаттық қорға тарихи анықтама құрастырылады.
Тарихи анықтама: қор жасаушының тарихы, қор тарихы, мұрағаттық қор құжаттарының сипаттамасы деген бөлiмдерден тұрады.
275. Бiрiншi бөлiм - қор жасаушының тарихы - ұйымның пайда болуының тарихи шарттары сипаттамасын, оның алдындағы ұйымның атауын, хронологиялық ретпен барлық қайта ұйымдастыруларды, соның iшiнде мынадай мәлiметтердi:
1) нормативтiк құқықтық актiлерге немесе өкiмдiк құжаттарға сiлтеме жасай отырып ұйымның пайда болған, қайта құрылған және таратылған уақыттарын;
2) ұйымның-құқықтық мұрагерiнiң атауын;
3) ұйымның мiндеттерi мен функцияларын және олардың өзгерiстерiн;
4) ұйымның қызмет көлемiн, аумақтық органдар жүйесiнiң құрамын және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдарын;
5) ұйымның мемлекеттiк аппарат жүйесiндегi, экономикалық, қоғамдық-саяси, мәдени және басқа саладағы орнын;
6) ұйымның ресми атауындағы және бағыныстылығындағы өзгерiстерiн;
7) ұйымның құрылымы және оның өзгерiстерiн қамтиды.
Бiрiктiрiлген мұрағаттық қор үшiн қор жасаушының ортақ тарихы құрастырылады.
276. Екiншi бөлiм – мұрағаттық қор тарихы – мынадай мәлiметтердi:
1) ұйымның мұрағатына мұрағаттық қор құжаттарының алғаш рет келiп түскен уақытын;
2) алғашқы рет келiп түскен құжаттардың көлемi мен ең алдыңғы және ең соңғы күнiн;
3) мұрағаттық қор құрамындағы және мазмұнындағы өзгерiстерiн және олардың себептерiн (құндылығына сараптау жүргiзу, жоғалту, құжаттау жүргiзiлмеген кезең);
4) құжаттардың сақталу деңгейiн;
5) құжаттарды қалыптастырудың, сипаттаудың және жүйелеудiң ерекшелiктерiн;
6) мұрағаттық қордың хронологиялық шегiнен шығатын құжаттардың бар-жоғы туралы мәлiметтерiн;
7) мұрағаттық қорға жасалған ғылыми-анықтамалық аппарат құрамын қамтиды.
277. Мұрағаттық қор тарихы бойынша бөлiмде жазбалау, аннотация, библиография, құжаттарға қол жеткiзу мен пайдаланудың шарттары туралы ақпарат сияқты элементтерi болады.
Аннотация қор жасаушы қызметiнiң бағытын айқындайтын тақырыптар хронологиясын көрсетiп және олардың географиялық (әкiмшiлiк-аумақтық) шектерiн белгiлей отырып, мұрағаттық қор құрылымы бойынша және құжаттардың түрлерi бойынша құжаттар құрамына және тақырыптар, мәселелер бойынша құжаттар мазмұнына қысқаша қорытынды сипаттаманы қамтиды.
Библиография мұрағаттық қор бойынша жарияланған және жарияланбаған анықтамалықтар мен оның (мұрағаттық қор) негiзiнде орындалған құжатты жарияланымдар тiзiмiн қамтиды.
278. Үшiншi бөлiм құжаттарды тұтастай алғанда және құжаттардың жекеленген топтарының құрамы мен мазмұны бойынша мұрағаттық қордың қорытындыланған сипаттамасын; қордың хронологиялық шегiнен шығатын құжаттардың бар-жоғы туралы, мұрағаттық қорға ғылыми-анықтамалық аппарат туралы, ақпарат тасығыштардың түрлерi туралы мәлiметтердi қамтиды.
279. Анықтамаға орындаушы және ұйым мұрағатының басшысы қол қояды.
Тарихи анықтама төрт данада басылады: үш данасы мұрағаттық қор құжаттары бiрiншi тапсырылған кезде мемлекеттiк мұрағатқа берiледi; бiреуi ұйым мұрағатындағы қор iсiнде сақталады.
280. Тарихи анықтама мұрағаттық қор толықтырылған кезде немесе ұйым қайта ұйымдастырылған жағдайда қосымша толтырылып отырады. Тарихи анықтама (оның бөлiгi) әрбiр аяқталған iстер (құжаттар) тiзiмдемесiмен бiрге мемлекеттiк мұрағатқа тапсырылып отырады.
Каталогтар мен картотекаларды жасау тәртiбi
281. Каталог, құжаттар мазмұны туралы ақпараттар пәнi (тақырыптар, салалар) бойынша топтастырылған, осы каталог үшiн қабылданған құжатты ақпаратты жiктеу сұлбасымен сәйкес орналастырылған қор аралық мұрағаттық анықтамалық болады.
Әртүрлi каталогтар жиынтығы каталогтар жүйесiн құрайды.
282. Каталогтарды дайындау, жасау және жүргiзу бойынша жұмыс құжаттарды каталогтау деп аталады.
Каталогтау жұмыстың жеке түрi ретiнде (тақырыптық әзiрлеме), сондай-ақ құжаттарды жазбалау және iздеп табумен байланысты жұмыстың басқа түрлерi процесiнде ( қосымша (жолай) каталогтау) жүргiзуге болады.
Каталогтау кезiнде саралап жiктеу әдiсi қолданылады, ол:
1) мұрағаттық қорды, олардың құрылымдық бөлiктерiн таңдау ретiн анықтауда;
2) iстер мен құжаттарды және олардан ақпаратты iрiктеуде;
3) құжатты ақпаратты жазбалаудың тиiстi әдiстерiн қолдануда.
283. Каталогтау мынадай жұмыстардың түрiн:
1) жiктеу сұлбасын құрастыруды;
2) құжаттарды iздеп табу және iрiктеудi;
3) каталогтiк карточкада жазбалауды;
4) карточкаларды жүйелеудi;
5) каталогтарды жүргiзудi қамтиды.
284. Жiктеу схемасын таңдау ұйым мұрағатының құжаттар құрамымен және оларды пайдалану мiндеттерiмен айқындалады.
Құжатты ақпараттың жiктеу схемасы, белгiленген ретпен орналасқан каталогтардың бөлiнген жiктелу тiзбесi бар жазба немесе кескiндемелiк құжат болып табылады және көрсетiлген бөлiктер бойынша құжаттардан мәлiметтердi бөлу үшiн арналған.
285. Каталогтар құрылған схемасына қарай жүйелiк, тақырыптық, пәндiк және олардың әр түрлiлiгi (атаулы, географиялық, объектiлiк) болып бөлiнедi.
286. Құжатты ақпарат жүйелiк каталогта бiлiм саласы мен ұйымның тәжiрибелiк қызметi бойынша жiктеледi және қисынды жүйелiлiкпен орналасады.
Құжатты ақпарат атаулы каталогте құжаттарда аталатын немесе олардың авторы болып табылатын тұлға тегiнiң әлiпбиi бойынша жiктеледi. Бұдан әрi жүйелеу хронологиялық немесе қисынды жүйелiлiкте жүргiзiледi.
287. Каталогтiң тiзiмдеменi сипаттау құрамына:
1) ұйым мұрағатының атауы;
2) индексi;
3) айдар, айдарша;
4) оқиға уақыты, оқиға орны;
5) мазмұны;
6) мұрағаттық қордың нөмiрi, мұрағаттық қордың атауы;
7) iстер (құжаттар) тiзiмдемесiнiң, сақтау бiрлiгiнiң, парақтар нөмiрi;
8) құжат тiлi;
9) құжатты жаңғыртудың әдiсi кiредi.
Каталогтар бөлiмдерi немесе каталогтар бөлiмдерiмен басқа мұрағаттық анықтамалықтар арасындағы өзара байланыстар үшiн сiлтеме жасау жүйесi қолданылады.
288. Каталогты жүргiзу, оның жұмыс iстеуiн қамтамасыз ететiн жұмыстар кешенi, оған:
1) жұмысты ғылыми-әдiстемелiк қамтамасыз ету;
2) карточкiлерге әрiп сан қою;
3) әрiп сан және айдар бойынша карточкаларды жүйелеу;
4) каталогке сiлтеме аппаратын құрастыру;
5) каталогтi жетiлдiру кiредi.
Ғылыми-әдiстемелiк қамтамасыз ету жекеленген мұрағаттық қорларды (немесе олардың топтарын) каталогтау бойынша әдiстемелiк құралдар, каталогтердi жiктеудiң жұмыс сұлбасын әзiрлеудi, оларды нақтылау және толықтыруды қамтиды.
Әрiпсан қою жiктеудiң сұлбасы бойынша әрiпсанды таңдау немесе құрастыру және оны каталогтiк карточканың тиiстi ақпаратына жатқызу болып табылады. Атаулы каталогте карточкiлерге әрiпсан қойылмайды, әлiпби бойынша орналасады.
Каталогтi жетiлдiру өзiне жiктеу сұлбасын жетiлдiрудi, каталогтiң мазмұнын және ресiмделуiн тексерудi, жазбалауды тексерудi (саралау, бiр мұрағаттық қор немесе iстер (құжаттар) тiзiмдемесi бойынша бiртектес ақпаратымен сипаттамаларды бiрiктiрудi, олардың жүйелеуiн нақтылауды) қамтиды.
289. Каталогтер жүйесiн толықтырудың бiрден-бiр дереккөзi мұрағаттық қордың ең ақпаратты және жиi пайдаланылатын құжаттарына жасалған тақырыптық және пәндiк-тақырыптық картотекалар, жеке құрам бойынша картотекалар болып табылады.
290. Басқару құжаттамасын сақтайтын ұйым мұрағаты атаулы картотека жасайды.
Атаулы картотека (жеке құрам бойынша картотека) еңбек өтiлi, еңбек ақысы және басқа да әлеуметтiк-құқықтық деректер туралы мәлiметтердi iздестiру үшiн жасалады. Карточкаларда мұрағаттық қордың нөмiрiне, iстердiң жиынтық тiзiмдемесiнiң жылдық бөлiмiне, ол туралы мәлiмет бар iстер, парақтар нөмiрiне сiлтемемен қызметкердiң тегi, есiмi, әкесiнiң есiмi жазылады. Карточкалар тегiнiң әлiпбилiк ретiмен, ал тегi шегiнде есiмi мен әкесiнiң аты бойынша әлiпбиiмен жүйеленедi.
291. Дыбыстық-бейнелiк құжаттама сақтайтын ұйым мұрағаты:
1) киноқұжаттың авторлары (режиссерi, сценарисi және операторы) туралы мәлiметi бар атаулы картотека, киноқұжаттың шығарылған уақыты туралы мәлiметi бар хронологиялық картотека, киноқұжаттардың атаулары туралы, әлiпбилiк ретпен орналасқан, мәлiметi бар әлiпбилiк картотека;
2) тұлғалар туралы мәлiметi, фотоқұжаттардағылар туралы ақпараты бар атаулы картотека, объектiлерi, оқиғалар туралы мәлiметi, фотоқұжаттағылар туралы ақпараты бар объектiлiк картотека;
3) үнқұжатқа жазылған көркемсуреттi, музыкалық немесе құжатты шығарманың авторы және орындаушылары туралы мәлiметi бар атаулы картотека, үнқұжатқа жазылған көркемсуреттi, музыкалық немесе құжатты шығармалар туралы мәлiметi бар жанрлық картотека;
4) әлiпбилiк реттегi бейнеқұжаттардың атаулары туралы мәлiметi бар әлiпбилiк картотека, бейнеқұжаттың шығарылған күнi туралы мәлiметi хронологиялық картотека жасайды.
292. Ғылыми-техникалық құжаттама сақтайтын ұйым мұрағаты:
1) күрделi құрылыс нысаналарына және нысаналарды құрастыруға жасалатын объектiлiк каталогы;
2) жобалардың, әзiрлемелердiң, бұйымдардың, зерттеу тақырыптарының авторлар тегi бойынша құрастырылған атаулы каталогi;
3) орналасқан орны бойынша нысаналарды жобалауға құрастырылған географиялық каталогi;
4) ғылыми-техникалық әзiрлемелер атауының әлiпбилiк ретiмен жасалған әлiпбилiк каталог құрады.
Кино бейнеқұжаттың көрсеткiштерiн, шолуларын, жинақтама парақтарын жасау тәртiбi
293. Мұрағаттық құжаттарда аталатын, iздестiру деректерi көрсетiлген әлiпбилiк, жүйелеу немесе басқа белгiлерiмен құрастырылған пән (заттар) атауларының тiзбесi тұрғысындағы мұрағаттық анықтамалық көрсеткiш болып табылады.
Ұйым мұрағатындағы көрсеткiш жiктеледi:
1) көлемi бойынша – қор аралық және қор iшiнде;
2) пiшiнi бойынша – электрондық, парақтық немесе карточкалық
3) айдар құрылымы бойынша – саңылаусыз (пәндiк ұғым және олардың iздестiру деректерi) және мазмұндалған (пәндiк ұғымы түсiндiрмелермен қоса жүретiн);
4) көрсеткiштер iшiндегi ұғымдар топтастық бойынша - әлiпбилiк, жүйелiк, хронологиялық.
Көрсеткiштер сақтау бiрлiгiнiң тақырыптарына (оларды қарамастан) немесе құжаттарға (сақтау бiрлiктерiн қарай отырып) құрастырылады.
Көрсеткiштердiң негiзгi түрлерi: пәндiк (оның әртүрлiлiгi – тақырыптық, атаулы, географиялық), хронологиялық болып табылады. Көрсеткiш iшiнде топтастық ұғымы бойынша әлiпбилiк, жүйелiлiк және хронологиялық көрсеткiш болып бөлiнедi.
294. Құжаттар көрсеткiшi iстер тiзiмдемесiнiң бiр құжатына, бiрнеше iстер тiзiмдемесiнiң құжаттарына, мұрағаттық қордың құжаттарына, бiр мұрағаттық қордың немесе бiрнеше мұрағаттық қордың iстер тiзiмдемесiне құрастырылуы мүмкiн.
295. Кез келген көрсеткiштiң тiзiмдеменi сипаттауы пәндiк ұғымнан (айдардан) және iздестiру деректерiнен тұрады. Көрсеткiштiң орнына қарай айдар қарапайым, (айдаршасыз) және күрделi (айдаршасы немесе ұғымның анықтауы бар) болады.
Бiр iстер, құжаттар тiзiмдемесiнiң сақтау бiрлiгiне көрсеткiштiң iздестiру деректерi сақтау бiрлiгiнiң реттiк нөмiрiн қамтиды. Бiр ұйым мұрағатының көрсетiлген деректерi бiрнеше мұрағаттық қордың сақтау бiрлiгiне көрсеткiштiң iздестiру деректерi мұрағаттық қордың iстер, құжаттар тiзiмдемесiнiң нөмiрлерiмен толықтырылады.
296. Тақырыптық көрсеткiш өзiндiк тарихи фактiлер мен құбылыс болатын ұғымды қамтиды. Мұндағы айдар мен айдаршалар атау септiгiнде жазылады.
297. Пәндiк көрсеткiш әлiпбилiк ретпен орналасқан ұғымды қамтиды.
Жалпы пәндiк көрсеткiш әртүрлi ұғымды қамтиды және айдар құрылымы бойынша тек қана қатаң болуы мүмкiн.
Арнайы пәндiк көрсеткiш бiркелкi ұғымды (құжаттар түрiн, авторлар тегiн, ұйым атауларын, олардың құрылымдық бөлiмшелерiн, салалардың атауларын және сол сияқтыларды) қамтиды және қатаң немесе мазмұндалған болуы мүмкiн.
Атаулы көрсеткiш әлiпбилiк белгiсi бойынша құрастырылады және тегiн, есiмiн, әкесiнiң атын (әркелкi оқылуы, бүркеншiк есiм, лақап аты, жалған аты) және өмiрбаяндық анықтаманы қамтиды.
Географиялық көрсеткiш мемлекеттiң, әкiмшiлiк-аумақтық бiрлiктiң, теңiздiң, өзеннiң және өзге де географиялық нысаналардың атауларын қамтиды.
Көрсеткiште жинақталған ұғымдар немесе әкiмшiлiк-аумақтық атаулар түсiндiрмесiз енгiзiледi.
298. Хронологиялық көрсеткiш тарихи оқиғаларды, құбылыстарды және фактiлердi немесе құжаттың уақыты енгiзiлген, хронологиялық тәртiппен орналасқан айдарлардан тұрады.
299. Мұрағаттық анықтамалықтарға көрсеткiш сол түрлерi және сол құрылымдар болуы мүмкiн, бiрақ iздестiру деректерiндегi сiлтемелер анықтамалықтардың беттерiне немесе бөлiмдерiне (каталог үшiн) берiледi.
300. Шолу жекеленген құжаттар кешенiнiң құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәлiметi қамтылған мұрағаттық анықтамалық болып табылады.
Ұйым мұрағатындағы шолудың түрлерi мұрағаттық қордың шолуы және тақырыптық шолу болып табылады.
Мұрағаттық қордың шолуы үшiн сипаттаудың нысанасы бiр мұрағаттық қордың құжаты (құжаттар тобы, құжат бөлiгi), сақтау бiрлiгi, есепке алу бiрлiгi болып табылады.
Ұйым мұрағатының құжаты бойынша тақырыптық шолу үшiн сипаттау нысанасы нақты тақырып бойынша бiр мұрағаттық қор (мұрағаттық қор бөлiгi, мұрағаттық қорлар топтары) құжат (құжаттар тобы, құжат бөлiгi), сақтау бiрлiгi, есепке алу бiрлiгi болып табылады.
301. Мұрағаттық қорды шолу жеке алынған мұрағаттық қор құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәлiметтi қамтиды.
302. Тақырыптық шолу белгiленген тақырып бойынша мұрағаттық қордың бiр немесе топ құжаттары бөлiгiнiң құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәлiметтi қамтиды.
303. Шолуды құрастырған кезде мұрағаттық қорды және/немесе тақырыптарды таңдауда, шолудың негiзгi бөлiмiнде ақпаратты топтастыру принципiнде, құжаттар туралы (жеке немесе топтасқан аңдатпа) ақпарат ұсынғанда әртүрлi әдiстеменi, жекеленген құжаттар түрiн жазбалаудың әртүрлi әдiстемесiн қолдануда, шолуға анықтамалық аппарат құрамының және толықтыру деңгейiн мақсатты iздестiруде саралап жiктеу әдiсi қолданылады.
304. Шолу сақтау бiрлiгiнiң, есепке алу бiрлiгiнiң, құжаттардың және анықтамалық аппараттың жекеленген топтарының аннотация жиынтығынан тұрады.
Аннотацияда сақтау бiрлiгi, есепке алу бiрлiгi, құжаттар тобының мазмұны баяндалады, құжаттардың әртүрлiлiгi, олардың авторлары, хронологиялық шектерi, түпнұсқалығы, iздестiру деректерi көрсетiледi. Шолуда мұрағаттық қордың iздестiру деректерi iстер (құжаттар) тiзiмдемесiнiң, сақтау бiрлiгiнiң, есепке алу бiрлiгiнiң, сақтау бiрлiгiнiң парақтар нөмiрлерiнен тұрады. Қор аралық тақырыптық шолуда iздестiру деректер қоры нөмiрiмен толықтырылады. Шолудың ғылыми-анықтамалық аппаратына титулдық парағы, мазмұны (мазмұн), алғысөз, қысқартылған сөздер тiзiмi, көрсеткiштер кiредi. Тақырыптық шолуға мұрағаттық қорлардың тiзiмi, шолудағы бар ақпарат және тақырып бойынша библиография құрастырылады.
Шолуға алғысөзде қор жасаушының тарихы және мұрағаттық қор тарихы, шолудың құрылымы, ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы бойынша мәлiмет баяндалады.
305. Шолулар құрылымы, саласы (функционалдық), пәндiк-тақырыптық, географиялық, хронологиялық және басқа да белгiлерi бойынша жасалады.
306. Кинобейнеқұжаттың жинақ парағы – жекеленген планның (жинақтау кадрдың) мазмұнын ашатын және жүйелеудi бекiтетiн мұрағаттық анықтамалық.
Кинобейнеқұжат жинақ парағы – аяқталған кинотуындының (фильмнiң, арнаулы шығарылымның, киножурналдың, телесюжеттiң) кадрлық сипаттауы. Жинақ парағы кинотуындыны жасау процесiнде түзiледi және киноқұжатқа немесе кинобейнехатқа тақырыптық iлеспе құжаттама құрамында мұрағатқа түседi.
Кинобейне құжатының жинақ парағы болмаған жағдайда мұрағатта жасалады және мынадай элементтерден: басқы жазбадан, тiзiмдеменi сипаттаудан және қорытынды жазбадан тұрады.
307. Басқы жазбада:
1) мұрағаттық атауы;
2) «жинақ парақтың №...» және сипаттамасын (дыбыстауды, түсiн, бөлiмдер санын) көрсете отырып киноқұжаттың атауын;
3) студия атауы, киноқұжат өндiрiсiнiң күнi, фильмнiң авторы (режиссерi, операторы, сценарийдiң авторы) көрсетiледi.
308. Жинақ парағын құрастыру онымен бiр уақытта жоспарлы сипаттау жөнiндегi дыбысжинақтау столында қарау кезiнде киноқұжат позитивi бойынша жасалады. Дыбысжинақтау столында қарау кезiнде жинақ парағында мынадай ретпен деректер белгiленедi:
1) ретi бойынша планның (жинақ кадрдың) нөмiрi (кадрдың шетi шыққан кезде экранда бастау сәтiнiң нөмiрлерi көрiнедi), егер позитивтiң бастау сәтi болмаса, онда киноқұжаттың негативiмен жұмыс кезiнде оны жазу үшiн, план нөмiрiне орын қалдыру қажет;
2) жинақтау кадр нөмiрiнен кейiн жинақтау кадрге (жалпы, орташа немесе iрi) анықтама берiледi;
3) жобаның (жинақтау кадрдың) метражы метроөлшем немесе сызғыш көмегiмен анықталады. Метроөлшеммен планды өлшеген кезде оның ұзындығын онның бiрiндей кадрге дейiнгi дәлдiкпен, ал сызғышпен өлшегенде бiр кадрге дейiнгi дәлдiкпен (киноүлдiрдiң бiр метрiнде 52,4 кадр бар) көрсету керек;
4) киноқұжат планының бейнелеу мазмұны қысқаша сипатталады.
Оқиға дәл көрсетiледi, түсiрiлген нысана толығымен аталады, мүмкiндiгiнше тұлғалар аталады (егер адамдар бiрнешеу болса, оларды солдан оңға қарай тiзбелеу керек, аты-жөнi тегiнiң алдында қойылады), егер адам немесе тұлғалар тобы арқасымен түсiрiлген болса, оны жинақ парақта белгiлеу қажет. Кадрде жекеленген ұрандар, безендiрмелер бар болса, олар жинақ парағында белгiленуi қажет.
Осы бағанада кинотүсiрiлiмнiң барлық арнаулы әдiстерi (панорама, қараңғылануы, қозғалыс, жазба және сол сияқтылар) белгiленедi, жинақ парақта бұл әдiстер қысқартылып белгiленедi (ПНР, ҚРҢ, ҚЗС, ЖЗБ). Түсiрiлiмнiң барлық ерекшелiктерi: қозғалыспен, жүру, жоғарыдан, ұшақтан, түнде және басқалар жинақ парақтың тiзiмдеменi сипаттауында айқындалады және план бейнесiн жазбалағаннан кейiн кiшкен жақшаның iшiнде көрсетiледi. «Бейненiң мазмұны» бағанында киножурналға құрастырылған жинақ парақта әрбiр сюжеттiң атауы, түсiрiлiмнiң орны және сюжеттi түсiрген кино операторлардың тектерi көрсетiледi.
«Фонограмма мәтiнi бағанында диктордың сөзiне қатысты техникалық жоспардың сипаттауына қарсы фонограмманың iлеспе мәтiнi келтiрiледi.
Дыбысжинақтау столында позитивпен жұмысты аяқтағаннан кейiн позитивтi негативпен және аралық позитивпен киноқұжаттың барлық элементтерiнiң толық жинағымен бiр-бiрiне сәйкестiк пәнiне салыстырма тексерiстi жүзеге асыру қажет.
Киноқұжаттың жинақ парағына қорытынды жазбада жеке-жеке толық жинақтың элементтерiнiң әрқайсысы бойынша киноқұжаттың жалпы метражы, жинақ парақтың құрастырушысының лауазымы мен тегi, жасаған уақыты көрсетiледi.
Жинақ парақты құрастыру бойынша жұмыстың қорытындысында оны екi данада қайта басуды жүзеге асырады (бiреуi зерттеушiлер мен қызметкерлер жұмыста қолданады, екiншiсi түптеледi және сақтандырудың көшiрмесi ретiнде болады).
Жоба (немесе жинақтау кадры) – жекелеген оқиға немесе құбылысты бейнелеудi үздiксiз түсiрудi бiлдiретiн бейнеүнхаттың құрамдас бөлiгi.
Көрсетiлетiн бейнелеудiң шамасына қарай жинақтау кадры жалпы, орташа немесе iрi болуы мүмкiн. Жекеленген жағдайда план өзара жарық өтуiне қарай бөлiнедi.
309. Бейнеқұжатқа жинақ парақ мұрағатта жасалады. Арнаулы шығарылымның, киножурналдардың немесе жылнама материалдарының жинақ парағы шығарылған жылын, өндiрiс студиясын; түр-түсiн, дыбысталуын, секундiн, секундi бойынша хронометражын (жазбаның басталуы мен аяқталуын) көрсетуден басталады.
Егер бейнеқұжатқа бiрнеше өзiндiк фильмдер, журналдар және сол сияқтылар жазылған жағдайда, онда олардың әрқайсысының жазбасы оның атауын, шығарылған жылын, өндiрiс студиясын, фильм (арнаулы шығарылым, киножурнал немесе жылнама материалы) басталатын секундын және бейнежазба аяқталатын секундiн, сондай-ақ жазба уақытының секундпен өлшегендегi жалпы санын көрсете отырып басталады.
Титулдық парақты жазбалаған соң бейнеүнхатты жоспар бойынша жазбалау жүзеге асырылады. Бейнеүнхатты жоспар бойынша жазбалау мынадай ретпен өтедi:
1) рет санымен планның (жинақтау кадрының) нөмiрi;
2) планды анықтау (жалпы, орташа немесе iрi);
3) планды бейнелеу жазбасы басталатын секундтың реттiк нөмiрi;
4) бейнеүнхаттың ақ-қара түстi бейнеленуiнде түрлi-түстi немесе түрлi-түстiдегi ақ-қара план болса, ол «тс.» немесе «а/қ» деп көрсетiледi.
Егерде қандай да болмасын план мультипликациялық бейнелеу (МЛТП), сурет немесе картинасы болса, онда ол жинақ парағында белгiленедi. Егерде осы план ойындық болып табылса, онда жинақ парағында жазба («көркем фильмнен кадр») жасалады. Егерде планда сахналау болса, бұны жинақ парақта белгiлеу қажет. Планның әрбiр өзгерiсiн мұқият қарап отыру керек, себебi бейнеүнхаттың киноқұжаттан айырмашылығы оның басталу сәтi болмайды, соны ескеру керек.
Егерде бейнеүнхат дыбысты болса, онда диктор сөзiне қатысты мәтiндi техникалық план бейнелеуiн жазбалаған соң реттейдi. Үнхаттың мәтiнi басқы әрiптермен басылады.
Жинақ парақта iлеспе планның бары белгiленедi – бұл қандай да бiр тұлғаның сөйлеген сөзi, немесе берген сұхбаты, орындаған өлең немесе би үзiгi, спектакльден қойылым және сол сияқтылар болуы мүмкiн. Планды жазбалағаннан кейiн жинақ парақта «iлеспе» деген белгi қойылады. Жекеленген сөздер, диктор мәтiнiнiң орнын ауыстырғандағы сөз орамы, қол шапалақтау, дауыстар iлеспе болып есептелмейдi. Егерде жұмыс үстiнде, демалыс уақытында және сол сияқтыларда үлдiрге адам түсiрiлсе, кадрдың аржағында ол адамның бiрнәрсе туралы айтып тұрған даусы шығып тұрса, егерде қандай да оқиғаға кадрдың аржағында түсiнiк берiлген дауыс шықса, онда бұндай жағдайда «кадрдың аржағында дауыс (кiм екенi белгiлi болса, оны көрсету қажет)»
Жинақ парақтың соңында жинақ парақтың құрастырушысының лауазымы, тегi және құрастырылған күнi көрсетiледi.
Ұйым мұрағатының автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратын жасау тәртiбi
310. Мұрағаттың автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараты мұрағаттық құжаттар мен ақпаратты тиiмдi iздестiру үшiн арналған электрондық анықтамалықтардың кешенi iспеттес (құжаттарды жазбалаудың деректер базасы).
311. Басқару құжаттамасының автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараты ұйымның ағымдағы iс жүргiзуiнде, соның iшiнде электрондық тiркеу-бақылау картотекалары мен электрондық iстер номенклатурасы сияқты оның элементтерiнде жасалатын ақпараттық-iздестiру жүйесiне негiзделедi.
Электрондық тiркеу-бақылау карточкаларының негiзгi өрiсi: авторы (хат алмасушы), құжат түрiнiң атауы, құжаттың уақыты, әрiп саны, тақырыбы (қысқаша мазмұны), қарар, орындалу мерзiмi, орындалғаны туралы белгi болып табылады.
Құжат туралы ақпарат iздестiру бiр өрiсi бойынша да, өрiстердi қисындастыру бойынша да жүзеге асырылуы мүмкiн.
312. «Номенклатура бойынша iстер нөмiрi» тiркеу-бақылау карточкаларының өрiсi құжат деңгейiндегi ақпаратты iздестiруден iстер деңгейiндегi iздестiруге өткен кездегi байланыстырушы iздестiру деректерi болып табылады.
Автоматтандырылған режiмде iстердiң электрондық номенклатурасы болған жағдайда iстегi құжаттарды есептен шығару және iстерден құжаттарды алу жүзеге асырылады.
Егер пайдаланушы ақпаратты iстер номенклатурасы бойынша iздеудi жүзеге асыратын болса, ал оған нақты бiр құжатқа өту үшiн, онда iстерге енетiн құжаттардың тiзбесi автоматты түрде жасалуы мүмкiн.
Iстер номенклатурасының негiзгi iздестiру деректемелерi: iстiң әрiп саны, iстiң (томның, бөлiмнiң) тақырыбы, iстiң (томның, бөлiмнiң) саны, тiзбе бойынша сақтау мерзiмi мен тармағы болып табылады.
313. Автоматтандырылған режимдегi iстердiң электрондық номенклатурасы негiзiнде iстер тiзiмдемесiн қалыптастыру жүзеге асырылады.
Бұндай жағдайда ақпаратты iрiктеу үшiн құжаттардың (тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары), уақытша (10 жылға дейiнгi қоса алғанда) сақтау) сақтау мерзiмдерi «сүзгi» болып табылады.
314. Iстердiң электрондық тiзiмдемесiнде iс деңгейiндегi ақпаратты сипаттау деректемелерi болады. Сипаттаудың мiндеттi деректемелерi:
1) жазбаның (iстiң нөмiрi) реттiк нөмiрi;
2) iстiң индексi;
3) iстiң тақырыбы;
4) түпнұсқалығына (көшiрмесiне) нұсқау;
5) құжаттардың соңғы күндерi;
6) iстегi парақтар саны;
7) құжаттар аннотациясы болып табылады.
Электрондық тiзiмдеменiң жиынтығы мұрағаттық қор жөнiнде тұтастай ақпарат бередi.
315. Электрондық тiркеу-бақылау карточкалары автоматтандырылған каталог жасау үшiн негiз болып табылады.
Егер кәдiмгi ғылыми-анықтамалық аппаратта каталогтар түрлерi мен әртүрлiлiгi (жүйелi, тақырыптық, атаулы, ұйымның және басқалардың тарихы бойынша) бiр-бiрiмен сiлтеме жүйесiмен байланысса, автоматтандырылған режiмде құжат немесе iс деңгейiнде жазбасы бар бiр электрондық каталог қалыптасады.
Каталог тақырыптарды, географиялық атауларды, қызметкерлердi және тағы басқаларды айқындайтын негiзгi сөздермен жабдықталады. Каталогте қарастырылған жiктеудiң сұлбасы құжатты бiр немесе бiрнеше айдарға жатқызуға мүмкiндiк бередi. Жiктеу сұлбасы бойынша ақпарат iздестiру электрондық каталогтi жүйелеу каталогi, географиялық атауы бойынша каталогтi географиялық каталогi және тағы сол сияқты (ретiнде) пайдалануға болады.
316. Ұйымда құжаттарды тiркеудiң автоматтандырылған жүйесi болмаған жағдайда басқару, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжат деңгейiнде жазбалаудың деректер базасы (электрондық каталог) жасалады.
Электрондық каталогта жазбалаудың негiзгi деректемелерi:
1) индексi, айдары, айдаршасы;
2) оқиғаның уақыты, оқиғаның орны;
3) мазмұны;
4) мұрағаттық қордың атауы, мұрағаттық қордың нөмiрi;
5) iстер (құжаттар) тiзiмдемесiнiң нөмiрi;
6) iстiң (құжаттың) нөмiрi, парақтың нөмiрi болып табылады.
Мұрағаттық қордың атауы, мұрағаттық қордың нөмiрi, iстер (құжаттар) тiзiмдемесiнiң нөмiрi, iстiң нөмiрi, парақтың нөмiрi деректемелерiнiң есепке алу сипаттамасы бар және олар есепке алудың автоматтандырылған жүйесiнен өзгеруi мүмкiн.
317. Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппарат кәдiмгi ғылыми-анықтамалық аппаратпен салыстырғанда мұрағаттық құжаттарды жедел және жан-жақты iздестiрудегi мүмкiндiгi өте ауқымды. Ғылыми-анықтамалық аппарат функциясы ақпаратты iздестiру рәсiмiнiң көмегiмен атқарылатын, iздестiру нәтижесi экранда немесе файлдар түрiнде қарау және басып шығару, анықтамалықтардың мәтiнiн қалыптастыру болады.
Жүйеге, нысананы жазбалауды сипаттайтын негiзгi сөздер, жазбалау процесiнде немесе оны аяқтағаннан кейiн енгiзiледi. Негiзгi сөздер пайдаланушыларға мұрағаттық қор, iстер тiзiмдемесi, iс, құжат деңгейiндегi ақпаратты жедел iздестiруге мүмкiндiк бередi.
Материалдардың толық мәтiнiн (мұрағаттық құжаттарды, журнал мақалаларын, заң актiлерiн) қамтитын толық мәтiндi деректер базасы бойынша ақпарат iздеу ең алдымен пайдаланушылардың рефератқа (кiрiспеге) және қажет болған жағдайда тиiстi мәтiнге ауыса отырып құжат тақырыбының бөлiмдерiне назар аударуын қарастырады.
Пайдаланушыларға, қажет болған жағдайда, құжаттың толық мәтiнiнiң көшiрмесiн жедел түрде алу мүмкiндiгi берiледi.
Толық мәтiндi құжат бойынша ақпарат iздеу дереккөздiктiң баспалық нұсқасынан немесе жiктелу әрiп саны бойынша, сондай-ақ құжат мәтiнiнен кәдiмгi тiлдегi сөздер бойынша таңдалатын дескриптормен жүзеге асырылуы мүмкiн.
318. Тұрақты сақтауға жататын құжаттар, мұрағатқа автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратпен бiрге тапсырылады.
Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараттың деректер базасының құрылымында мiндеттi деректемелердiң болуы және осы деректемелер бойынша электрондық пiшiнде ақпарат беру ұйым мұрағатының деректер базасы мен мемлекеттiк мұрағаттың автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратының сәйкес келуiн қамтамасыз етедi.
Пайдаланушылардың өтiнiштерiн орындау тәртiбi
319. Мұрағаттық құжаттарға қол жеткiзудiң санаты бойынша ашық және қол жеткiзуi шектеулi болып бөлiнедi.
320. Мұрағат пайдаланушыларға ашық мұрағаттық құжаттарды, сондай-ақ оларға анықтамалық-iздестiру құралдарын (ғылыми-анықтамалық аппарат) және кiтапхана қорының (анықтамалық-ақпараттық) басылымдарын берудi/ұсынады.
Қазақстан Республикасының заңнамасымен, сондай-ақ жеке меншiкте тұрған мұрағаттық құжаттардың меншiк иесiнiң немесе иесiнiң өкiмiне сәйкес қол жеткiзуi шектелмесе, барлық мұрағаттық құжаттар ашық болып табылады.
321. Қол жеткiзуi шектелген мұрағаттық құжаттарға:
1) мемлекеттiк құпиядан немесе Қазақстан Республикасының заңдарымен қорғалатын құпия сырдан тұратын мәлiметi бар мұрағаттық құжаттар;
2) азаматтың жеке және отбасылық құпиясы, оның жеке өмiрi туралы мәлiметтерi, сондай-ақ оның қауiпсiздiгiне қатер тудыратын мәлiмет бар мұрағаттық құжаттар;
3) меншiк иесi немесе иесi құжаттарын мұрағатқа тапсырған кезде оларға қол жеткiзуi мен оларды пайдалану шарттарын белгiленген, мұрағаттық құжаттар жатады.
Пайдаланушылардың бұндай құжаттарға, деректер базасына қол жеткiзуi және оларды пайдалануы Қазақстан Республикасының заңнамасында белгiленген шектеулердi және мұрағаттық құжаттардың меншiк иесi немесе иесi оларды мұрағатқа тапсырған кезде қойған шарттарын ескере отырып жүзеге асырылады.
Қол жеткiзуi шектелген мұрағаттық құжаттарға физикалық жай-күйi қанағаттанарлықсыз деп танылған құжаттар да жатады.
Пайдаланушылардың көрсетiлген құжаттарға қол жеткiзуi, сондай-ақ оларды пайдалануы, ерекше жағдайларда, ұйым басшысының жазбаша рұқсатымен жүзеге асырылады.
322. Қазақстан Республикасының заңдарында көзделген немесе ақпараттық қызмет көрсету бойынша мұрағаттың пайдаланушыларымен жасалған шартында ескертiлген жағдайлардан басқа, ұйым мұрағаты пайдаланушыларға өзiндiк iздестiру нәтижесiнде алынған немесе ұйым мұрағаты көрсеткен қызметi ретiнде берiлген ақпаратты пайдалануға шек қоюына немесе шарт белгiлеуiне болмайды.
323. Ұйым мұрағатының құжаттарын пайдаланудың негiзгi нысаны:
1) пайдаланушыларды өтiнiштерi бойынша, сондай-ақ ұйым мұрағатында мынадай немесе басқадай құжаттардың бары және олардың мазмұны туралы бастамашылық тәртiпте хабардар ету. Пайдаланушыларды бастамашылық хабардар етудi оларға тиiстi ақпараттарды хат, құжаттардың тiзбесi және шолу және тағы сол сияқты түрде жiберу жолымен жүзеге асырылады.
2) ұйым мұрағатының оқу залында жұмыс жасау үшiн құжаттар беру;
3) құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану;
4) ақпараттық iс-шаралар дайындау: көрме, конференциялар және басқа да iс-шаралар;
5) құжаттарды уақытша пайдалануға беру болып табылады.
324. Пайдаланушыларды ақпараттық қамтамасыз ету бойынша жұмысындағы мұрағаттың негiзгi құжаттары:
1) мұрағаттық анықтама – мұрағаттық құжаттар негiзiнде құрастырылған, заңды күшi бар және өтiнiшi бойынша құжатты ақпаратымен, мұрағаттық шифрiн және сол мұрағаттық құжаттарды сақтау бiрлiгiнiң парақтар нөмiрiн көрсете отырып ұйымның хат бланкiсiнде дайындалған құжат;
2) мұрағаттық көшiрме – мұрағаттық шифрiн және сақтау бiрлiгiнiң парақтар нөмiрiн көрсете отырып, белгiленген тәртiппен куәландырылған, мұрағаттық құжат мәтiнiн дәл түсiрген көшiрме;
3) мұрағаттық үзiндi – белгiлi бiр фактiге, оқиғаға, тұлғаға қатысты мұрағаттық құжат мәтiнiнiң бөлiгiн дәлме-дәл түсiрген, мұрағаттық шифрiн және сақтау бiрлiгiнiң парақтар нөмiрiн көрсете отырып, ұйым мұрағатының хат бланкiсiнде жазылған құжат;
4) бастамашылық хат–белгiленген мәселе, тақырып бойынша мұрағаттың сақтауындағы құжаттар туралы ақпараты бар пайдаланушылардың өтiнiшi немесе ұйым мұрағатының бастамасы бойынша ұйымның хат бланкiсiнде дайындалған хат;
5) мұрағаттық құжаттардың тақырыптық тiзбесi–пайдаланушылардың өтiнiшi бойынша немесе ұйым мұрағатының бастамасы бойынша, уақыты мен мұрағаттық шифрiн көрсете отырып жасалған, белгiлi бiр тақырып бойынша мұрағаттық құжаттар, сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi тақырыптарының қысқаша жүйеленген немесе мазмұндалған тiзбесi;
6) мұрағаттық құжаттар көшiрмелерiн тақырыптық iрiктеу-пайдаланушылардың өтiнiшi бойынша немесе ұйым мұрағатының бастамасы бойынша дайындалған, белгiленген тақырып бойынша мұрағаттық құжаттар көшiрмесiнiң жүйеленген толық жинағы немесе олардың бөлiгi;
7) мұрағаттық құжаттардың тақырыптық шолуы болып табылады.
325. Мұрағатқа келiп түсетiн сұранымдар былайша бөлiнедi:
1) нақты мәселелер, тақырып, оқиға, фактi (тақырыптық сұраным) бойынша ақпарат беру туралы сұранымға; Тақырыптық сұранымдардың әртүрлiлiгi, нақты тұлғаның өмiрi мен қызметiн зерделеу үшiн қажеттi мәлiметтi анықтайтын өмiрбаяндық сұраным болып табылады;
2) екi немесе одан да көп тұлғалардың туыстық, туыстық байланысын, отбасының тарихын, тегiн (тектану сұранымы) анықтау үшiн қажет ақпарат алу жөнiндегi сұранымға;
3) әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы сұранымға. Оған жұмыс өтiлi мен жалақы мөлшерiн растау, жасы, отбасының құрамы, бiлiмi, марапатталғаны, зейнетақы жарнасы мен әлеуметтiк аударылымын, ғылыми дәрежесi мен атағы туралы, сәтсiз оқиғаға ұшырағаны, емделуде, қоныс аударуға, қуғын-сүргiнде болғаны, ақталғаны, әскери бөлiмдер мен түзетулерде, экологиялық апат аймағында тұрғаны, бас бостандығынан айырылу орынында болғаны, азаматтық хал актiлерi туралы сұранымдар жатады.
326. Пайдаланушылардың сұранымын ұйым мұрағаты, сұранымда заңды тұлғаның атауы (азаматтар үшiн – тегi, аты және әкесiнiң аты), пайдаланушының пошта және/немесе электрондық мекен-жайы, сұралған ақпараттың тақырыбы (мәселе), хронологиясы көрсетiлген жағдайда қарайды және орындайды.
Сұранымға өтiнiш иесi қол қояды. Азаматтар сұранымы тегi, мекенжайы және өтiнiш бiлдiрушiлердiң қойған қолы болмаса, ол бүркемелi болып есептеледi және қарауға жатпайды.
327. Ұйым мұрағатында сақтаудағы құжаттар құрамына жатпайтын сұраным тiркелген сәттен бастап 3 күнтiзбе iшiнде пайдаланушыны хабардар ете отырып немесе пайдаланушыға тиiстi ұсыным жасай отырып, қажеттi мұрағаттық құжаттар сақталатын мемлекеттiк мұрағатқа немесе ұйымға жiберiледi.
328. Мұрағатқа пайдаланушының электрондық поштасы және/немесе пошталық мекен-жайы көрсетiлген интернет-өтiнiшi (сұраным) түскен кезде, оған өтiнiшiнiң (сұранымының) қарауға қабылданғаны туралы немесе қарауға жатпайтынын дәлелдейтiн хабарлама жiберiледi. Қарауға қабылданған өтiнiш (сұраным) басылып шығарылады және одан әрi қарай онымен жұмыс белгiленген тәртiп бойынша жүредi.
329. Мемлекеттiк органның, жергiлiктi атқару органының, сот органының өз функцияларын атқаруымен байланысты тақырыптық сұранымдарын мұрағат заңнамада белгiленген тәртiп бойынша бiрiншi кезекте немесе олармен келiсiлген мерзiмде қарайды.
Осы сияқты сұранымдар ақысыз негiзде жүзеге асырылады.
330. Мұрағат ереже бойынша тақырыптық, соның iшiнде азаматтардың және өзге ұйымдардың тектану бойынша құжаттар анықтау сұранымымен айналыспайды. Азаматтар мен ұйымдарға олар сұраған мәселелерi бойынша құжаты бар қордың орны туралы мәлiметтi хабарлайды және құжаттармен танысудың тәртiбiн түсiндiредi. Осындай сұранымдар Қазақстан Республикасының нормативтiк құқықтық актiлерiне сәйкес ақылы қызмет көрсету тәртiбiмен жүргiзiлуi мүмкiн.
331. Мұрағат әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы сұранымды Қазақстан Республикасының «Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы» Заңда белгiленген мерзiмде ақысыз орындайды және пайдаланушыға мұрағаттық анықтама, мұрағаттық көшiрме және мұрағаттық үзiндi нысанында жауабы берiледi.
332. Мұрағаттық анықтама және мұрағаттық үзiндi ақпараттық құжаттың атауын «МҰРАҒАТТЫҚ АНЫҚТАМА», «МҰРАҒАТТЫҚ ҮЗIНДI» деп белгiлей отырып ортақ бланкiде жасалады.
333. Мұрағаттық анықтамадағы мәтiн осы қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжат түрлерiн және олардың уақытын көрсете отырып оқиғасы хронологиялық ретпен берiледi. Мұрағаттық анықтамада мұрағаттық құжаттарды сандық форматқа ауыстыруға рұқсат етiледi.
334. Сұранымда баяндалған мәлiметтермен мұрағаттық құжаттардың жекеленген деректерi сәйкес келмеуi, егер де басқа барлық мәлiметтердiң сәйкестiгi мұрағаттық құжаттардағы айтылған тұлғалар немесе фактiлердiң растығына шүбә келтiрмесе, оларды мұрағаттық анықтамаға енгiзуге кедергi болмайды. Бұл деректер, мұрағаттық анықтамаға, мұрағаттық құжаттарда қалай баяндалса солай түсiрiледi, ал алшақтығы, сәйкес келмеуi және атауының дәл келмеуi, аты, әкесiнiң аты, аты-жөнi берiлмеуi немесе бiрiнiң болуы жөнiнде анықтаманың мәтiнiнде жақша iшiнде түсiндiрiледi. («Құжатта солай», «Түпнұсқаның мәтiнiнде солай»).
335. Мұрағаттық анықтаманың мәтiнi бойынша ескертпеде түсiнiксiз жазылған, автордың түзеткенi, түпнұсқа мәтiнiнiң бүлiнуi салдарынан оқуға жарамайтын орындары («Түпнұсқаның мәтiнiнде осылай», «Мәтiнде түсiнiксiз») деп ескертiледi.
Мұрағаттық құжаттар мазмұны бойынша негiзделiп жасалған мұрағаттық анықтаманың мәтiнiн орындаушының өзгертуiне, дұрыстауына, түсiнiктеме беруiне, жеке тұжырымын жасауына рұқсат етiлмейдi.
336. Мұрағаттық анықтаманың соңына мұрағаттық анықтаманы жасауда пайдаланылған мұрағаттық құжаттардың сақтау бiрлiгiнiң, баспа басылымдарының мұрағаттық шифрi мен парақтар саны қойылады. Мұрағаттық анықтаманың мәтiнiне әрбiр фактiнi немесе оқиғаны баяндағаннан кейiн бiрден мұрағаттық құжаттардың сақтау бiрлiгiнiң мұрағаттық шифрларын және парақтар нөмiрiн қоюға болады.
337. Көлемi бiр парақтан асатын мұрағаттық анықтамаға парақтар тiгiледi, нөмiрленедi және ұйымның мөрi қойылады.
338. Мұрағаттық анықтамаға ұйым басшысы, орындаушы қол қояды және ұйымның мөрiмен куәландырылады. Ондағы көрсетiлген мәлiметтер толық болмаған жағдайда, оның себебi көрсетiлген iлеспе хат жазылады.
Қажет болған жағдайда мұрағаттық анықтамаға мұрағаттық анықтамада баяндалған мәлiметтердi растайтын мұрағаттық құжаттар көшiрмесi немесе олардан үзiндiлер қоса берiледi.
339. Сұранымда орындау үшiн қажеттi құжаттар мұрағатта болмаған жағдайда ұйымның бланкiсiне сұранымның тақырыбы бойынша мұрағаттық құжаттардың жоқ болу себептерi туралы жауап құрастырылады, және мүмкiндiгiнше қайда хабарласу қажеттiгiне ұсыным бередi. Қажет болған жағдайда жауап ұйым мөрiмен бекiтiледi.
340. Сұраған мәлiметтерi бар мұрағаттық құжаттардың жоғалған фактiсi құжатпен расталған жағдайда, ұйым мұрағаты осы мәселе бойынша, қажет болған жағдайда, ұйым мөрiмен куәландырылған анықтама бередi.
341. Мұрағаттық үзiндiде мұрағаттық құжаттың атауы, оның нөмiрi мен уақыты толық көшiрiледi. Сұраным бойынша барлық бар деректер мұрағаттық құжаттар мәтiнiнен жан-жақты алынуы тиiс. Үзiндi бiр-бiрiне қатысы жоқ бiрнеше жекеленген мәселелерi бар құжаттардан ғана алынады.
Әрбiр үзiндiнiң бастауы мен соңы, сондай-ақ мұрағаттық құжат мәтiнiндегi жекеленген сөздердiң болмағаны көп нүктемен белгiленедi.
Мұрағаттық үзiндi мәтiнiне ескертпеде түпнұсқа мәтiнiнiң бөлiгi, түсiнiксiз жазылғаны, автордың түзеткенi, мәтiннiң бүлiнуi салдарынан оқылуға жатпайтындығы және тағы сол сияқтылар туралы тиiстi ескертулер жасалады.
Дәлдiгiне күмән келтiретiн жекеленген сөздер мен түпнұсқаның сөйлемi «Түпнұсқа мәтiнiнде солай», «Құжатта осылай» деген сөздермен ескертiледi.
Мұрағаттық үзiндiнiң мәтiнiнен кейiн мұрағаттық құжаттың сақтау бiрлiгiнiң мұрағаттық шифрi мен парақтар нөмiрi көрсетiледi.
Сұраным бойынша берiлген мұрағаттық үзiндiнiң түпнұсқалығы ұйым басшысының қол қоюымен және ұйымның мөрiмен куәландырылады.
342. Баспа құралдарын, жеке компьютер пайдалана отырып дайындалған мұрағаттық көшiрмелер және үзiндiлер ұйымның ортақ бланкiсiне құжаттың атауын «Мұрағаттық көшiрме», «Мұрағаттық үзiндi» белгiлеумен ресiмделедi. Құжаттың ксерокөшiрмесiн немесе фотокөшiрмесiн дайындаған кезде ұйымның ортақ бланкiсiн пайдаланбайды.
Мұрағаттық көшiрменiң немесе мұрағаттық үзiндiнiң мәтiнiнен кейiн құжаттың мұрағаттық шифрi көрсетiледi. Егер көшiрме немесе үзiндi бiр парақтан артық болса, мұрағаттық шифр әрбiр парақтың сырт жағына қойылады. Мұрағаттық көшiрменiң немесе үзiндiнiң барлық парағы тiгiледi, нөмiрленедi және ұйым мұрағатымен бекiтiледi (куәландырылады).
343. Мұрағаттық көшiрменiң әрбiр парағының сыр жағына мұрағаттық құжаттың сақтау бiрлiгiнiң мұрағаттық шифрi және парақтар нөмiрi қойылады. Мұрағаттық көшiрменiң барлық парағы бекiтiледi және бекiтiлген жерiне мөр басылады және уәкiлеттi лауазымдық тұлға қол қояды.
344. Мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзiндi, мұрағаттық көшiрме және сұранымға жауап жай конвертермен пошта арқылы жiберiледi.
345. Азамат немесе оның сенiм бiлдiрiлген адамы мұрағатқа жеке өтiнiш бiлдiрген жағдайда мұрағаттық анықтаманы, мұрағаттық үзiндiнi, мұрағаттық көшiрменi төлқұжатын немесе басқа да куәландыратын құжатын көрсеткен кезде қол хаты арқылы берiледi; сенiм бiлдiрiлген адамына – белгiленген тәртiпте ресiмделген сенiмхаты арқылы берiледi. Мұрағаттық анықтаманы және мұрағаттық үзiндiнi алушы олардың көшiрмелерiне немесе оған жасалған iлеспе хаттың сырт жағына, алынған уақытын көрсете отырып, қолын қояды.
346. Құжат иесi уақытында алмаған азаматтық хал-жағдайы туралы, бiлiмi туралы жеке түпнұсқа құжаттарын, еңбек кiтапшасын және басқаларын мұрағаттық iстен алып иесiне немесе олардың туыстарына беруге болады.
Жеке құжаттардың түпнұсқасы ұйым басшысының рұқсатымен өтiнiш бiлдiрушiге куәлiгi, жеке басын куәландыратын басқа да құжаты бойынша, ал олардың туыстарына немесе сенiм бiлдiрiлген адамына нотариалдық куәландырылған сенiмхаты бойынша берiледi.
Жеке түпнұсқа құжат өтiнiш бiлдiрушiге бағалы хат арқылы да жiберiлуi мүмкiн.
347. Iстен алынған құжаттың орнына алынған құжаттың көшiрмесi салынады. Мұрағаттық құжаттың алынғаны, сондай-ақ оларды көшiрмесiмен ауыстырылғаны iстiң куәландырма парағында, iстердiң, құжаттардың тiзiмдемесiнде айқындалады.
348. Мұрағаттық құжаттардың қайтарылуы көрсетiлген құжаттардың iстен алынғаны туралы актiмен ресiмделедi. Акт және мұрағаттық құжаттардың қайтарылуын жүргiзуге негiз болған басқа да құжаттар, және оларды қолына алған тұлғаның қолхаты қор iсiне енгiзiледi.
Iстердi оқу залына және уақытша пайдалануға беру тәртiбi
349. Ұйымда пайдаланушылардың жұмыс iстеуiне жағдай жасау мақсатында, шағын көшiрмемен, электрондық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттармен жұмыс жасау үшiн тиiстi техникалық құралдармен жабдықталған оқу залы құрылады (көру залы, компьютер залы, фоноқұжаттарды және тағы басқаларды тыңдайтын бөлме).
Оқу залының жұмыс тәртiбiн ұйым басшысы белгiлейдi.
Ұйым мұрағатында оқу залына арнайы бөлме болмаған жағдайда пайдаланушылардың құжаттармен жұмысы ұйым мұрағатының немесе басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметiнiң жұмыс бөлмелерiнде ұйым мұрағаты қызметiнiң бақылауымен жүргiзiледi.
350. Пайдаланушылар оқу залына жеке өтiнiшi негiзiнде жiберiледi; ғылыми ұйымдардың жоспарына сәйкес ғылыми жұмыс жүргiзушi немесе қызметтiк тапсырманы орындаушы, пайдаланушылар, оларды жiберген ұйымның хатын көрсетедi; ұйымның қызметкерлерi оқу залына қызметтiк куәлiктерi бойынша жiберiледi. Мұрағаттық құжаттар ұйым қызметкерлерiне қызметтiк мақсатта пайдалану үшiн жұмыс бөлмелерiне берiледi.
Жеке өтiнiшiнде немесе хатта пайдаланушының тегi, есiмi, әкесiнiң аты, лауазымы, ғылыми атағы, ғылыми дәрежесi, тақырыбы және зерттеудiң хронологиялық шегi көрсетiледi.
Оқу залында жұмыс жасауға, пайдаланушының қажеттi мерзiмiне қарай рұқсатты ұйым басшысы, ереже бойынша ресiмделген күннен 1 жылға бередi.
351. Ұйым мұрағаты пайдаланушыларға оқу залында пайдалану үшiн есепке алынған және ғылыми-техникалық өңдеуден өткен, анықтамалықтары мен басқа да iздестiру құралдары бар ашық құжаттарды бередi. Пайдаланушыларға есепке алынбаған және өңделмеген құжаттар оқу залында жұмыста пайдалануға берiлмейдi.
352. Құжат беруден бас тарту немесе кейiнге шегеру мынадай жағдайларда болады:
1) физикалық жай-күйi нашар болса;
2) пайдалануына Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе құжаттарды сақтауға тапсырған кезде қор жасаушы белгiлеген шек қойылған болса;
3) құжаттарды қызметтiк тапсырманы орындау барысында ұйым мұрағаты қызметкерлерiнiң пайдалануында болса;
4) құжаттарды уақытша пайдалануға немесе оқу залында басқа пайдаланушыға берген жағдайда.
Ұйым мұрағаты құжаттарды беруден бас тартуын, оның себептерiн көрсете отырып жазба түрде түсiндiредi.
353. Ұйым мұрағаты техникалық мүмкiндiктерiн ескере отырып, пайдаланушылардың тапсырысымен мұрағаттық құжаттардың көшiрмелерiн: ксерокөшiрмелер, шағынкөшiрме, фототаңба, кинокөшiрме, бейнекөшiрме, үнқұжаттардың көшiрмесi, сондай-ақ электрондық тасығыштардағы көшiрмелердi дайындайды.
Қанағаттанарлықсыз физикалық жай-күйдегi мұрағаттық құжаттарды көшiрмелеуге болмайды.
Қолжеткiзуi шектелген (құпия және құпиялық ақпараты бар) ұрағаттық құжаттарды көшiрмелеу белгiленген тәртiппен жүргiзiледi.
354. Көшiрмелеуге тапсырысты орындаудың тәртiбiн, соның iшiнде мұрағаттық құжаттарды, жарияланбаған iстер, құжаттар тiзiмдемесiн басқа да мұрағаттық анықтамалық-iздестiру құралдары мен деректербазасын көшiрмеге түсiрудiң көлемiн, көшiрмелердi дайындау бағасы мен оларды дайындауды есептеудiң тәртiбi Қазақстан Республикасының нормативтiк құқықтық актiлерiмен және (немесе) ұйым басшысы анықтайды.
355. Пайдаланушылардың тапсырысы бойынша дайындалған мұрағаттық құжаттардың көшiрмесiнде мұрағаттық құжаттың сақтау бiрлiгiнiң мұрағаттық шифрi және парақтар нөмiрi көрсетiледi. Құпиясыздандырылған мұрағаттық құжаттарды ресiмдеген кезде көшiрменiң бiрiншi және соңғы парағының өң бетiнiң оң жақ жоғарғы бұрышына «Құпиясыздандырылған» мөртабаны қойылады. Қажет болған жағдайда осы мөртабан мұрағаттық құжаттың құпиясыздандырылған көшiрмесiнiң барлық парақтарының өң бетiне қойылады.
356. Мұрағаттық құжаттардың көшiрмесi пайдаланушыларға, олардың сенiм бiлдiрiлген адамына немесе көрсетiлген мекен-жайы бойынша жiберiледi.
Көшiрме түсiрудiң тапсырысын есептеу қағаз тасығышта немесе автоматтандырылған нысанда жүргiзiледi.
357. Мұрағаттық қоймадан оқу залына iстер осы Қағидаларға 17-қосымшаға сәйкес тапсырыс бланкiсiн толтыру негiзiнде берiледi және осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес қоймадан iстер беру кiтабында есепке алынады.
358. Мұрағаттық қоймадан оқу залына берiлетiн әрбiр iстiң осы Қағиданың 20-қосымшасына сәйкес пайдалану парағы болады.
359. Iстер ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiне уақытша пайдалануға 20 күннен аспайтын мерзiмге берiледi.
Iстердi уақытша пайдалануға басқа ұйымдарға беру олардың жазбаша сұранымы бойынша осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес актiмен ресiмделедi. Актi екi дана жасалады, бiреуi құжат алушыға берiледi, ал екiншiсi ұйым мұрағатында қалады, актiге құжатты берушi ұйымның және алушы-ұйымның басшылары қол қояды; қойылған қолдар ұйым мөрлерiмен бекiтiледi. Iстер не бәрi үш ай мерзiмге берiледi.
360. Iстердi уақытша пайдалануға берген кезде әрбiр iс осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес қоймадан берiлетiн iстер кiтабына жазылады, ал берiлген iстiң орнына осы Қағидаларға 21-қосымшаға сәйкес әрбiр iс үшiн iзбасар парақша салынады. Iзбасар парақшалар ұйым мұрағатында қажетi өткенге дейiн сақталады. Қайтарылған iстердiң жай-күйi iстi қайтарушы тұлғаның қатысуымен тексерiледi.
361. Уақытша пайдалану үшiн мұрағаттық қоймадан берiлетiн әрбiр сте осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес iстiң пайдалану парағы болады.
Бұқаралық ақпарат құралдарында құжаттарды пайдаланудың тәртiбi
362. Ұйым мұрағаты ақпараттық iс-шаралар, көрмелер ұйымдастырған кезде, бұқаралық ақпарат құралдарында құжаттарды пайдалануды, сондай-ақ оларды жариялауды ұйымдастырады. Жұмысты жеке және басқа ұйымдармен немесе мемлекеттiк мұрағатпен бiрлесiп жүргiзедi. Көрмелерде құжаттардың түпнұсқасын немесе көшiрмелерiн пайдаланады, альбомдар, плакаттар, диаграммалар дайындайды.
363. Ұйым мұрағаты бұқаралық ақпарат құралдарымен бiрлесе отырып тақырыбын, көлемiн және құжаттарды дайындаудың мерзiмiн анықтайды, тақырыбы мен мерзiмiн ұйым басшысы бекiтедi. Бұқаралық ақпарат құралдары үшiн дайындалған, ұйым мұрағатында қалған, мақалалар және басқа да баспа нысандары даналарында пайдаланған құжаттардың iздестiру деректерi, сондай-ақ жарияланымның күнi мен орны көрсетiледi.
364. Ұйым мұрағаты жеке немесе өзге де ұйымдармен бiрлесе отырып құжатты жарияланымдарды дайындау бойынша жұмыс жүргiзедi. Бұл жұмыстың ең көп таралған түрi құжаттардың журнал және газет жарияланымдарын дайындау болып табылады. Жекелеген жағдайларда құжаттар жинағы шығарылуы мүмкiн. Құжаттар жинағын дайындау кезiнде тиiстi мемлекеттiк мұрағаттар қызметiнiң қағидаларын басшылыққа алу қажет.
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
1-қосымша
Ұйымның ведомстволық немесе жеке мұрағаты туралы үлгiлiк ереже
1. Жалпы ережелер
1. «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес ұйым қызметiнде пайда болған тарихи, ғылыми, әлеуметтiк, экономикалық, саяси немесе мәдени айрықша маңызы бар және белгiленген тәртiппен Ұлттық мұрағат қоры құрамына енгiзiлген құжаттар, халықтың тарихи-мәдени мұрасының ажырамас бөлiгi болып табылады және оларды Қазақстан Республикасының ұлттық игiлiгi ретiнде мемлекет қорғайды.
Көрсетiлген құжаттар мемлекеттiк мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсырылғанға дейiн ұйымда уақытша сақталады.
2. Ұйым Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының құжаттарының сақталуын, есепке алынуын, iрiктелуiн, реттiлiгiн және пайдаланылуын, оларды тиiстi мемлекеттiк мұрағаттарға тұрақты сақтауға уақтылы тапсырылуын қамтамасыз етедi.
Ведомстволық мұрағаттардағы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттардың уақытша сақтаудың шектiк мерзiмi уәкiлеттi органмен, жеке мұрағаттарда – құжаттың иесi және уәкiлеттi орган арасындағы мемлекетке құжаттарға иелiк ету құқығын беру, оларды сақтау мен пайдалану туралы шартпен анықталады.
Мұрағаттық құжаттарды мемлекеттiк сақтауға дайындауға, тасымалдауға, тапсыруға байланысты барлық жұмыстар ұйымның күшiмен және есебiнен жүзеге асырылады.
Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды жоғалтқаны және бүлдiргенi үшiн ұйымның лауазымды тұлғалары Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапты болады.
3. Ұйымда Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын, сонымен қатар, оның құрамына жатқызылмаған құжаттарды жинақтау, уақытша сақтау және пайдалану мақсатында ведомстволық немесе жеке мұрағат (бұдан әрi – ұйым мұрағаты) құрылады.
Ұйым, ұйым мұрағатын қажеттi бөлмелермен, жабдықтармен және кадрлармен қамтамасыз етедi.
4. Ұйым мұрағаты, ұйымның құрылымдық бөлiмшесi ретiнде ұйымдастырушылық-құқықтық негiзде қызмет атқарады.
5. Ұйым мұрағаты өз қызметiнде Қазақстан Республикасының мұрағат iсi жөнiндегi заңнамалық және заңға тәуелдi нормативтiк құқықтық актiлерiн, жоғары тұрған орган басшыларының және ұйым басшысының бұйрықтарын (өкiмдерiн), жергiлiктi атқарушы органның, тиiстi мемлекеттiк мұрағаттың нормативтiк-әдiстемелiк құжаттарын және Ұйымның мұрағаты туралы ереженi басшылыққа алады.
6. Ұйымның мұрағаты туралы Ереже осы аталмыш Үлгiлiк ережелердiң негiзiнде әзiрленедi және тиiстi жергiлiктi атқарушы органмен (республикалық мемлекеттiк мұрағатпен) келiсе отырып ұйым басшысы бекiтедi.
7. Ұйым мұрағаты өз қызметiн ұйым басшысы бекiткен жоспар бойынша жүргiзедi және өз жұмысы туралы есеп бередi.
8. Ұйым мұрағатының қызметiне бақылауды ұйым басшысы жүзеге асырады.
9. Ұйым мұрағатына ұйымдастырушылық-әдiстемелiк басшылықты тиiстi мемлекеттiк мұрағат жүзеге асырады.
2. Ұйым мұрағаты құжаттарының құрамы
10. Ұйым мұрағатына:
1) ұйымның тұрақты, уақытша (10 жылдан астам), уақытша (10 жылға дейiнгiнi қоса алғандағы) сақталатын iс жүргiзуi аяқталған басқарушылық құжаттары, жеке құрам бойынша құжаттары;
2) алдыңғы ұйым қызметiнде пайда болған тұрақты, уақытша (10 жылдан астам), уақытша (10 жылға дейiнгiнi қоса алғандағы) сақталатын құжаттары, жеке құрам бойынша құжаттары;
3) ұйым мұрағатының толықтыру көзi болып табылатын өзге ұйымдар қызметiнде пайда болған тұрақты, уақытша (10 жылдан астам), уақытша (10 жылға дейiнгiнi қоса алғандағы) сақталатын құжаттары, жеке құрам бойынша құжаттары;
4) жеке тектiк құжаттары;
5) ұйым немесе өзге ұйым қызметiне пайда болған басқа да, соның iшiнде ақпараты дәстүрлi және электрондық тасығыштардағы дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттама;
6) құрылымдық бөлiмшелерден және өзге ұйымдардан келiп түскен құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың элементтерi;
7) ведомстволық баспа басылымдары келiп түседi.
3. Ұйым мұрағатының негiзгi мiндеттерi мен функциялары
11. Ұйым мұрағатының негiзгi мiндеттерi:
1) құрамы осы Үлгiлiк ереженiң 2-бөлiмiнде қарастырылған құжаттарды жинау;
2) ұйым мұрағатында уақытша сақталатын құжаттар құндылығына сараптама жүргiзудiң сапасын, сақталуын, есепке алынуын және пайдаланылуын қамтамасыз ету;
3) Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды мемлекеттiк мұрағаттың тұрақты сақтауына дайындау және тапсыру;
4) ұйымдағы iс жүргiзу мен мұрағат iсiн жетiлдiру саласында әдiстемелiк басшылықты жүзеге асыру болып табылады.
12. Ұйым мұрағаты жүктелген мiндеттерге сәйкес мынадай функцияларды жүзеге асырады:
1) ұйым мұрағаттың толықтыру көзi болып табылатын ұйымдардың және/немесе құрылымдық бөлiмшелердiң тiзiмiн жүргiзудi;
2) ұйым мұрағаттың толықтыру көзi болып табылатын ұйымның, сонымен қатар, өзге жеке және заңды тұлғалардың құжаттарын белгiленген тәртiппен уақытша сақтауға қабылдауды;
3) ұйымның орталық сараптау комиссиясының (бұдан әрi – ОСК) немесе сараптау комиссиясының (бұдан әрi – СК) жұмысына қатысуды;
4) ұйым мұрағатына уақытша сақтауға құжаттар тапсыру кезiнде құрылымдық бөлiмшелерге құжаттар құндылығына сараптама жүргiзуде әдiстемелiк көмек көрсетудi;
5) ұйым мұрағатында уақытша сақталатын құжаттар құндылығына сараптама жүргiзедi, тұрақты, уақытша (10 жылдан астам) сақталатын, жеке құрам бойынша жиынтық iстер тiзiмдемесiне және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актiлерге бөлiмдер құрастырады және белгiленген тәртiппен көрсетiлген iстер тiзiмдемесi мен актiнi келiсуге және бекiтуге берудi;
6) мемлекеттiк сақтауға жататын ғылыми-техникалық құжаттама, жобалар, проблемалар тiзбесiн құрастыруға қатысуды;
7) дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттаманың құндылығына сараптама жүргiзедi, тұрақты сақталатын iстердiң (құжаттардың) тиiстi тiзiмдемесiн және ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнiн жоғалтқан құжаттарды жоюға бөлу туралы актiнi құрастырады, белгiленген тәртiппен аталмыш тiзiмдеме мен актiнi келiсуге және бекiтуге берудi;
8) жеке тектiк құжаттарымен қажеттi жұмыстар кешенiн жүргiзедi;
9) сақтауға қабылданған құжаттарды есепке алуды және сақтауды қамтамасыз етудi жүзеге асырады;
10) аса құнды құжаттарды анықтайды, осы құжаттарды және олардың сақтандыру көшiрмелерiн есепке алуды ұйымдастырады;
11) уақытша сақтаудағы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының саны мен құрамы туралы паспорттық есептiк мәлiметтердi жыл сайын құрастырады және үш жылда бiр рет тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа жiбередi;
12) тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға бұрын тапсырылған құжаттардың ғылыми-анықтамалық аппаратымен сабақтастығын ескере отырып сақтаудағы құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат құрады және жүргiзедi;
13) Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға әзiрлейдi және белгiленген тәртiппен тапсыруды жүзеге асырады;
14) ғылыми және практикалық мақсатта өткендi шолудың құжатты ақпаратын пайдалануды жүзеге асырады;
15) ұйымда iстердi қалыптастырудың, ресiмдеудiң және жедел сақтаудың дұрыстығына тексерудi жүзеге асырады;
16) ұйым аумақтық органдар және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдар мұрағаты қызметкерлерiнiң бiлiктiлiктерiн арттыру жөнiндегi iс-шараларды өткiзуге қатысады.
4. Ұйым мұрағатының құқығы
13. Ұйым мұрағаты жүктелген мiндеттер мен функцияларды жүзеге асыру үшiн:
1) белгiленген тәртiппен басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметiне, ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiне, аумақтық органдардың және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдардың мұрағаттарына, өз құзыретi шегiнде нұсқау беруге;
2) басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметiнен, ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнен, аумақтық органдар және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдар мұрағаттарынан оның жұмысы үшiн қажеттi мәлiметтердi сұрауға құқылы.
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
2-қосымша
Ұйымның орталық сараптау комиссиясы (сараптау комиссиясы) туралы үлгiлiк ереже
1. Жалпы ережелер
1. Орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрi – ОСК) аумақтық органдары және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдары бар мемлекеттiк органдарда, облыстарда (республикалық маңызы бар қалада, Қазақстан Республикасының астанасында) филиалдары бар мемлекеттiк емес ұйымдарда құрылады.
Сараптау комиссиясы (бұдан әрi – СК) жекелеген ұйымдарда құрылады.
2. ОСК (СК) кеңесшi орган болып табылады. Оның шешiмi белгiленген тәртiппен уәкiлеттi органмен (жергiлiктi атқарушы органмен, республикалық мемлекеттiк мұрағатпен) келiсе (бекiту) отырып, ұйым басшысы бекiткеннен кейiн күшiне енедi.
3. Ұйым басшысының бiр орынбасарының төрағалық етуiмен, мамандардан жасақталған ОСК (СК) құрамы басшының бұйрығымен (өкiмiмен) бекiтiледi. Комиссия құрамына мiндеттi түрде басқаруды құжаттамалық ету қызметiнiң және ұйым мұрағатының басшылары мiндеттi түрде ендiрiледi.
4. ОСК (СК) өз қызметiнде Қазақстан Республикасының басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету және мұрағат iсi саласындағы заңнамалық және заңға тәуелдi нормативтiк құқықтық актiлерiмен, ұйым басшысының бұйрықтарымен (өкiмдерiмен) және комиссия туралы ереженi басшылыққа алады.
5. ОСК (СК) туралы ереже ұйым басшысымен, жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) келiсiмi бойынша бекiтiледi.
2. ОСК (СК) мiндеттерi және функциялары
6. ОСК (СК) негiзгi мiндеттерi:
1) ұйымда iс жүргiзу мен мұрағат iсiн жетiлдiру жөнiдегi әдiстемелiк және практикалық жұмыстарды ұйымдастыру;
2) құжаттарды ұйым мұрағаттарында одан әрi сақтау, есепке алу және пайдалану мақсаттарымен олардың өңделуiн ұйымдастыру және нәтижелерiн қарастыру болып табылады.
7. Негiзгi мiндеттерге сәйкес ОСК (СК) мынадай функцияларды жүзеге асырады:
1) iс жүргiзу және мұрағат iсiнiң мәселелерi бойынша ұсыныстарды әзiрлейдi;
2) құжаттардың құндылығына сараптама жасауды ұйымдастырады;
3) құжаттама жасау мен құжаттаманы басқару жөнiндегi қағидаларды (ведомстволық, салалық, ұйымның);
үлгiлiк iстер номенклатурасын, ұйымның iстер номенклатурасын;
сақтау мерзiмдерi көрсетiлген салалық (ведомстволық) құжаттар тiзбесiн;
iс жүргiзу және мұрағат iсiн жүргiзу мәселелерi бойынша салалық (ведомстволық) әдiстемелiк құжаттарды;
қолданыстағы тiзбеде ескерiлмеген құжаттарының сақтау мерзiмдерiн және жекелеген құжаттардың сақтау мерзiмдерiн өзгерту туралы ұсыныстарын;
тұрақты уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын iстердiң жиынтық тiзiмдемесiнiң жылдық бөлiмдерiн, жеке құрам бойынша iстердi және сақтауға жатпайтын iстердi жоюға бөлу туралы акттердi;
дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттаманың, ғылыми-тарихи құндылығы мен практикалық мәнiн жоғалтқан құжаттарын жоюға бөлу туралы актiсiн;
сақтандыру қорының аса құнды iстерi мен құжаттарының тiзiмдемелерiн;
iздестiру жолдары тамамдалған, табылмаған iстер туралы актiнi;
iстердiң түзетiлмейтiн зақымданулары туралы актiнi келiсу туралы шешiм шығарады.
3. ОСК (СК) жұмысының тәртiбi
8. ОСК (СК) құзыретiне жататын мәселелер, қажеттiлiгiне қарай, жылына кем дегенде екi рет өткiзiлетiн отырыстарда қаралады.
9. ОСК (СК) шешiмi көпшiлiк дауыспен қабылданады.
10. ОСК (СК) отырыстары хаттамаланады, отырыстардың хаттамаларына комиссия төрағасы, хатшысы қол қояды және мемлекеттiк органның (ұйымның) басшысы бекiтедi.
11. ОСК (СК) iс жүргiзуiн жүргiзу және оның құжаттарын жедел сақтау комиссия хатшысына жүктеледi.
12. Ұйым қызметкерлерiнiң ОСК-дегi (СК-дегi) жұмысы жылдық жоспарда көзделедi және қосымша ақы төлеуге жатпайды.
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
3-қосымша
Тұрақты сақталатын iстер тiзiмдемесiнiң нысаны

№ ___ қор
№ ____ тiзiмдеме
тұрақты сақталатын iстер _________________________________
(ұйымның ресми атауы)
______________ жылдар (ға)

Жиынтық тiзiмдеменiң бұл бөлiмiне ________________№ __ iстер
(санмен және жазбаша)
енгiзiлдi
№ __, оның iшiнде:
арнайы нөмiрлер:
қалып кеткен нөмiрлер:
Жиынтық тiзiмдеменiң бөлiмiн Қолының толық
құрастырушының лауазым атауы _____________ жазылуы
(жеке қолы)
Күнi
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келiсiлдi
Форматы А4 (210Х297)

Тұрақты сақталатын бейнеқұжаттардың iстер тiзiмдемесiнiң нысаны

№ ___ Тiзiмдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетiлген тiзiмдеменiң атауы)
______ жылдар (ға)

кестенiң жалғасы

Тiзiмдеменiң бұл бөлiмiне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейiн сақтау бiрлiгi енгiзiлдi (санмен және жазбаша)
оның iшiнде:
арнайы нөмiрлер ________
қалып кеткен нөмiрлер _______ және оларға қатысты iлеспе құжаттаманың мәтiнi.
Тiзiмдеменi құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күнi
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келiсiлдi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
5-қосымша
Тұрақты сақталатын киноқұжаттардың iстер тiзiмдемесiнiң нысаны

№ ___ Тiзiмдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетiлген тiзiмдеменiң атауы)
______ жылдар (ға)

кестенiң жалғасы

Тiзiмдеменiң бұл бөлiмiне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейiн сақтау бiрлiгi енгiзiлдi (санмен және жазбаша)
оның iшiнде:
арнайы нөмiрлер ________
қалып кеткен нөмiрлер _______ және оларға қатысты iлеспе құжаттаманың мәтiнi.
Тiзiмдеменi құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күнi
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келiсiлдi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
6-қосымша
Магниттiк жазбадағы үнқұжаттардың iстер тiзiмдемесiнiң нысаны

№ ___ Тiзiмдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетiлген тiзiмдеменiң атауы)
______ жылдар (ға)

кестенiң жалғасы

Тiзiмдеменiң бұл бөлiмiне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейiн сақтау бiрлiгi енгiзiлдi (санмен және жазбаша)
оның iшiнде:
арнайы нөмiрлер ________
қалып кеткен нөмiрлер _______ және оларға қатысты iлеспе құжаттаманың мәтiнi.
Тiзiмдеменi құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күнi
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келiсiлдi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
7-қосымша
Фотоальбомдардың iстер тiзiмдемесiнiң нысаны

№ ___ Тiзiмдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетiлген тiзiмдеменiң атауы)
______ жылдар (ға)

Тiзiмдеменiң бұл бөлiмiне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейiн сақтау бiрлiгi енгiзiлдi (санмен және жазбаша)
оның iшiнде:
арнайы нөмiрлер ________
қалып кеткен нөмiрлер _______ және оларға қатысты iлеспе құжаттаманың мәтiнi.
Тiзiмдеменi құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күнi
Ұйымның ОСК (СК)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келiсiлдi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
8-қосымша
Фотоқұжаттар тiзiмдемесiнiң нысаны

№ ___ Тiзiмдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетiлген тiзiмдеменiң атауы)
______ жылдар (ға)

кестенiң жалғасы

Тiзiмдеменiң бұл бөлiмiне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейiн сақтау бiрлiгi енгiзiлдi (санмен және жазбаша)
оның iшiнде:
арнайы нөмiрлер ________
қалып кеткен нөмiрлер _______ және оларға қатысты iлеспе құжаттаманың мәтiнi.
Тiзiмдеменi құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күнi
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келiсiлдi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
9-қосымша
Электрондық құжаттар тiзiмдемесiнiң нысаны

№ ___ Тiзiмдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетiлген тiзiмдеменiң атауы)
______ жылдар (ға)

Тiзiмдеменiң бұл бөлiмiне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейiн сақтау бiрлiгi енгiзiлдi (санмен және жазбаша)
оның iшiнде:
арнайы нөмiрлер ________
қалып кеткен нөмiрлер _______ және оларға қатысты iлеспе құжаттаманың мәтiнi.
Тiзiмдеменi құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күнi
Ұйымның ОСК (СК)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келiсiлдi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
10-қосымша
Тұрақты сақталатын ғылыми-техникалық құжаттама iстер тiзiмдемесiнiң нысаны

№ ___ Тiзiмдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетiлген тiзiмдеменiң атауы)
______ жылдар (ға)

Тiзiмдеменiң бұл бөлiмiне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейiн сақтау бiрлiгi енгiзiлдi (санмен және жазбаша)
оның iшiнде:
арнайы нөмiрлер ________
қалып кеткен нөмiрлер _______ және оларға қатысты iлеспе құжаттаманың мәтiнi.
Тiзiмдеменi құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күнi
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келiсiлдi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
11-қосымша
Жеке құрам бойынша iстер тiзiмдемесiнiң нысаны

№ ___ қор
___________ жылдарға арналған
жеке құрам бойынша iстер __________________________________
(ұйымның ресми атауы)
№ ___ Тiзiмдеме

Тiзiмдеменiң бұл бөлiмiне___________________ № __ -ден № __ -ге дейiн (санмен және жазбаша)
енгiзiлдi
оның iшiнде:
арнайы нөмiрлер:
қалып кеткен нөмiрлер:
жиынтық тiзiмдеме бөлiмiн
құрастырушының лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(жеке қолы)
Күнi
Жергiлiктi атқарушы органның СКТ Ұйымның ОСК (СК)
(республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) _____жылғы ____ ________
_____ жылғы ____ _______ №____ хаттамасымен
№____ хаттамасымен мақұлданды
келiсiлдi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
12-қосымша
Уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын iстер тiзiмделерiнiң нысаны

№ ___ Қор
___________ жылдарға арналған
Уақытша сақтауға (10 жылдан жоғары) iстердiң___________________
(Ұйымның ресми атауы)
№ ___ тiзiмдемесi

Жиынтық тiзiмдеменiң бұл бөлiмiне___________ № _ -ден № _ -ге
(санмен және жазбаша)
дейiн енгiзiлдi, оның iшiнде:
арнайы нөмiрлер:
қалып кеткен нөмiрлер:
жиынтық тiзiмдеме бөлiмiн
құрастырушының лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(жеке қолы)
Күнi
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келiсiлдi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
13-қосымша
Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актiнiң нысаны

№ _______ АКТ
Құрастырылған орны
Сақтауға жатпайтын құжаттарды
жоюға бөлу туралы
____________________________________________________________________
(сақтау мерзiмдерi көрсетiлген құжаттар, тiзбесiнiң аты, оның жасалған,
________________________________________ негiзiнде_________________
жарыққа шыққан уақыты және баспаның аты) (мұрағат қорының нөмiрi ____________
мен аты) мұрағат қорының мына төмендегi iстерi мен құжаттары ғылыми - тарихи құндылығы жоқ және тәжiрибелiк мәнiн жоғалтқан деп танылып, жоюға бөлiнiп алынды:

Барлығы _____________________ жылдардағы iстер мен құжаттар.
(санмен және жазбаша)
____________________________________________________________________
(жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) атауы
_______ жылдарға арналған тұрақты сақталатын iстер мен жеке құрам бойынша iстердiң жиынтық тiзiмдемелердiң СТК хаттамасымен бекiтiлдi.
Құжаттарға өңдеу
жұмыстарын жүргiзген Қолының
тұлға лауазымының атауы ______________ толық жазылуы
(жеке қолы)

Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
14-қосымша
Тұрақты сақталатын құжаттар тiзiмдемесiнiң титулдық парағының нысаны
____________________________________________________________________
(мемлекеттiк мұрағаттың атауы)1
____________________________________________________________________
(қордың атауы)
_________________________________
(орналасқан жерi)
№ _______________________ қор
_______________________ тiзiмдеме
____________________________________________________________________
(тiзiмдеменiң атауы)
Құжаттың алғашқы және соңғы күнi___________
_____________________________________________________
1 Мемлекеттiк мұрағат толтырады
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
15-қосымша
Мемлекеттiк сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама жобалар, проблемалар тiзбесiнiң нысаны

№ ___ ______________________________________ ТIЗБЕ
(ғылыми-техникалық құжаттаманың түрi)
мемлекеттiк сақтауға берiлуге жататын ғылыми-техникалық
құжаттама бойынша жобалар, мәселелер
____________ жылдарға

Тiзбенiң бұл бөлiмiне _______________ № __ -ден № __-ге дейiн әзiрлемелер енгiзiлдi.
Ұйым мұрағаттың басшысы ______________ Қолының толық жазылуы
(жеке қолы)

Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
16-қосымша
Топографиялық көрсеткiштiң стеллаждық карточкалар нысаны
ТОПОГРАФИЯЛЫҚ КӨСЕТКIШТIҢ
СЕЛЛАЖДЫҚ КАРТОЧКАЛАРЫ
Карточканың оң жағы
№ _____ стеллаж № _____ мұрағат қоймасы

Карточканың айналым жағы

Форматы А6 (148Х105)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
17-қосымша
Құжаттар беруге тапсырыстың нысаны
Ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатының атауы

_____________________________________________________________
(зерттеушiнiң, құрылымдық бөлiмше қызметкерiнiң тегi, атының бас әрiптерi)
__________________________________________________________________
(зерттеудiң тақырыбы)

Форматы А5 (148х215)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
18-қосымша
Iстердi, құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы акт

Құжаттарды уақытша
пайдалануға беру туралы
_________________________________ негiзiнде келесi сақтау бiрлiктерi № ______________ мұрағат қорынан берiледi
(қордың атауы)

Барлығы ____________________ сақтау бiрлiгi берiледi,
(санмен және жазбаша)
қайтарылу мерзiмi ____________________________
Iстер реттелген, тiгiлген, тысталған, парақтары нөмiрленген және куәландыру жазбасы толтырылған жағдайда берiлдi.
Алушы уақытша қолдануға алған iс бойынша бөгде тұлғалармен дайындалу үшiн, оның көшiрмелерiн, үзiндiлер мен анықтамаларды бермеуге, ұйымның рұқсатынсыз құжаттарды жарияламауға мiндеттеледi.
Алушы iстi ведомстволық немесе жеке мұрағатқа актiде көрсетiлген мерзiмде қайтаруға мiндеттенедi.
Алушыға уақытша қолдануға алған iстi жоғалтқан немесе бүлдiрген жағдайдағы жауапкершiлiгi туралы ескертiлдi.

Iстi басшылықтың тапсырмасы бойынша бердiм ______________________.
(ұйымның атауы)
Ұйым
мұрағатының басшысы ______________ Қолтаңбаның
(жеке қолы) толық мәнi
Күнi
Iстi басшылықтың тапсырмасы бойынша қабылдап алдым ________________.
(ұйымның атауы)
Ұйым
мұрағатының басшысы ______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күнi
Iстер көлемi жағынан толық және сақталып қайтарылды
Алушы ұйым басшылығының тапсырмасы бойынша өткiздiм
Ұйым
мұрағатының басшысы ______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күнi
Iстi берген басшының тапсырмасы бойынша қабылдап алдым
Ұйым
мұрағатының басшысы ______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күнi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
19-қосымша
Iстердi мұрағат қоймасынан беру кiтабының нысаны

______- жылы № __ мұрағат қоймасынан барлығы _____________________
(санмен және жазбаша)
iс берiлдi.
Қорытынды жазбаны жасаған
қызметкер лауазымының атауы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
20-қосымша
Құжаттарды пайдалану парағының нысаны
Мұрағат қорының № _____ Тiзiмдеменiң № _______ Iстiң № _______

Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
21-қосымша
Сақтау бiрлiгiнiң орынбасар – картасының нысаны

Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
22-қосымша
Мұрағаттық құжаттардың толықтығы мен жай-күйiне тексеру парағының нысаны
№ __________________________ қор құжаттарының жағдайы мен толықтығы
(атауы)
Тексерудi жүргiздi __________________________________________________

кестенiң жалғасы

кестенiң жалғасы

Барлығы тiзiмдемеге енгiзiлген және енгiзiлмеген сақтау бiрлiктерi ___________________________________________
(санмен және жазбаша)
Қызметкер лауазымының атауы Қолдары Қолының толық жазылуы
Күнi
___________
Дыбыстық-бейнелiк және машинамен оқылатын (электрондық) құжаттардың толықтығы мен жай-күйiн тексеру кезiнде тиiстi нақтылаулар енгiзiледi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
23-қосымша

№ _______ АКТ
Құрастырылған жерi
Iстiң толықтығы мен жай-күйiн тексеру
__________________________________________
(тұрақты, уақытша сақтау, жеке құрам бойынша)
Мұрағат қорының № ___
Бұл актiнi___________________________________________________
(тексеру негiзi: жоспарлы тексеру, iстердiң орналасуы және одан әрi)
________ байланысты ________________________________________________
(комиссия төрағасы мен мүшелерiнiң аты-жөндерi)
құрамдағы комиссия жасады.
Тексеру _____ аралығында _____ жүргiзiлдi
Тексеру барысында мыналар анықталды:
1. Iстер тiзiмдемесi бойынша _______________ iс, оның iшiнде,
(санмен және жазбаша)
________________________________________________ бекiткен iстердiң
(жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) атауы)
жиынтық тiзiмдемесi бойынша_____________________ iс есепке алынды.
(санмен және жазбаша)
2. Нақты қолда жоқ iстер саны _______________ iс, оның iшiнде,
(санмен және жазбаша)
________________________________________________ бекiткен iстердiң
(жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) атауы)
жиынтық тiзiмдемесi бойынша_______________________ iс есепке алынды.
(санмен және жазбаша)
3. Арнайы нөмiрлер бар:
1) тiзiмдеменiң қорытынды жазбаларында есепке алынбаған iстер ______________________;
(санмен және жазбаша)
2) тiзiмдеменiң қорытынды жазбаларында есепке алынған, бiрақ тiзiлмеген iстер____________________________
(санмен және жазбаша)
4. Қалып кеткен нөмiрлер:
1) тiзiмдеменiң қорытынды жазбаларында есепке алынбаған iстер __________________________;
(санмен және жазбаша)
2) тiзiмдеменiң қорытынды жазбаларында есепке алынған, бiрақ тiзiлмеген iстер________________________
(санмен және жазбаша)
5. Дұрыс орналастырылмаған, өзге мұрағат қорына жататын iстердiң саны ________________________
(санмен және жазбаша)
6. осы мұрағат қоры бойынша қолда бар (тiзiмдемеге енгiзiлген) _____________________ iстер.
(санмен және жазбаша)
7. iстер тiзiмдемесiне енгiзiлмеген iстер саны_______________________
(санмен және жазбаша)
8. осы мұрағат қоры бойынша барлық қолданыстағы iстер саны (iстер тiзiмдемесiне енгiзiлген және енгiзiлмеген) _______________________
(санмен және жазбаша)
олардың iшiнде:
1) залалсыздандыруды қажет ететiн iстер_____________________
(санмен және жазбаша)
2) дәрiлеудi қажет ететiн iстер ________________________
(санмен және жазбаша)
3) қалпына келтiрудi қажет ететiн iстер______________________
(санмен және жазбаша)
4) түптеп тiгудi қажет ететiн iстер __________________________
(санмен және жазбаша)
5) өше бастаған мәтiндi қайта қалпына келтiрудi қажет ететiн iстер __________________________
(санмен және жазбаша)
6) қайта қалпына келместей бүлiнген iстер ___________________
(санмен және жазбаша)
7) техникалық өңдеудi қажет ететiн iстер ____________________
(санмен және жазбаша)
8) уақытша пайдалануға берiлген iстер ______________________
(санмен және жазбаша)
9. Құжаттардың жай-күйiмен сақталу жағдайлары туралы жалпы сипаттама, құжаттардың жай-күйi мен сақталу жағдайларындағы негiзгi кемшiлiктер _______________________________________________________________
Тексерудi жүргiзгендер (лауазымдардың атаулары, ұйымның ведомстволық немесе жеке мұрағаты қызметкерлерiнiң тектерi).
Қосымша: iстердiң толықтығы мен жай-күйiн тексеру парағы ____ п.
____ данада мемлекеттiк және орыс тiлдерiнде.
Комиссия төрағасы _______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Комиссия мүшелерi _______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күнi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
24-қосымша
Табылмаған мұрағаттық құжаттарды есепке алу карточкасының нысаны
ТАБЫЛМАҒАН МҰРАҒАТТЫҚ ҚҰЖАТТАРДЫ ЕСЕПКЕ АЛУ КАРТОЧКАСЫ
Қор № ___________
Мұрағат қоймасы ______________________________________________
(мұрағат қоймасының атауы)
Қордың атауы _________________________________________________
Табылмаған құжаттардың күнi ____________________________________

(оң жақ бетi) Форматы А6 (148 Х 105)

(артқы бетi)
Форматы А6 (148 Х 105)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
25-қосымша
Құжаттардың түсуi мен шығуын есепке алу кiтабының нысаны

кестенiң жалғасы

________ жылы барлық келiп түскен ________________________ сақтау бiрлiктерi, оның iшiнде: (санмен және жазбаша)
(кiтаптың бағандары бойынша қорытынды мәлiметтер жеке көрсетiледi 7, 8, 9, 13);
шықты __________ сақтау бiрлiгi (+ құжаттар, парақтар), оның iшiнде:
(санмен және жазбаша)
(кiтаптың бағандары бойынша қорытынды мәлiметтер жеке көрсетiледi 10, 11, 12, 14).
Жылдық қорытынды жазбаны Қолының
жасаған тұлға лауазымының атауы _______________ толық жазылуы
(жеке қолы)
Ұйым _________________ Қолының
мұрағатының басшысы (жеке қолы) толық жазылуы
Күнi
Форматы А3 (297Х420)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
26-қосымша
IСТIҢ КУӘЛАНДЫРМА ПАРАҒЫ
№ _____ Қор № ________ Тiзiмдеме № _____ iс
Iске _______________ парақ (тар)тiгiлдi (салынды) және нөмiрлендi:
оның iшiнде: № № __________________________ литерлi парақтар
есепке алынбаған парақтар № № ___________________
есепке алынған таза парақтар ___________________
+ iс құжаттарының iшкi тiзiмдеме парақтары _______________________
Нөмiрлеуге жатпайтын салынған және қосымша түрдегi
__________________________________құжаттар есепке алынады
(құжаттар түрлерi және олардың саны)

Iстiң куәландырушы парағын толтырушы Қолының
тұлғаның лауазым атауы ________________ толық жазылуы
(жеке қолы)
Күнi
Ескертпе:
1. Куәландырма парағы iстегi парақтарды есепке алу және олардың нөмiрлену ерекшелiктерiн жазу үшiн жасалады.
2. Куәландырма парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және iстiң соңына тiгiледi (салынады).
3. Куәландырма парағында iстiң нөмiрленген парақтарының саны цифрмен және жазбаша, iс құжаттарының iшкi тiзiмдемесiнiң парақтар саны «+» (қосу) белгiсi арқылы бөлек көрсетiледi.
4. Куәландырма парағында iс құжаттарын нөмiрлеудiң, ресiмдеудiң және олардың физикалық жай-күйiнiң мынадай ерекшелiктерi белгiленедi:
1) пошталық айналым құралдары (маркiнiң барлық түрлерi, конверттер, ашық хаттар, бланкiлер, мөрқалыптар, мөртабандар, пломбылар);
2) мөрлер және олардың бедерлерi;
3) мемлекеттiк және қоғамдық көрнектi қайраткерлердiң, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерiнiң қолтаңбалары;
4) фотоқұжаттар;
5) суреттер, оймажазбалар, акварелдер;
6) үлкен пiшiндi құжаттар;
7) желiмденген парақтар, құжаттардың бүлiнуi;
8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;
9) конверттер және оларда салынған парақтар (заттар саны);
10) жеке нөмiрлерi бар құжаттар (соның iшiнде баспалық материалдар) және олардың парақтарының (беттерiнiң) саны.
5. Егер iстiң бiр парағында құжатты ресiмдеудiң бiрнеше ерекшелiктерi бар болса, онда куәландырма парағының 2-бағанында 1-бағандағы әрбiр позицияға қарсы осы парақтың нөмiрi қойылады.
6. Егер құжаттың бiр парағында бiрнеше маркiлер және басқа да материалдар бар болса, онда 2-бағанда iстiң парақ нөмiрлерiн кейiн олардың саны жақшада көрсетiледi.
7. Егер iсте нөмiрлеуге мүмкiндiк болмайтын ерекше материалдардан жасалған заттар (шыны, металл, мата және басқалар) болса, онда 2-бағанда арасында зат тұрған парақтар нөмiрi көрсетiледi.
8. Iстiң құрамындағы және жай-күйiндегi барлық мынадай өзгерiстер (бүлiну, түпнұсқалардың көшiрмелерiмен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы және басқалар) куәландырма парағында тиiстi актiлерге сiлтемемен белгiленедi.
9. Куәландырма парағы нөмiрленбейдi.
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
27-қосымша
Ғылыми-техникалық құжаттама сақтайтын ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатының паспорт нысаны
Кiмге ұсынылды _____________________________________________________
(мемлекеттiк мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кiммен ұсынылды ___________________________________________________
(есеп берушi ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
________________________________________
(есеп берушi ұйымның жеке меншiк нысаны)
_______________ жылдың 1 желтоқсанына
ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын ұйым мұрағатының паспорты
1. Жалпы мәлiметтер

2. Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған ғылыми-техникалық құжаттама

3. Басқарушылық құжаттама

3. Кадрлар

Ұйым басшысы
лауазымының атауы _________________ Қолтаңбаның
(жеке қолы) толық мәнi
Күнi
_____________________________________
(орындаушының тегi мен телефоны)
Форматы А3 (297х420)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
28-қосымша
Электрондық құжаттарды сақтайтын ұйымның мұрағат паспортының нысаны
Кiмге ұсынылды ____________________________________________________
(мемлекеттiк мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кiммен ұсынылды ___________________________________________________
(есеп берушi ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
__________________________________________
(есеп берушi ұйымның жеке меншiк нысаны)
_______________ жылдың 1 желтоқсанына электрондық
құжаттарды сақтайтын ұйымның паспорты
1. Электрондық құжаттар туралы мәлiметтер

2. Кадрлар

Ұйым басшысы
лауазымының атауы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күнi
___________________________________
(орындаушының тегi мен телефоны)
Форматы А3 (297х420)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
29-қосымша
Дыбыстық-бейнелiк құжаттама сақтайтын ұйым мұрағаты паспортының нысаны
Кiмге ұсынылды ____________________________________________________
(мемлекеттiк мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кiммен ұсынылды ___________________________________________________
(есеп берушi ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
________________________________________
(есеп берушi ұйымның жеке меншiк нысаны)
_______________ жылдың 1 желтоқсанына
Дыбыстық-бейнелiк құжаттама сақтайтын
ұйым мұрағатының паспорты
1. Киноқұжаттар

2. Фотоқұжаттар

3. Үнқұжаттар

4. Бейнеқұжаттар

5. Кадрлар

Ұйым басшысы
лауазымының атауы _____________ Қолтаңбаның
(жеке қолы) толық мәнi
Күнi
_______________________________________
(орындаушының тегi мен телефоны)
Форматы А3 (297х420)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
30-қосымша
Басқарушылық құжаттаманы сақтайтын ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағаты паспортының нысаны
Кiмге ұсынылды _____________________________________________________
(мемлекеттiк мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кiммен ұсынылды ____________________________________________________
(есеп берушi ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
_______________________________________________
(есеп берушi ұйымның жеке меншiк нысаны)
_______________ жылдың 1 желтоқсанына
басқарушылық құжаттаманы сақтайтын ұйым мұрағатының паспорты
1. Жалпы мәлiметтер

2. Құжаттар туралы мәлiметтер

кестенiң жалғасы

3. Кадрлар

Ұйым басшысы
лауазымының атауы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күнi
_________________________________
(орындаушының тегi мен телефоны)
Форматы А3 (297х420)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
31-қосымша

______ жылы барлығы _________________ есепке алу бiрлiгi түстi.
(санмен және жазбаша)
Жылдық қорытынды жазбаны құрастырған
Қызметкер лауазымының атауы Қолының
_______________ толық жазылуы
(жеке қолы)
Ұйым
мұрағатының басшысы ____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күнi
Форматы А3 (297Х420)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
32-қосымша
Ғылыми-техникалық құжаттаманы тiркеу карточкасының нысаны
Оң жақ бетi

Айналым жағы

Форматы А5 (148Х210)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
33-қосымша
Ғылыми-зерттеу құжаттамасын есепке алуды түгендеу кiтабының нысаны

кестенiң жалғасы

______ жылы барлығы ________ есепке алу бiрлiгi түстi, _______ бiрлiк шығарылды (санмен және жазбаша) (санмен және жазбаша)
Жылдық қорытынды жазбаны жасаған
Қызметкер лауазымының атауы Қолының
_______________ толық жазылуы
(жеке қолы)
Ұйым
мұрағатының басшысы _________________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күнi
Форматы А3 (297Х420)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
34-қосымша
Өнертабыс патентiне өтiнiштердi тiркеу журналының нысаны

кестенiң жалғасы

Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
35-қосымша
Электрондық құжаттарды есепке алу бiрлiгiнiң есептiк карточкасының нысаны
оң жақ бетi

карточканың айналым жақ бетi

Форматы А5 (148Х210)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
36-қосымша
Электрондық құжаттардың орын ауыстыруы мен қайта жазылуы туралы актiнiң нысаны

№ ___ АКТ
Құрастырылған жерi
Электрондық құжаттардың орын ауыстыруы
және қайта жазылуы туралы

Электрондық құжаттардың қайта жазылуға/орын ауыстыруға дейiнгi сипаттамасы:
пiшiн ____, көлемi (Мбайт), ______ саны және сақтау бiрлiктерiнiң №№ _____.
Электрондық құжаттардың қайта жазылудан/орын ауыстырудан кейiнгi сипаттамасы:
формат ____, көлемi (Мбайт), ______ саны және сақтау бiрлiктерiнiң №№ _____.
Жұмысты орындады:
Лауазым атауы _______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Жұмысты қабылдап алды:
Ұйым мұрағатының басшысы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күнi
Есепке алу құжаттарына өзгерiстер енгiзiлдi
өзгерiстi енгiзген тұлға _____________ Қолының
лауазымының атауы (жеке қолы) толық жазылуы
Күнi
Форматы А4 (210Х297)
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
37-қосымша
Мұрағаттық анықтаманың нысаны
___________________________________________________________
(мұрағаттың атауы) (пошталық индексi, мекенжайы, телефоны, факсы)
Мұрағаттық анықтама

Негiздеме:
Мұрағат директоры қолы Қолының толық жазылуы
Орындаушы қолы Қолының толық жазылуы
Мөр